Termin wystawienia faktury VAT w Polsce

Faktura VAT jest kluczowym dokumentem w rozliczeniach przedsiębiorców. Potwierdza transakcję, stanowi podstawę do odliczenia podatku VAT i jest niezbędna w prowadzeniu księgowości. Zrozumienie przepisów dotyczących terminów wystawiania faktur jest kluczowe dla każdego przedsiębiorcy, aby uniknąć błędów i potencjalnych kar. W tym artykule szczegółowo omówimy, kto ma obowiązek wystawiania faktur, kiedy należy to zrobić, co powinna zawierać prawidłowo wystawiona faktura oraz jakie są konsekwencje niedotrzymania terminów.

Kto ma obowiązek wystawiania faktur VAT?

Obowiązek wystawiania faktur VAT spoczywa na podatnikach podatku od towarów i usług. Oznacza to, że jeśli prowadzisz działalność gospodarczą i jesteś czynnym podatnikiem VAT, musisz dokumentować sprzedaż fakturami VAT. Jednak istnieją pewne wyjątki.

Ważne! Nie musisz wystawiać faktur VAT, jeśli Twoja działalność jest zwolniona z VAT z powodów:

• Przedmiotowego (zwolnienie dotyczy rodzaju wykonywanych czynności, np. usług medycznych, edukacyjnych).
• Podmiotowego (zwolnienie przysługuje, jeśli Twoja sprzedaż nie przekroczyła limitu 200 000 zł rocznie).

Mimo zwolnienia z VAT, w określonych sytuacjach i tak będziesz zobowiązany do wystawienia faktury, np. na żądanie nabywcy.

Kiedy masz obowiązek wystawienia faktury VAT?

Jako podatnik VAT, musisz wystawić fakturę VAT w następujących przypadkach:

• Sprzedaż towarów lub usług na rzecz innego podatnika VAT, podatnika podatku od wartości dodanej lub osoby prawnej niebędącej podatnikiem.
• Sprzedaż wysyłkowa z terytorium kraju i na terytorium kraju na rzecz podmiotu innego niż wymienieni powyżej (np. konsumenta z innego kraju UE).
• Wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów na rzecz podmiotu innego niż wymienieni powyżej.
• Otrzymanie zaliczki, zadatku, raty lub przedpłaty przed dokonaniem sprzedaży, dostawy towarów lub wykonaniem usługi.

W tych sytuacjach obowiązek wystawienia faktury VAT istnieje, nawet jeśli nie jesteś zarejestrowany jako podatnik VAT czynny.

Kiedy nie masz obowiązku wystawienia faktury VAT?

Co do zasady, nie masz obowiązku wystawiania faktur VAT na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (konsumentów). Jednak ta zasada nie obowiązuje w przypadkach:

• Sprzedaży wysyłkowej z terytorium kraju i na terytorium kraju.
• Wewnątrzwspólnotowej dostawy nowych środków transportu.
• Gdy konsument zażąda wystawienia faktury. Żądanie to musi być zgłoszone w terminie 3 miesięcy od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano zapłatę.

Co powinna zawierać faktura VAT?

Prawidłowo wystawiona faktura VAT musi zawierać szereg obowiązkowych elementów, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Faktura powinna być wystawiona w dwóch egzemplarzach – jeden dla sprzedawcy, drugi dla nabywcy.

Podstawowe informacje na fakturze VAT:

• Data wystawienia faktury.
• Kolejny numer faktury, nadany w ramach jednej lub więcej serii, jednoznacznie identyfikujący fakturę.
• Imiona i nazwiska lub nazwy sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy.
• Numer NIP sprzedawcy (w przypadku transakcji UE – VAT-UE).
• Numer NIP nabywcy (jeśli jest podatnikiem VAT czynnym lub VAT-UE).
• Data dokonania lub zakończenia dostawy towarów albo wykonania usługi, lub data otrzymania zapłaty (jeśli jest inna niż data wystawienia faktury).
• Nazwa (rodzaj) towaru lub usługi.
• Miara i ilość (liczba) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług.
• Cena jednostkowa netto towaru lub usługi.
• Kwoty upustów lub obniżek cen, jeśli nie są uwzględnione w cenie jednostkowej netto.
• Wartość sprzedaży netto z podziałem na stawki VAT i sprzedaż zwolnioną.
• Stawka podatku VAT.
• Kwota podatku VAT z podziałem na stawki.
• Kwota należności ogółem (brutto).

