Ryzyko audytu etycznego: Jak go przeprowadzić?

W dzisiejszym świecie, gdzie zaufanie i reputacja są kluczowe dla sukcesu każdej organizacji, kultura etyczna staje się fundamentem stabilnego i zrównoważonego rozwoju. Audyt etyczny to narzędzie, które pozwala ocenić, czy wartości firmy są rzeczywiście wdrażane w codziennej praktyce, a ryzyko związane z jego brakiem lub nieprawidłowym przeprowadzeniem może być znaczące. Ale jakie konkretnie ryzyko niesie audyt etyczny i jak go skutecznie przeprowadzić? Ten artykuł przeprowadzi Cię przez proces budowania i monitorowania kultury etyki i zgodności, krok po kroku.

Czym jest audyt etyczny?

Choć nie istnieje jedna, sztywna definicja audytu etycznego, możemy go opisać jako proces oceny kultury etycznej organizacji. Obejmuje on analizę kodeksu etyki, przegląd przeszłych incydentów i reakcji organizacji na nie, a także rozmowy z pracownikami w celu zrozumienia ich perspektywy na etykę firmy. Celem audytu etycznego jest zidentyfikowanie obszarów, w których kultura etyczna organizacji jest silna, oraz tych, które wymagają poprawy.

Podobnie jak każdy inny audyt, audyt etyczny opiera się na zdefiniowaniu celów, ryzyk i kontroli. Celem jest budowanie silnej kultury etycznej, a ryzyka obejmują brak świadomości, słabe raportowanie incydentów i niedostateczne zaangażowanie kierownictwa. W kontekście potencjalnych konsekwencji słabej kultury etycznej, audyt etyczny nabiera kluczowego znaczenia.

Cel audytu etycznego i budowania kultury etycznej

Podstawowym celem kultury etycznej jest kierowanie pracownikami w stronę podejmowania właściwych decyzji. Chodzi o to, by wartości firmy były zakorzenione w codziennych praktykach pracy. Audyt etyczny pomaga ocenić, czy ten cel jest realizowany i gdzie są obszary do poprawy.

Jak organizacja tworzy kulturę etyczną? 9 kluczowych kroków

Budowanie kultury etycznej to proces wymagający czasu i zaangażowania. Poniżej przedstawiamy dziewięć kroków, które pomogą Twojej organizacji wdrożyć i monitorować program kultury etycznej:

Krok 1. Wartości firmy

Fundamentem kultury etyki i zgodności są jasno określone wartości firmy. Powinny one kształtować kulturę etyczną poprzez codzienne praktyki pracy. Przykładowe wartości to: uczciwość, szacunek, różnorodność, bezpieczeństwo, sumienność, kreatywność i inne. Wartości te powinny być autentyczne i odzwierciedlać to, co firma naprawdę ceni.

Krok 2. Kodeks etyki i kodeks postępowania

Wartości wybrane w kroku 1. powinny zostać włączone do kodeksu etyki – zbioru zasad postępowania i wartości, które kierują podejmowaniem decyzji – oraz do kodeksu postępowania, który stosuje kodeks etyki do różnych sytuacji i działań. Oba dokumenty powinny również zawierać wytyczne dotyczące obszarów ryzyka etycznego i zgodności. Kodeks postępowania powinien być praktyczny i dawać pracownikom wskazówki, jak stosować kodeks etyki w konkretnych sytuacjach. Na przykład, jeśli pracownik pracuje za granicą, kodeks postępowania powinien zawierać wytyczne dotyczące przestrzegania przepisów dotyczących korupcji.

Samo posiadanie formalnego kodeksu postępowania nie gwarantuje jednak zgodności w praktyce. Audyt kodeksu postępowania ma na celu ocenę, czy kodeks etyki i kodeks postępowania istniejący na papierze jest rozumiany i internalizowany przez pracowników w ich codziennym doświadczeniu. Audytor wewnętrzny powinien:

• Upewnić się, że kodeks postępowania jest przekazywany wszystkim pracownikom, dyrektorom i agentom.
• Ocenić, jakie działania są podejmowane, aby upewnić się, że pracownicy rozumieją kodeks postępowania i znają jego wymagania.

Audytor wewnętrzny powinien również ocenić, czy szkolenie z zakresu kodeksu postępowania pracownika jest skuteczne w zapewnieniu, że pracownicy rozumieją jego wymagania.

