Pojedynczy audyt: kompleksowy przewodnik

W świecie finansów organizacji non-profit i instytucji otrzymujących fundusze federalne, termin „pojedynczy audyt” pojawia się regularnie. Ale co tak naprawdę oznacza pojedynczy audyt i dlaczego jest on tak istotny? Ten artykuł ma na celu wyjaśnienie tych kwestii, zapewniając kompleksowe zrozumienie tego kluczowego procesu.

Dlaczego nazywa się to pojedynczym audytem?

Nazwa „pojedynczy audyt” odzwierciedla kompleksowy charakter tego procesu. W przeciwieństwie do tradycyjnych audytów finansowych, które koncentrują się głównie na sprawozdaniach finansowych, pojedynczy audyt łączy w sobie dwie kluczowe oceny: audyt sprawozdań finansowych i audyt zgodności z wymogami dotyczącymi nagród federalnych. Jest to „pojedyncze”, zintegrowane podejście, które zapewnia całościowy obraz zarówno kondycji finansowej organizacji, jak i jej odpowiedzialności za wykorzystanie funduszy publicznych.

Jak wygląda pojedynczy audyt?

Pojedynczy audyt, znany również jako audyt Jednolitych Wytycznych (Uniform Guidance audit), to szczegółowe badanie sprawozdań finansowych organizacji oraz jej zgodności z wymogami dotyczącymi nagród federalnych. Jego celem jest upewnienie się, że organizacje wydatkujące fundusze federalne przestrzegają niezbędnych przepisów i są odpowiedzialne za otrzymane środki.

Audyt ten obejmuje ocenę zarówno sprawozdań finansowych organizacji, jak i zgodności z wymogami dotyczącymi nagród federalnych dla programów zidentyfikowanych jako programy główne. Wybór programów głównych opiera się na podejściu opartym na ryzyku i kryteriach określonych w Tytule 2 Kodeksu Przepisów Federalnych (CFR) Sekcja 200.518 i .519.

W ramach audytu, audytorzy ustalają, czy sprawozdania finansowe organizacji rzetelnie przedstawiają jej sytuację finansową i czy są one prezentowane zgodnie z Ogólnie przyjętymi zasadami rachunkowości (GAAP) lub innymi kompleksowymi zasadami rachunkowości.

Zarówno audyt sprawozdań finansowych, jak i audyt zgodności dostarczają informacji na temat adekwatności projektu kontroli wewnętrznej i jej skuteczności operacyjnej. Umożliwia to kierownictwu terminowe identyfikowanie systematycznych słabości.

Co reguluje pojedynczy audyt?

Organem ustalającym standardy dla pojedynczych audytów w Stanach Zjednoczonych jest Biuro Zarządzania i Budżetu (OMB). OMB publikuje Suplement Zgodności, z którego korzystają audytorzy przeprowadzający pojedyncze audyty. Są one wymagane dla podmiotów niefederalnych (NFE), które wydatkują więcej niż 750 000 USD funduszy federalnych w roku obrotowym. NFE oznacza stan, samorząd lokalny, plemię indiańskie, instytucję szkolnictwa wyższego (IHE) lub organizację non-profit, która realizuje nagrodę federalną jako beneficjent lub sub-beneficjent. Niedawno OMB zaproponowało zmiany w Jednolitych Wytycznych, w szczególności podniesienie progu pojedynczego audytu z 750 000 USD wydatków federalnych w roku obrotowym do 1 miliona USD, co jest pierwszym podwyższeniem progu pojedynczego audytu od 2013 roku.

Rodzaje ustaleń audytu

Ustalenia audytu można podzielić na ustalenia dotyczące sprawozdań finansowych i ustalenia dotyczące zgodności:

Ustalenie dotyczące sprawozdania finansowego

Ustalenie dotyczące sprawozdania finansowego odnosi się do kontroli rachunkowości lub założeń rachunkowych wykorzystanych do sporządzenia ksiąg rachunkowych. Ustalenia te stanowią odstępstwa od GAAP lub niedociągnięcia w kontroli wewnętrznej mającej na celu zapewnienie, że sprawozdania finansowe rzetelnie przedstawiają kondycję finansową organizacji.

Ustalenie dotyczące zgodności

Ustalenie dotyczące zgodności jest związane z niezgodnością z federalnymi prawami, ustawami, przepisami oraz warunkami programów, lub niedociągnięciami w kontroli wewnętrznej nad zgodnością, mającej na celu zapewnienie, że organizacja przestrzega takich przepisów. Ten rodzaj ustalenia jest specyficzny dla indywidualnej kwestii zgodności dla programu głównego.

