Zasady audytu normy ISO 19011

Audyt systemu zarządzania jakością jest kluczowym procesem, który pomaga organizacjom ocenić ich wydajność, zidentyfikować luki i możliwości doskonalenia oraz zapewnić zgodność z odpowiednimi normami i przepisami. Przeprowadzanie audytów może być jednak trudne i złożone, zwłaszcza w przypadku systemów zarządzania wieloma aspektami i różnorodnych interesariuszy. Dlatego norma ISO 19011, uznawany na całym świecie standard audytowania systemów zarządzania, może być cennym narzędziem dla organizacji, które chcą usprawnić proces audytu i osiągnąć lepsze wyniki.

W tym artykule omówimy, czym jest norma ISO 19011, jakie korzyści może przynieść Twojej organizacji oraz jakie są kluczowe wymagania i najlepsze praktyki dotyczące jej wdrażania. Niezależnie od tego, czy jesteś audytorem, kierownikiem ds. audytu, czy podmiotem audytowanym, ten przewodnik pomoże Ci zrozumieć zakres, zasady i wytyczne normy ISO 19011 oraz sposób ich stosowania w Twoim kontekście.

Czym jest norma ISO 19011?

ISO 19011 to międzynarodowa norma, która zawiera wytyczne dotyczące audytowania systemów zarządzania. Obejmuje ona cały cykl życia systemów audytowych — od planowania i przeprowadzania audytów po ich ocenę i doskonalenie. Zawiera również wytyczne dotyczące kompetencji i oceny audytorów oraz zespołów audytowych.

ISO 19011 została po raz pierwszy opublikowana w 2002 roku jako ogólna norma dotycząca audytowania każdego rodzaju systemu zarządzania. Została zrewidowana w 2011 roku w celu uwzględnienia doświadczeń i opinii użytkowników oraz dostosowania do innych norm ISO. Najnowsza wersja, ISO 19011:2018, została opublikowana w lipcu 2018 roku i wprowadziła pewne istotne zmiany, takie jak:

• Dodanie podejścia opartego na ryzyku do zasad audytu
• Rozszerzenie wytycznych dotyczących zarządzania programem audytu, w tym ryzyka programu audytu
• Ustalanie, wdrażanie, monitorowanie, przeglądanie i doskonalenie programu audytu
• Inicjowanie, przygotowywanie, przeprowadzanie, raportowanie i podejmowanie działań następczych w związku z audytami
• Ocena kompetencji i wyników audytora

ISO 19011 ma zastosowanie w różnych branżach i sektorach, które wykorzystują systemy zarządzania do osiągania swoich celów. Przykłady systemów zarządzania, które można audytować przy użyciu ISO 19011 to:

• Systemy zarządzania jakością (ISO 9001)
• Systemy zarządzania środowiskowego (ISO 14001)
• Systemy zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy (ISO 45001)
• Systemy zarządzania bezpieczeństwem informacji (ISO 27001)

Kluczowe zasady normy ISO 19011

ISO 19011 opiera się na siedmiu fundamentalnych zasadach, które stanowią podstawę skutecznego audytu i ciągłego doskonalenia. Zasady te to:

• Uczciwość: Podstawa profesjonalizmu. Audytorzy powinni postępować etycznie i przestrzegać kodeksu postępowania.
• Rzetelne przedstawienie: Obowiązek rzetelnego i dokładnego raportowania. Audytorzy powinni obiektywnie i bezstronnie przedstawiać ustalenia i wnioski z audytu.
• Należyta staranność zawodowa: Stosowanie staranności i osądu w audycie. Audytorzy powinni wykazywać się starannością i kompetencjami podczas przeprowadzania audytów zgodnie z obowiązującymi normami i wymaganiami.
• Poufność: Bezpieczeństwo informacji. Audytorzy powinni szanować poufność informacji uzyskanych podczas audytów i chronić je przed nieuprawnionym dostępem lub ujawnieniem.
• Niezależność: Podstawa bezstronności audytu i obiektywności wniosków z audytu. Audytorzy powinni być wolni od jakichkolwiek uprzedzeń lub konfliktów interesów, które mogłyby wpłynąć na ich osąd lub wiarygodność.
• Podejście oparte na dowodach: Racjonalna metoda dochodzenia do wiarygodnych i powtarzalnych wniosków z audytu. Audytorzy powinni opierać swoje decyzje na weryfikowalnych i obiektywnych dowodach uzyskanych podczas audytów.
• Podejście oparte na ryzyku: Uwzględnienie ryzyk i szans przy planowaniu i przeprowadzaniu audytów. Audytorzy powinni identyfikować i oceniać ryzyka i szanse związane z celami, zakresem, kryteriami i programem audytu.