Krok 3. Ocena ryzyka

Po wprowadzeniu kodeksu etyki, który pracownicy rozumieją i w który wierzą, kolejnym krokiem jest zrozumienie ryzyka zgodności, a także ryzyk związanych z wytycznymi kodeksu postępowania. W tym celu należy przeprowadzić ocenę ryzyka, aby ustalić, czy firma koncentruje się na aktualnych ryzykach biznesowych wynikających ze zmian w organizacjach, praktykach biznesowych oraz przepisach prawa. Przygotowując ocenę ryzyka dla każdej jednostki biznesowej pod kątem zgodności z obowiązującymi przepisami prawa, należy uwzględnić kwestie wynikające z wytycznych kodeksu postępowania, takie jak przekupstwo, korupcja, ochrona aktywów firmy lub molestowanie.

Krok 4. Polityki etyki i postępowania w biznesie

Skuteczny program etyki i zgodności powinien obejmować polityki i procedury dotyczące konkretnych ryzyk, przed którymi stoi firma. Na przykład, polityki i procedury dotyczące handlu międzynarodowego powinny odnosić się do ryzyk związanych z kontrolą importu i eksportu, środkami antybojkotowymi i praniem pieniędzy.

Audyt polityk etyki i postępowania w biznesie oceni, czy pracownicy są świadomi tych polityk, rozumieją je i przestrzegają. Audytor wewnętrzny powinien przeanalizować listę polityk, aby sprawdzić, czy obszary wysokiego ryzyka z oceny ryzyka i kodeksu postępowania zostały uwzględnione. W przypadku aktualnych polityk, przeprowadź rozmowy z pracownikami w celu oceny świadomości odpowiednich polityk. Zapytaj pracowników, jak dobrze rozumieją swoje obowiązki w związku z politykami etyki i postępowania w biznesie, wymieniając każdą politykę z osobna.

Jeśli pracownik stwierdzi, że nie jest świadomy wytycznych firmy dotyczących wymienionej polityki, należy odesłać go do odpowiedniej sekcji kodeksu postępowania i odpowiedniej polityki.

Zidentyfikuj polityki, z którymi większość pracowników nie była zaznajomiona, aby można było zapewnić dodatkowe szkolenie w tych obszarach.

Krok 5. Audyt szkoleń świadomościowych

Samo posiadanie polityk nie wystarczy – firma musi mieć program szkoleń, który uświadamia pracownikom istotne kwestie etyki i zgodności. Rozwijając lub oceniając program szkoleniowy, należy wziąć pod uwagę:

• Jak to szkolenie jest dostarczane pracownikom? Czy jest to program online czy sesje na żywo? Czy metoda dostarczania jest odpowiednia, aby dotrzeć do wszystkich pracowników, którzy muszą przejść kursy z zakresu etyki i zgodności?
• Jak uznaje się, że ukończono kurs? Czy po kursie szkoleniowym jest quiz z minimalnym wymaganym wynikiem?
• Jeśli mechanizm śledzenia jest używany do sprawdzenia statusu ukończenia wymaganych kursów, jaki procent pracowników ukończyło wymagane kursy? Jakie kroki są podejmowane w celu skontaktowania się z pracownikami, którzy nie ukończyli lub nie zaliczyli szkolenia?

Krok 6. Mechanizmy zapytań i zgłaszania

Ważne jest, aby program etyki i zgodności obejmował proces, w ramach którego pracownicy, dostawcy, klienci i inne osoby prowadzące interesy z firmą mogą zadawać pytania lub zgłaszać obawy dotyczące etyki lub naruszeń prawa, przepisów i polityk firmy. Aby ocenić proces badania obaw zgłaszanych za pośrednictwem mechanizmów, takich jak infolinia firmy, audytor wewnętrzny powinien wziąć pod uwagę następujące kwestie:

• Czy istnieje priorytetyzacja otrzymanych obaw w oparciu o wagę podniesionych kwestii?
• Czy istnieje formalny protokół decydowania, kto co bada?
• Czy istnieje formalny protokół zapewniający, że wszystkie dochodzenia są prowadzone z wykorzystaniem określonych wytycznych i spójnych standardów rzetelności?
• Czy dochodzenia zostały udokumentowane w formalnych raportach? Czy dochodzenia zostały zakończone w ustalonym terminie? Czy dochodzenia były wystarczająco dokładne, aby dojść do wniosku co do zasadności obaw? Czy istniało jakiekolwiek wyjaśnienie podjętych lub niepodjętych działań w wyniku otrzymanych obaw i przeprowadzonych dochodzeń? Czy podjęte działania następcze zostały zatwierdzone przez odpowiednie kierownictwo i skonsultowane z ekspertami funkcjonalnymi (np. Dział Prawny, Dział HR)? Czy osoby zgłaszające zostały poinformowane o wynikach dochodzeń?