Zarówno obawy dotyczące sprawozdań finansowych, jak i zgodności muszą być ocenione i zaklasyfikowane do jednej z trzech kategorii: niedociągnięcie kontroli, istotne niedociągnięcie lub istotna słabość.

Niedociągnięcie kontroli

Projekt lub działanie kontroli nad sprawozdawczością finansową lub zgodnością nie pozwala kierownictwu lub pracownikom zapobiegać, wykrywać i korygować zniekształceń lub niezgodności w odpowiednim czasie. Niedociągnięcie kontroli jest mniej poważne niż istotne niedociągnięcie.

• Niedociągnięcie projektu. Brakuje kontroli niezbędnej do osiągnięcia celu kontroli, lub istniejąca kontrola nie jest właściwie zaprojektowana, tak że nawet jeśli kontrola działa zgodnie z projektem, cel kontroli nie zostałby osiągnięty.
• Niedociągnięcie działania. Prawidłowo zaprojektowana kontrola nie działa zgodnie z projektem, lub osoba wykonująca kontrolę nie posiada niezbędnych uprawnień lub kompetencji do skutecznego wykonywania kontroli.

Istotne niedociągnięcie

Istotne niedociągnięcie to niedociągnięcie lub kombinacja niedociągnięć, która jest mniej poważna niż istotna słabość, ale na tyle istotna, że zasługuje na uwagę kierownictwa.

Istotna słabość

Istotna słabość to niedociągnięcie lub kombinacja niedociągnięć w kontroli wewnętrznej nad sprawozdawczością finansową lub zgodnością, które stwarza uzasadnione prawdopodobieństwo, że istotne zniekształcenia sprawozdań finansowych podmiotu lub istotna niezgodność nie zostaną zapobieżone, wykryte i skorygowane w odpowiednim czasie.

Istotne słabości i istotne niedociągnięcia w kontroli wewnętrznej nad sprawozdawczością finansową lub zgodnością muszą być zgłaszane w ramach sprawozdań finansowych lub raportu z pojedynczego audytu. Obawy dotyczące kontroli wewnętrznej lub niezgodności, które nie są klasyfikowane jako istotna słabość lub istotne niedociągnięcie, mogą być przekazywane w odrębnym piśmie do kierownictwa podmiotu podlegającego audytowi.

Następne kroki – lista kontrolna

Jak będzie wyglądał Twój pojedynczy audyt?

Każdy pojedynczy audyt jest inny, dlatego ważne jest, aby omówić z audytorem, czego się spodziewać, co powinno nastąpić, Twoje obowiązki oraz konkretne obowiązki audytora. Należy to uwzględnić w liście angażującej.

Czynniki wpływające na przebieg audytu obejmują złożoność Twojej organizacji oraz dostępność i kompletność dokumentacji potwierdzającej system kontroli wewnętrznej, sprawozdania finansowe oraz działania i wydatki programowe.

Ogólnie rzecz biorąc, audytorzy wykonają kroki audytu, aby:

• Określić, czy sprawozdania finansowe Twojej organizacji są rzetelnie przedstawione
• Określić, czy Harmonogram Wydatków Nagród Federalnych (SEFA) jest kompletny, dokładny i rzetelnie przedstawiony w odniesieniu do sprawozdań finansowych
• Uzyskać zrozumienie kluczowych kontroli wewnętrznych i potencjalnie je przetestować
• Określić, czy Twoja organizacja przestrzegała wybranych federalnych ustaw, przepisów i warunków nagród federalnych
• Podjąć działania następcze w związku z wcześniejszymi ustaleniami audytu
• Uzyskać dowody w celu sformułowania i poparcia swoich opinii na temat sprawozdań finansowych i zgodności programowej
• Opracować i zgłosić ustalenia dotyczące kontroli wewnętrznej i zgodności za bieżący rok w raporcie z pojedynczego audytu

Audytorzy nie wydadzą żadnej opinii na temat Twoich kontroli wewnętrznych. Jeśli zidentyfikują coś, co uważają za problem, zgłoszą to jako ustalenie, ale nie zaoferują opinii, tak jak w przypadku istotnej dokładności sprawozdań finansowych lub zgodności.

Jeśli zostanie zidentyfikowane ustalenie dotyczące kontroli wewnętrznych i zostaną podjęte działania naprawcze, audyt wewnętrzny dotyczący tych kontroli i procesów może być skutecznym sposobem zapobiegania ustaleniom w kolejnych latach.