Znaczenie normy ISO 19011

ISO 19011 to więcej niż tylko zbiór wytycznych dotyczących audytowania systemów zarządzania. Jest to również cenne narzędzie dla organizacji, które chcą poprawić swoją wydajność i wiarygodność poprzez zgodność. Przestrzegając normy ISO 19011, organizacje mogą korzystać z następujących korzyści i zalet:

• Poprawa jakości i spójności audytu. ISO 19011 zapewnia wspólne ramy i język do planowania, przeprowadzania, raportowania i podejmowania działań następczych w związku z audytami, zapewniając, że są one przeprowadzane w sposób systematyczny i obiektywny. Pomaga to uniknąć uprzedzeń, błędów i nieporozumień oraz zwiększyć wiarygodność i ważność wyników audytu.
• Zwiększenie kompetencji i pewności audytorów. ISO 19011 określa niezbędną wiedzę, umiejętności i cechy osobowe audytorów i zespołów audytowych, a także kryteria i metody oceny ich kompetencji. Pomaga to zapewnić, że audytorzy są wykwalifikowani i zdolni do skutecznego i profesjonalnego wykonywania swoich obowiązków oraz zwiększyć ich pewność siebie i wiarygodność.
• Zwiększenie zaufania i satysfakcji interesariuszy. ISO 19011 pomaga organizacjom zademonstrować swoje zaangażowanie w jakość, środowisko, ryzyko, zdrowie i bezpieczeństwo oraz inne standardy systemów zarządzania, a także spełnić oczekiwania i wymagania ich klientów, organów regulacyjnych, inwestorów, pracowników i innych zainteresowanych stron. Pomaga to budować zaufanie i satysfakcję wśród interesariuszy oraz wzmacniać reputację i wizerunek organizacji.
• Redukcja kosztów i ryzyk. ISO 19011 optymalizuje zasoby i procesy audytowe organizacji, umożliwiając im integrację audytów wielu systemów zarządzania w jeden program audytu oraz zapewniając wytyczne dotyczące priorytetyzacji i koncentracji na najważniejszych kwestiach i możliwościach doskonalenia. Pomaga to zmniejszyć koszty i ryzyka związane z audytem oraz zwiększyć wartość i korzyści z wyników audytu.

Kluczowe wymagania normy ISO 19011

ISO 19011 określa podstawowe wymagania i wytyczne dotyczące zarządzania programem audytu i przeprowadzania audytów. Niektóre z tych wymagań to:

• Ustalenie celów, zakresu, kryteriów i metod programu audytu
• Określenie ryzyk i szans programu audytu oraz podjęcie odpowiednich działań
• Wybór członków zespołu audytowego na podstawie ich kompetencji, dostępności i bezstronności
• Określenie ról i obowiązków członków zespołu audytowego i innych stron zaangażowanych w proces audytu
• Przygotowanie planu audytu, który określa cele, zakres, kryteria, harmonogram, zasoby, metody i rezultaty audytu
• Komunikacja z podmiotem audytowanym i innymi odpowiednimi stronami przed, w trakcie i po audycie
• Gromadzenie i weryfikacja dowodów audytu poprzez wywiady, obserwacje, dokumenty, zapisy, próbki lub inne źródła
• Ocena dowodów audytu w odniesieniu do kryteriów audytu i zidentyfikowanie wszelkich niezgodności lub możliwości doskonalenia
• Przygotowanie raportu z audytu, który podsumowuje cele, zakres i kryteria audytu.

Powiązania z innymi normami ISO

ISO 19011 nie jest normą samodzielną, ale raczej dokumentem zawierającym wytyczne, który może być stosowany w połączeniu z innymi normami ISO, które określają wymagania dla systemów zarządzania. Niektóre z najczęstszych i najbardziej istotnych norm powiązanych z ISO 19011 to ISO 9001 i ISO 14001.

