Kto jest odpowiedzialny za audyt?

Proces audytu jest złożonym przedsięwzięciem, które angażuje wiele osób i podmiotów. Aby audyt był skuteczny i przynosił realną wartość dodaną, kluczowe jest zrozumienie ról i odpowiedzialności poszczególnych uczestników. Często niedostateczna wiedza w tym zakresie prowadzi do nieporozumień i nieefektywnego wykorzystania potencjału audytu. W tym artykule szczegółowo omówimy role uczestników audytu, aby każdy mógł lepiej zrozumieć, kto za co odpowiada w tym procesie.

Kluczowe role w procesie audytu

W procesie audytu wyróżniamy sześć podstawowych ról. Trzy z nich są fundamentalne i występują w każdym audycie, niezależnie od jego rodzaju i zakresu. Są to: Klient, Audytor i Audytowany. Pozostałe trzy role – Ekspert Techniczny, Obserwator i Co-audytor – pojawiają się w zależności od specyfiki i potrzeb danego audytu. Zrozumienie zadań i odpowiedzialności każdej z tych ról jest niezbędne dla sprawnego i efektywnego przeprowadzenia audytu.

Klient – inicjator i odbiorca audytu

Klient to organizacja lub osoba, która inicjuje proces audytu i zleca jego przeprowadzenie. Jest to rola nadrzędna, ponieważ to klient definiuje cel i zakres audytu, a także oczekuje konkretnych rezultatów. Klient jest również ostatecznym odbiorcą raportu z audytu i to on podejmuje decyzje na podstawie przedstawionych w nim wniosków i rekomendacji.

Obowiązki Klienta:

• Inicjowanie audytu: Klient podejmuje decyzję o przeprowadzeniu audytu, identyfikując potrzebę oceny określonego obszaru działalności.
• Zapewnienie zasobów: Klient jest odpowiedzialny za zapewnienie odpowiednich zasobów finansowych, ludzkich i materialnych niezbędnych do przeprowadzenia audytu.
• Określenie celu i zakresu audytu: Klient precyzuje, co ma być przedmiotem audytu, jakie są jego oczekiwania i jakie obszary mają być objęte badaniem. To kluczowy etap, który determinuje kierunek i zakres prac audytora.
• Otrzymanie raportu z audytu: Po zakończeniu audytu klient otrzymuje formalny raport, zawierający wyniki audytu, wnioski i rekomendacje.
• Określenie sposobu dystrybucji audytu: Klient decyduje, komu i w jaki sposób raport z audytu zostanie udostępniony.
• Analiza i implementacja rekomendacji wynikających z audytu: Najważniejszym zadaniem klienta jest analiza wyników audytu i podjęcie działań w oparciu o rekomendacje audytora. Implementacja działań korygujących i doskonalących jest kluczowa dla osiągnięcia celów audytu.

W praktyce, klientem może być różna jednostka organizacyjna w zależności od rodzaju audytu. W firmach produkcyjnych, w przypadku audytów wewnętrznych lub audytów dostawców, klientem może być Właściciel Firmy, Prezes Zarządu, Dyrektor Jakości, czy Kierownik Produkcji. Również klient biznesowy, kupujący produkty lub usługi, może zlecić audyt zewnętrznej firmie audytorskiej w celu oceny jakości i zgodności procesów u swojego dostawcy. W przypadku audytu certyfikującego, klientem jest organizacja ubiegająca się o certyfikat, co może wydawać się paradoksalne, ale to ona inicjuje i finansuje proces certyfikacji.

Audytor – wykonawca i oceniający

Audytor to osoba lub zespół osób odpowiedzialnych za przeprowadzenie audytu zgodnie z ustalonym planem i zakresem. Rola audytora wymaga nie tylko fachowej wiedzy i doświadczenia w danej dziedzinie, ale także umiejętności analitycznych, komunikacyjnych i interpersonalnych. Audytor musi być obiektywny, niezależny i kierować się zasadami etyki zawodowej.

Obowiązki Audytora:

• Planowanie i przygotowanie audytu: Audytor opracowuje szczegółowy plan audytu, uwzględniając cel, zakres i kryteria audytu. Przygotowuje niezbędne dokumenty i narzędzia audytowe.
• Zbieranie i analiza dowodów audytowych: Audytor zbiera obiektywne dowody poprzez przegląd dokumentacji, wywiady, obserwacje i inspekcje. Następnie analizuje zebrane dowody, aby ocenić zgodność z kryteriami audytu.
• Ocena zgodności z odpowiednimi standardami i regulacjami: Audytor ocenia, czy audytowany obszar działalności jest zgodny z obowiązującymi standardami, procedurami, regulacjami prawnymi i wymaganiami klienta.
• Identyfikacja obszarów wymagających poprawy: Audytor identyfikuje niezgodności, obszary ryzyka i potencjał do doskonalenia w audytowanym obszarze.
• Sporządzenie raportu z audytu: Audytor przygotowuje raport z audytu, który zawiera podsumowanie wyników audytu, opis stwierdzonych niezgodności, mocne strony oraz rekomendacje dotyczące działań korygujących i doskonalących.
• Przedstawienie wyników audytu: Audytor prezentuje wyniki audytu klientowi i audytowanemu, omawiając kluczowe ustalenia i rekomendacje.
• Nadzór nad wdrożeniem działań korygujących (czasami): W niektórych przypadkach audytor może być zaangażowany w monitorowanie wdrożenia działań korygujących wynikających z audytu, aby upewnić się o ich skuteczności.
• Zachowanie obiektywizmu i niezależności: Kluczową zasadą dla audytora jest zachowanie obiektywizmu i niezależności w trakcie całego procesu audytu. Audytor musi unikać konfliktu interesów i kierować się wyłącznie faktami i dowodami.
• Przestrzeganie zasad etyki zawodowej i poufności: Audytor jest zobowiązany do przestrzegania zasad etyki zawodowej oraz zachowania poufności informacji uzyskanych podczas audytu.

Audytowany – podmiot poddawany ocenie

Audytowany to osoba, dział, proces lub organizacja, która poddawana jest audytowi. Rola audytowanego jest kluczowa dla powodzenia procesu, ponieważ to od jego współpracy i otwartości zależy jakość i wiarygodność zebranych dowodów audytowych.

Obowiązki Audytowanego:

• Zapewnienie dostępu do wymaganych informacji i dokumentów: Audytowany jest zobowiązany do udostępnienia audytorowi wszystkich niezbędnych informacji, dokumentów, zapisów i danych, które są istotne dla przeprowadzenia audytu.
• Współpraca z audytorem w trakcie procesu audytu: Audytowany powinien aktywnie współpracować z audytorem, odpowiadać na jego pytania, udzielać wyjaśnień i umożliwiać dostęp do miejsc i procesów objętych audytem.
• Udzielanie rzetelnych i kompletnych odpowiedzi na pytania audytora: Ważne jest, aby audytowany udzielał rzetelnych i kompletnych odpowiedzi na pytania audytora, unikając zatajania informacji lub wprowadzania w błąd.
• Umożliwienie obserwacji procesów i działań objętych audytem: Audytowany powinien umożliwić audytorowi obserwację procesów, działań i miejsc pracy, aby audytor mógł naocznie zweryfikować zgodność z wymaganiami.
• Wdrażanie rekomendacji i działań korygujących wynikających z audytu: Chociaż wdrożenie działań korygujących leży ostatecznie w gestii klienta, audytowany, jako odpowiedzialny za dany obszar, powinien aktywnie uczestniczyć w opracowywaniu i wdrażaniu tych działań. Traktowanie audytu jako okazji do doskonalenia jest kluczowe dla sukcesu organizacji.

Audytowany powinien postrzegać audyt nie jako kontrolę lub zagrożenie, ale jako cenną okazję do identyfikacji obszarów do doskonalenia i wzrostu efektywności. Otwarta i szczera komunikacja z audytorem, oparta na wzajemnym zaufaniu, jest kluczowa dla uzyskania wartościowych i konstruktywnych wyników audytu.

Ekspert techniczny – wsparcie specjalistyczne

Ekspert techniczny to specjalista posiadający wiedzę ekspercką w konkretnej dziedzinie, która jest przedmiotem audytu. Ekspert techniczny wspiera audytora, dostarczając specjalistycznej wiedzy i pomagając w interpretacji złożonych zagadnień technicznych. Ekspert techniczny nie prowadzi audytu samodzielnie, ale jego wiedza jest nieoceniona w zapewnieniu kompleksowej i dokładnej oceny audytowanego obszaru.

Obowiązki Eksperta Technicznego:

• Dostarczanie specjalistycznej wiedzy w określonych obszarach: Ekspert techniczny wnosi specjalistyczną wiedzę w obszarach, w których audytor może nie posiadać wystarczających kompetencji.
• Wsparcie audytora w interpretacji złożonych zagadnień technicznych: Ekspert techniczny pomaga audytorowi zrozumieć i zinterpretować skomplikowane zagadnienia techniczne, procesy i technologie.
• Pomoc w ocenie zgodności z branżowymi standardami i najlepszymi praktykami: Ekspert techniczny pomaga w ocenie zgodności audytowanego obszaru z branżowymi standardami, normami technicznymi i najlepszymi praktykami.
• Udział w analizie dowodów audytowych w specjalistycznych obszarach: Ekspert techniczny może uczestniczyć w analizie dowodów audytowych, szczególnie w obszarach wymagających specjalistycznej wiedzy technicznej.