Typowe pułapki w zakresie zgodności z dotacjami

Najczęstsze pułapki w zakresie zgodności z dotacjami występują w następujących obszarach:

• Raportowanie
• Dopasowanie, poziom wysiłku i przeznaczenie
• Monitorowanie sub-odbiorców
• Kwalifikowalność
• Koszty kwalifikowalne
• Koszty pośrednie
• Zamówienia

Raportowanie

• Niedokładne raporty. Raportowanie czasu i wysiłku, w tym niespójne stosowanie wymagań we wszystkich źródłach finansowania, a czas obciążony we wszystkich źródłach przekracza 100%.
• Niepotwierdzone dane raportów. Raporty systemowe punktowe nie są przechowywane.
• Opóźnione raporty. Zaległe składanie raportów lub niezłożone raporty z zamknięcia projektu.

Dopasowanie, poziom wysiłku i przeznaczenie

• Niedokładne zapisy. Godziny pracy wolontariuszy w naturze nie są weryfikowane.
• Niedokładne obliczenia. Przeliczenie waluty lub niewystarczające fundusze na dopasowanie z powodu błędu formuły Excela lub nieprzeprowadzonego przeliczenia.
• Uzupełnienie, a nie zastąpienie. Finansowanie ma na celu uzupełnienie, a nie zastąpienie.

Monitorowanie sub-odbiorców

• Numer pozycji z Listy Pomocy (ALN), wcześniej Katalog Federalnej Pomocy Krajowej (CFDA), nie został przekazany sub-odbiorcom
• Unikalny identyfikator podmiotu (UEI), wcześniej numer Data Universal Number System (DUNS), weryfikacja nie została zakończona
• Oceny ryzyka nie są przeprowadzane regularnie
• Monitorowanie nie jest zakończone lub nie jest zakończone odpowiednio lub w odpowiednim czasie

Kwalifikowalność

• Niedokładne ustalenie. Uczestnicy programu nie spełniali maksymalnego wieku, dochodu lub progów geograficznych; brak procesu ustalania kwalifikowalności, takiego jak wiek, dochód, sprawdzenie przeszłości i obywatelstwo
• Przechowywanie dokumentacji. Proces nie zapewnia spójnego przechowywania dokumentacji

Koszty kwalifikowalne

• Alokacje płac oparte są na szacunkach, a nie na rzeczywistych danych
• Czas związany z listą płac programu nie jest dokumentowany na bieżąco
• Czas związany z listą płac programu nie jest weryfikowany i odpowiednio zatwierdzany
• Wydatki programu nie są weryfikowane i zatwierdzane przez kierownika dotacji
• Koszty niekwalifikowalne
• Koszty nie są odpowiednio udokumentowane

Koszty pośrednie

• Koszty pośrednie obejmują koszty niekwalifikowalne
• Stawka kosztów pośrednich jest błędnie stosowana
• Metodologia kosztów pośrednich nie jest udokumentowana lub nie jest stosowana spójnie w programach

Zamówienia

• Polityka zamówień istnieje, ale organizacja jej nie egzekwuje
• Organizacja ma odpowiednie procedury, ale nie zaktualizowała swojej polityki
• Organizacja nie może udowodnić, że dostawca został sprawdzony pod kątem zawieszenia i wykluczenia
• Uzasadnienie wyłącznego źródła nie zostało prawidłowo wypełnione
• Dokumentacja potwierdzająca nie jest przechowywana w celu udokumentowania należytej staranności

Jak przygotować się do pojedynczego audytu

Przed audytem Twoja organizacja musi podjąć pewne działania. Poniżej przedstawiono kilka kroków, które podmioty podlegające audytowi mogą podjąć, aby pojedynczy audyt przebiegł sprawnie.

• Zgromadź i podsumuj wszystkie informacje o dotacjach federalnych
• Przygotuj sprawozdania finansowe i noty
• Przygotuj szczegółowy projekt SEFA
• Upewnij się, że polityki są opracowane i aktualne, obowiązują i są zgodne z nagrodami federalnymi
• Zapewnij audytorowi dostęp do informacji
• Przejrzyj wcześniejsze ustalenia pojedynczego audytu
• Przygotuj Harmonogram Wcześniejszych Ustaleń Audytu
• Przejrzyj i zaktualizuj kontrole wewnętrzne
• Zasięgnij pomocy, gdy jest to potrzebne – zadawanie pytań wcześnie i często może zapobiec ustaleniom audytu w przyszłości

Podsumowanie

Pojedynczy audyt jest kluczowym procesem dla organizacji otrzymujących fundusze federalne. Zrozumienie jego celu, wymagań i typowych pułapek jest niezbędne do zapewnienia zgodności i odpowiedzialności. Poprzez proaktywne przygotowanie i współpracę z audytorami, organizacje mogą skutecznie przejść przez proces pojedynczego audytu i utrzymać zaufanie publiczne.

Jeśli chcesz poznać inne artykuły podobne do Pojedynczy audyt: kompleksowy przewodnik, możesz odwiedzić kategorię Audyt.