ISO 9001 to norma, która określa wymagania dla systemu zarządzania jakością (SZJ). Pomaga organizacjom zapewnić, że konsekwentnie dostarczają produkty i usługi, które spełniają oczekiwania klientów i organów regulacyjnych. Pomaga im również poprawić satysfakcję i lojalność klientów.

ISO 14001 to norma, która określa wymagania dla systemu zarządzania środowiskowego (SZŚ). Pomaga organizacjom zarządzać ich wpływem na środowisko i poprawiać ich wyniki w zakresie ochrony środowiska. Pomaga im również w przestrzeganiu odpowiednich przepisów ustawowych i wykonawczych dotyczących kwestii środowiskowych.

Normy te mają pewne wspólne zasady i elementy, takie jak ciągłe doskonalenie, koncentracja na kliencie, przywództwo, zaangażowanie ludzi, podejście procesowe, podejmowanie decyzji w oparciu o dowody i zarządzanie relacjami. Dlatego organizacje, które wdrażają więcej niż jedną normę, mogą skorzystać z bardziej zintegrowanego i spójnego podejścia do zarządzania jakością i aspektami środowiskowymi.

ISO 19011 może być stosowana w połączeniu z ISO 14001 i ISO 9001 do przeprowadzania audytów wewnętrznych lub zewnętrznych SZŚ i SZJ, a także innych systemów zarządzania, które organizacja może wdrożyć. Postępując zgodnie z wytycznymi ISO 19011, audytorzy mogą zapewnić, że oceniają zgodność i skuteczność SZŚ i SZJ z wymaganiami ISO 14001 i ISO 9001, a także dostarczają organizacji informacji i informacji zwrotnych o wartości dodanej.

Jak norma ISO 19011 służy różnym rolom i funkcjom biznesowym

ISO 19011 to dokument zawierający wytyczne, który może przynieść korzyści każdemu, kto jest zaangażowany w audytowanie systemów zarządzania lub jest nim zainteresowany. Niektóre z konkretnych zainteresowanych stron, które mogą korzystać z ISO 19011 to:

• Audytorzy i zespoły audytowe: Mogą korzystać z ISO 19011 do planowania, przeprowadzania, raportowania i podejmowania działań następczych w związku z audytami w sposób systematyczny i obiektywny, zapewniając, że dostarczają podmiotom audytowanym informacji i informacji zwrotnych o wartości dodanej. Ta grupa może również korzystać z ISO 19011 do oceny i doskonalenia własnych kompetencji i wyników jako audytorów.
• Kierownicy programów audytu: Mogą korzystać z ISO 19011 do ustanawiania, wdrażania, monitorowania, przeglądania i doskonalenia programu audytu, który spełnia cele i potrzeby organizacji. Mogą również korzystać z niej do wyboru audytorów i zespołów audytowych oraz zarządzania nimi, a także do zapewnienia jakości i spójności działań audytowych.
• Podmioty audytowane: Mogą korzystać z ISO 19011, aby zrozumieć proces audytu oraz swoje role i obowiązki w nim. Mogą również korzystać z ISO 19011, aby przygotować się do audytów i reagować na ustalenia i zalecenia z audytu w sposób konstruktywny i oparty na współpracy.
• Najwyższe kierownictwo: Może korzystać z ISO 19011 do wspierania i nadzorowania programu audytu i jego wyników. Mogą również korzystać z ISO 19011, aby zapewnić, że program audytu jest zgodny z kierunkiem strategicznym i polityką organizacji oraz że dostarcza istotnych i wiarygodnych informacji do podejmowania decyzji i doskonalenia.
• Inne zainteresowane strony: Mogą korzystać z ISO 19011, aby zyskać zaufanie do systemów zarządzania organizacji i ich zgodności z obowiązującymi normami i wymaganiami. Mogą również korzystać z ISO 19011, aby przekazywać informacje zwrotne i sugestie dotyczące ulepszania programu audytu i jego wyników.

Wykorzystując ISO 19011, osoby fizyczne i organizacje mogą dążyć do doskonalenia swoich systemów zarządzania i ogólnej wydajności. ISO 19011 może pomóc im zidentyfikować mocne i słabe strony, szanse i ryzyka, najlepsze praktyki i obszary wymagające poprawy, a także monitorować postępy i mierzyć wyniki.