Krok 7. Program komunikacji

Opracuj plan komunikacji, aby zwiększyć świadomość etyczną i przypomnieć pracownikom, że etyka i zgodność są ważne dla firmy. Najskuteczniejsze programy komunikacyjne powinny angażować wszystkie grupy odbiorców za pomocą konkretnych komunikatów dotyczących etyki, wykorzystując różnorodne media. Skuteczne elementy programu komunikacyjnego obejmują:

• Oddzielne strony dotyczące etyki i zgodności na wewnętrznej i zewnętrznej stronie internetowej firmy.
• Wewnętrzne blogi dotyczące etyki od starszych menedżerów, aby pomóc nadać ton z góry.
• Włączenie różnorodnych komunikatów, krótkich filmów i pytań i odpowiedzi dotyczących kwestii etycznych w biuletynie firmy.
• Plakaty etyczne z bezpłatnym numerem infolinii i danymi kontaktowymi oficera ds. etyki powinny być wywieszone w widocznych miejscach, w których pracownicy często się gromadzą. Plakaty powinny jasno informować, że obawy można zgłaszać anonimowo i że nie będzie żadnych działań odwetowych za zgłoszenie obawy, nawet jeśli okaże się ona bezpodstawna.
• Upewnij się, że kodeks etyki, kodeks postępowania i komunikaty dotyczące etyki są rozpowszechniane we wszystkich językach ojczystych pracowników.

Silny program komunikacyjny sprawi, że etyka i zgodność będą zawsze na pierwszym planie dla wszystkich pracowników!

Krok 8. Ocena i ewaluacja programu etyki i zgodności

Na każdym etapie procesu wdrażania kultury etyki i zgodności ważne jest, aby utrzymywać ciągłą ocenę programu. Powinny być regularne audyty wewnętrzne i zewnętrzne programu etyki oraz ocena częstotliwości testowania kontroli wewnętrznych. Przeprowadzaj ankiety pracownicze i grupy fokusowe, aby ocenić wrażenia pracowników na temat kultury etyki i zgodności. Ciągła czujność i ocena programu są niezbędne do utrzymania silnej kultury etyki.

Krok 9. Zaangażowanie kierownictwa

Aby osiągnąć i utrzymać etyczną kulturę firmy, konieczne jest silne zaangażowanie kierownictwa na najwyższym szczeblu, aby stworzyć przekonanie, że etyka i zgodność są ważne dla firmy. Zaangażowanie kierownictwa może być ostatnim krokiem na tej liście, ale jest ono fundamentalne na wszystkich poprzednich ośmiu etapach, aby kierownictwo wzięło odpowiedzialność za demonstrowanie poprzez swoje działania znaczenia etyki i zgodności. Istnieje wiele sposobów, w jakie struktura organizacyjna i działania mogą demonstrować zaangażowanie kierownictwa:

• Poproś dyrektora generalnego o złożenie oświadczenia, aby sformalizować zaangażowanie firmy w najwyższe standardy etyczne we wszystkich aspektach działalności.
• Lider organizacji ds. etyki może podlegać bezpośrednio radzie dyrektorów lub dyrektorowi generalnemu.
• Komitet ds. Etyki i Zgodności z wyższym menedżerem jako przewodniczącym komitetu może zapewnić przywództwo i nadzór nad programem etyki oraz dokonywać przeglądu statusu działań związanych z programem etyki. Komitet może składać się z wyższych menedżerów z działów prawnych, kadr, audytu wewnętrznego, operacji, komunikacji, bezpieczeństwa, IT i innych działów.

Jak rozpocząć kulturę etyki i zgodności?

Kultura etyki i zgodności zaczyna się na szczycie, ale większość pracowników w firmie nigdy nie spotka dyrektora generalnego – dla nich kultura etyczna to to, co widzą na co dzień. Przesłanie o etycznym zachowaniu powinno płynąć od najwyższego kierownictwa w dół do kierowników niższego szczebla, którzy bezpośrednio zarządzają działalnością firmy na co dzień, a od nich do wszystkich pracowników.

Rozwijaj silną kulturę etyki

Aby etyka była skuteczna, nie może być tylko programem administrowanym przez funkcję Etyki i Zgodności – kultura etyczna musi być procesem i odpowiedzialnością dzieloną przez wszystkich pracowników. Rozwijanie silnej kultury etyki, w którą wierzą pracownicy, pomoże zapewnić, że kontrole wewnętrzne nie są obchodzone z powodu luźnych standardów etycznych na niższych szczeblach. Wykonanie tych dziewięciu kroków pomoże audytowi wewnętrznemu wdrożyć, audytować i monitorować kulturę etyczną, w której wartości organizacji są ucieleśniane w codziennych praktykach pracy jej pracowników.

Jeśli chcesz poznać inne artykuły podobne do Ryzyko audytu etycznego: Jak go przeprowadzić?, możesz odwiedzić kategorię Audyt.