Dodatkowe informacje na fakturze VAT:

W zależności od specyfiki transakcji, faktura VAT może zawierać również dodatkowe informacje, takie jak:

• Adnotacja "metoda kasowa" (dla małych podatników rozliczających się metodą kasową).
• Adnotacja "samofakturowanie" (gdy nabywca wystawia fakturę w imieniu sprzedawcy).
• Adnotacja "mechanizm podzielonej płatności" (MPP) (dla faktur powyżej 15 000 zł brutto, dotyczących towarów i usług wrażliwych).
• Oznaczenie "procedura marży" (w przypadku specyficznych procedur opodatkowania, np. dla biur podróży, towarów używanych, dzieł sztuki).
• Dane przedstawiciela podatkowego (jeśli faktura jest wystawiana przez przedstawiciela podatkowego).

Termin wystawienia faktury VAT

Zasadą ogólną jest, że fakturę VAT należy wystawić nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę. Można ją wystawić również wcześniej, ale nie wcześniej niż 60. dnia przed dokonaniem dostawy lub wykonaniem usługi.

Jednak od tej zasady istnieją wyjątki, które określają specjalne terminy wystawiania faktur dla określonych czynności:

Faktury elektroniczne

Faktury elektroniczne są równoważne fakturom papierowym i podlegają tym samym zasadom wystawiania. Mogą być przesyłane nabywcy mailem lub udostępniane do pobrania z serwera. Stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy, która może być wyrażona w dowolnej formie (np. pisemnej, ustnej, dorozumianej).

Jako wystawca faktur elektronicznych musisz zapewnić:

• Autentyczność pochodzenia (pewność co do wystawcy).
• Integralność treści (brak zmian).
• Czytelność faktury.

Możesz to osiągnąć poprzez:

• Użycie podpisu elektronicznego.
• Elektroniczną wymianę danych (EDI).
• Kontrole biznesowe (procesy powiązujące fakturę z transakcją).

Jak długo przechowywać faktury?

Faktury VAT należy przechowywać przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Możesz przechowywać je w formie papierowej lub elektronicznej, niezależnie od formy, w jakiej zostały wystawione lub otrzymane. Skanowanie faktur papierowych i przechowywanie ich w formie elektronicznej jest dopuszczalne.

Faktura a rachunek

Podatnicy VAT, co do zasady, wystawiają faktury, a nie rachunki. Rachunek wystawia osoba prowadząca działalność zarobkową, która nie jest podatnikiem VAT (np. osoba fizyczna wynajmująca mieszkanie innej osobie fizycznej). Rachunek wystawia się na żądanie klienta w terminie 7 dni od dnia wykonania usługi lub zgłoszenia żądania. Nie ma obowiązku wystawiania rachunku, jeśli żądanie zgłoszono po upływie 3 miesięcy od wykonania usługi.

Kiedy podatnik zwolniony z VAT wystawia faktury?

Podatnik zwolniony z VAT (podmiotowo lub przedmiotowo) nie ma obowiązku wystawiania faktur VAT, chyba że nabywca zażąda faktury. W takim przypadku fakturę należy wystawić:

• Do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu sprzedaży (jeśli żądanie zgłoszono do końca miesiąca sprzedaży).
• W ciągu 15 dni od dnia zgłoszenia żądania (jeśli żądanie zgłoszono po miesiącu sprzedaży).