Wdrażanie ISO 19011: Najlepsze praktyki i wskazówki

Wdrażanie ISO 19011 może być satysfakcjonującym, ale wymagającym przedsięwzięciem. Oto kilka praktycznych porad i kroków dotyczących pomyślnego wdrożenia ISO 19011:

• Ustal jasne cele. Przed rozpoczęciem programu audytu lub działania audytowego ważne jest określenie celu, zakresu, kryteriów i oczekiwanych wyników audytu. Pomoże to zapewnić, że audyt będzie istotny, ukierunkowany, wydajny i skuteczny.
• Zastosuj podejście oparte na ryzyku. Planując i przeprowadzając audyty, zaleca się uwzględnienie ryzyk i szans związanych z kontekstem, celami, procesami, działaniami, wynikami i efektami podmiotu audytowanego. Pomoże to odpowiednio priorytetyzować i alokować zasoby audytowe, a także zająć się najważniejszymi kwestiami i możliwościami doskonalenia.
• Postępuj zgodnie z zasadami audytu. Podczas przeprowadzania audytów niezbędne jest przestrzeganie zasad audytu określonych w normie ISO 19011. Zasady te to uczciwość, rzetelne przedstawienie, należyta staranność zawodowa, poufność, niezależność, podejście oparte na dowodach i podejście oparte na ryzyku. Zasady te pomogą zapewnić, że audyty są przeprowadzane w sposób etyczny, bezstronny, kompetentny, pełen szacunku, rzeczowy, logiczny i systematyczny.
• Korzystaj z odpowiednich metod i narzędzi. Podczas przeprowadzania audytów ważne jest stosowanie metod i narzędzi, które są odpowiednie dla celów audytu, zakresu, kryteriów, kontekstu, ryzyk, szans, źródeł informacji i interesariuszy. Metody i narzędzia te powinny być stosowane w sposób spójny i obiektywny, zapewniając, że dostarczają wystarczających i wiarygodnych dowodów audytu. Przykładami metod są wywiady, obserwacje, przeglądy dokumentów, techniki pobierania próbek i analiza danych. Przykładami narzędzi są listy kontrolne, kwestionariusze, raporty z audytu, zapisy audytu i aplikacje komputerowe.
• Komunikuj się skutecznie. Podczas przeprowadzania audytów niezbędna jest skuteczna komunikacja ze wszystkimi stronami zaangażowanymi w proces audytu. Obejmuje to nawiązywanie relacji i zaufania, aktywne słuchanie, zadawanie pytań otwartych i dociekliwych, przekazywanie jasnych i konstruktywnych informacji zwrotnych, rozwiązywanie konfliktów i nieporozumień oraz raportowanie wyników i zaleceń z audytu. Skuteczna komunikacja pomoże zapewnić, że audyty są przeprowadzane w sposób pełen szacunku i oparty na współpracy oraz że dostarczają podmiotom audytowanym i innym zainteresowanym stronom informacji i informacji zwrotnych o wartości dodanej.
• Oceniaj i doskonal. Po zakończeniu programu audytu lub działania audytowego zaleca się ocenę wydajności i wyników procesu audytu. Obejmuje to przegląd celów audytu, zakresu, kryteriów, metod, narzędzi, wyników, zaleceń, informacji zwrotnych i działań następczych. Pomoże to zidentyfikować mocne i słabe strony, najlepsze praktyki i obszary wymagające poprawy, a także monitorować postępy i mierzyć wyniki. Na podstawie wyników oceny należy podjąć działania w celu odpowiedniego ulepszenia programu audytu lub działania audytowego.

Oprogramowanie wspomagające audyty ISO 19011

Jedną z aplikacji komputerowych, która może pomóc organizacjom w przeprowadzaniu audytów zgodnie z wytycznymi ISO 19011, jest Certainty. Nasze oprogramowanie umożliwia użytkownikom tworzenie list kontrolnych audytu, przydzielanie zadań audytowych, gromadzenie i analizowanie danych audytowych, generowanie raportów z audytu oraz śledzenie działań korygujących. Zapewnia również funkcje takie jak ocena ryzyka, punktacja audytu, planowanie audytu, powiadomienia o audycie, pulpit nawigacyjny audytu i historia audytu. Certainty może pomóc organizacjom usprawnić procesy audytu, poprawić jakość i spójność audytu oraz zwiększyć efekty audytu.

Jeśli chcesz poznać inne artykuły podobne do Zasady audytu normy ISO 19011, możesz odwiedzić kategorię Audyt.