Wykorzystanie ekspertów technicznych jest szczególnie ważne w przypadku audytów w złożonych i specjalistycznych branżach, takich jak przemysł lotniczy, farmaceutyczny, IT czy energetyczny. W dużych organizacjach, gdzie audytorzy wewnętrzni odpowiadają za szeroki zakres audytów, wsparcie ekspertów technicznych jest wręcz niezbędne. Na przykład, SQE (Supplier Quality Engineer) w firmie produkcyjnej, odpowiedzialny za audyty dostawców, może potrzebować wsparcia eksperta technicznego przy audytowaniu skomplikowanych procesów produkcyjnych, w których sam nie posiada specjalistycznej wiedzy.

Obserwator – rola edukacyjna i szkoleniowa

Obserwator to osoba, która uczestniczy w audycie, ale nie bierze aktywnego udziału w jego przeprowadzaniu. Rola obserwatora ma charakter edukacyjny i szkoleniowy. Obserwator ma możliwość przyjrzenia się procesowi audytu „od kuchni”, zdobyć doświadczenie i zrozumieć metodologię audytowania.

Rola Obserwatora:

• Obserwacja procesu audytu w celach edukacyjnych lub szkoleniowych: Głównym celem obserwatora jest nauka i zdobywanie wiedzy o procesie audytu poprzez bezpośrednią obserwację.
• Zdobywanie doświadczenia w prowadzeniu audytów: Obserwowanie doświadczonego audytora w akcji to cenny sposób na zdobycie praktycznego doświadczenia i przygotowanie się do roli audytora w przyszłości.
• Reprezentowanie interesów określonych stron (np. regulatorów, klientów): W niektórych przypadkach obserwator może reprezentować interesy zewnętrznych stron zainteresowanych procesem audytu, takich jak organy regulacyjne lub klienci.
• Ocena procesu audytu pod kątem jego skuteczności i zgodności z procedurami: Obserwator może również oceniać proces audytu z punktu widzenia jego skuteczności i zgodności z ustalonymi procedurami, dostarczając feedback dla zespołu audytującego.

Obserwator musi przestrzegać zasad poufności i nie może ingerować w proces audytu. Rola obserwatora jest doskonałym punktem wyjścia dla osób, które chcą rozpocząć swoją karierę w audycie. Rozpoczęcie od roli obserwatora pozwala na stopniowe wdrażanie się w proces i zdobywanie niezbędnych umiejętności i wiedzy.

Co-audytor – wsparcie i podział zadań

Co-audytor, czyli współaudytor, to dodatkowy audytor, który wspiera głównego audytora w przeprowadzeniu audytu. Rola co-audytora jest szczególnie przydatna w przypadku dużych i złożonych audytów, gdzie zakres prac jest szeroki i wymaga zaangażowania większej liczby osób.

Obowiązki Co-audytora:

• Współpraca z głównym audytorem w planowaniu i przeprowadzaniu audytu: Co-audytor współpracuje z głównym audytorem na każdym etapie audytu, od planowania po raportowanie.
• Zbieranie i analiza dowodów audytowych: Co-audytor aktywnie uczestniczy w zbieraniu dowodów audytowych poprzez przegląd dokumentacji, wywiady i obserwacje.
• Przeprowadzanie wywiadów z personelem audytowanej organizacji: Co-audytor może samodzielnie przeprowadzać wywiady z pracownikami audytowanej organizacji, zbierając informacje i wyjaśnienia.
• Przygotowywanie części raportu z audytu: Co-audytor może być odpowiedzialny za przygotowanie części raportu z audytu, dotyczącej obszarów, za które był odpowiedzialny w trakcie audytu.
• Wsparcie w formułowaniu wniosków i rekomendacji: Co-audytor wnosi swój wkład w formułowanie wniosków i rekomendacji na podstawie zebranych dowodów i analiz.

Co-audytor działa pod nadzorem głównego audytora, który ponosi ostateczną odpowiedzialność za całość audytu. Rola co-audytora pozwala na podział zadań i efektywniejsze wykorzystanie zasobów zespołu audytowego, szczególnie w przypadku czasochłonnych i rozległych audytów.

Podsumowanie ról w audycie

Zrozumienie ról i obowiązków uczestników audytu jest kluczowe dla skutecznego i efektywnego przeprowadzenia tego procesu. Każda z omówionych ról ma swoje specyficzne zadania i wnosi istotny wkład w osiągnięcie celów audytu. Klient inicjuje i definiuje audyt, Audytor przeprowadza ocenę i raportuje wyniki, Audytowany współpracuje i dostarcza informacji, Ekspert Techniczny wspiera specjalistyczną wiedzą, Obserwator uczy się i zdobywa doświadczenie, a Co-audytor wspiera głównego audytora. Współpraca, komunikacja i jasne określenie odpowiedzialności pomiędzy wszystkimi uczestnikami audytu są fundamentem sukcesu całego procesu i realnej wartości dodanej dla organizacji.

Jeśli chcesz poznać inne artykuły podobne do Kto jest odpowiedzialny za audyt?, możesz odwiedzić kategorię Audyt.