Faktura VAT podatnika zwolnionego z VAT jest uproszczona i zawiera m.in.: datę wystawienia, numer faktury, dane sprzedawcy i nabywcy, nazwę towaru/usługi, ilość, cenę jednostkową i kwotę należności ogółem. W polu stawki VAT wpisuje się "zw" (zwolniony).

Faktura VAT małego podatnika

Mały podatnik (którego sprzedaż nie przekroczyła limitu 2 mln euro) może stosować metodę kasową rozliczeń VAT. Faktura VAT małego podatnika powinna zawierać adnotację "metoda kasowa". W metodzie kasowej VAT należny rozlicza się dopiero w momencie otrzymania zapłaty od nabywcy, a VAT naliczony można odliczyć dopiero po dokonaniu zapłaty sprzedawcy.

Jeśli faktura dotyczy towarów lub usług wrażliwych wymienionych w załączniku nr 15 do ustawy o VAT, a wartość faktury przekracza 15 000 zł brutto i zarówno sprzedawca, jak i nabywca są podatnikami VAT, faktura musi zawierać adnotację "mechanizm podzielonej płatności".

Faktury w języku obcym

Faktury otrzymane od zagranicznych kontrahentów, związane z transakcjami wewnątrzwspólnotowymi, nie muszą być tłumaczone na język polski. Jednak na żądanie organów kontroli lub celnych, tłumaczenie może być wymagane. Faktury wystawione za granicą mogą być sporządzone w języku obcym i w obcej walucie, ale rozliczenie podatku VAT w Polsce musi nastąpić w złotych polskich, po przeliczeniu kwot według kursu NBP.

Kara za niewystawienie faktury

Niewystawienie faktury, wystawienie jej w sposób wadliwy, odmowa jej wydania lub nieprzechowywanie faktur jest zagrożone karą grzywny do 180 stawek dziennych (za wykroczenie skarbowe w wypadku mniejszej wagi). Wystawienie nierzetelnej faktury lub posługiwanie się nią podlega karze grzywny do 720 stawek dziennych, karze pozbawienia wolności, lub obu tym karom łącznie.

Termin wystawienia faktury do paragonu

Sprzedawca ma obowiązek wystawienia faktury do paragonu, jeśli nabywca zgłosi takie żądanie w terminie 3 miesięcy od końca miesiąca, w którym dokonano sprzedaży. Odmowa wystawienia faktury w takim przypadku jest niezgodna z przepisami i może skutkować odpowiedzialnością karno-skarbową. Informacje o krótszych terminach na wystawienie faktury do paragonu, umieszczane przez sprzedawców, są niezgodne z prawem.

Często zadawane pytania (FAQ)

Pytanie: Czy muszę wystawić fakturę VAT, jeśli sprzedaję towar osobie fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej?

Odpowiedź: Co do zasady, nie musisz, chyba że osoba fizyczna zażąda faktury, lub dotyczy to sprzedaży wysyłkowej lub wewnątrzwspólnotowej dostawy nowych środków transportu.

Pytanie: Do kiedy muszę wystawić fakturę VAT za usługi wykonane w maju?

Odpowiedź: Zasadniczo, do 15 czerwca.

Pytanie: Czy mogę wystawić fakturę elektroniczną?

Odpowiedź: Tak, faktury elektroniczne są prawnie równoważne fakturom papierowym, pod warunkiem uzyskania akceptacji odbiorcy i zapewnienia autentyczności, integralności i czytelności faktury.

Pytanie: Jak długo muszę przechowywać faktury?

Odpowiedź: Faktury należy przechowywać przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Pytanie: Co zrobić, jeśli pomylę się na fakturze?

Odpowiedź: Błędy na fakturze można korygować poprzez wystawienie faktury korygującej lub noty korygującej (w zależności od rodzaju błędu).

Pamiętaj, że prawidłowe i terminowe wystawianie faktur VAT jest kluczowe dla zachowania zgodności z przepisami i uniknięcia potencjalnych problemów z organami podatkowymi. W razie wątpliwości, zawsze warto skonsultować się z księgowym lub doradcą podatkowym.