Trzy kroki do skutecznego audytu finansowego

Zbliża się koniec roku, a wraz z nim coroczny audyt finansowy, który coraz bardziej rzuca cień na Ciebie i Twój zespół. Przygotowanie do audytu może wydawać się ogromem pracy, czasu i wysiłku. Jednak odpowiednie przygotowanie może w dłuższej perspektywie zaoszczędzić czas i pieniądze, ponieważ standardy rachunkowości są często aktualizowane, a koszty audytów stale rosną.

Pomyślne przejście audytu rozpoczyna się od planowania przez cały rok, obejmującego:

• Przygotowanie i organizację uzgodnień sald kont bilansowych
• Dokumentację odpowiednich przeglądów i środowiska kontroli SOX
• Tworzenie notatek technicznych dotyczących rachunkowości

Ważne jest również wczesne nawiązanie dobrych relacji z zespołem audytorów, komunikowanie się i podkreślanie wszelkich problemów lub zmian w rachunkowości tak szybko, jak to możliwe. W tym artykule omówimy 3 kluczowe kroki do pomyślnego przeprowadzenia audytu i częste pułapki, których należy unikać.

Budowanie Pozytywnej Kultury i Nastawienia

W ciągu roku może się wiele wydarzyć – zmiany w polityce rachunkowości, rotacja pracowników, przejęcia/sprzedaże – co będzie miało ogromny wpływ na audyt. Jednak pewne aspekty pozostaną niezmienne dla sukcesu audytu, począwszy od kultury i nastawienia. Audyty mogą być uciążliwe, ale są niezbędne dla każdego zespołu księgowego. Im szybciej członkowie Twojego zespołu zaakceptują i przyjmą swoje role w audycie, tym bardziej udany będzie audyt. Kultura obejmuje solidne środowisko kontroli.

Aby uzyskać więcej informacji na temat tworzenia ram SOX, zobacz Kontrole SOX: 5 wskazówek dotyczących spełnienia wymagań zgodności IT SOX; Przygotowanie do testów ścieżki audytu i pomyślne przeprowadzenie firmy przez zgodność z SOX.

Pozytywne nastawienie w zespole jest kluczowe. Audyt nie powinien być postrzegany jako kara, ale jako szansa na identyfikację obszarów do poprawy i wzmocnienie procesów finansowych. Zachęcaj zespół do otwartej komunikacji z audytorami i traktowania ich jako partnerów w procesie. Stwórz atmosferę współpracy, w której pytania i wątpliwości są mile widziane, a błędy postrzegane jako okazja do nauki.

Ważnym elementem kultury jest również odpowiedzialność. Każdy członek zespołu powinien rozumieć swoją rolę w procesie audytu i być odpowiedzialny za terminowe i dokładne dostarczanie wymaganych informacji. Regularne szkolenia i aktualizacje dotyczące standardów rachunkowości i procedur audytowych pomogą zespołowi być na bieżąco i efektywnie uczestniczyć w audycie.

Kolejnym aspektem jest transparentność. Wszystkie procesy i dokumenty powinny być przejrzyste i łatwo dostępne dla audytorów. Unikaj ukrywania informacji lub utrudniania dostępu do danych. Im bardziej transparentne są procesy, tym łatwiejszy i szybszy będzie audyt.

Organizacja Dokumentacji w Celu Minimalizacji Ryzyka i Utrzymania Zarządzania Wiedzą

Zorganizowany, wewnętrzny dysk współdzielony na dokumenty dotyczące polityki, uzgodnienia i wnioski z audytu z poprzedniego roku pomoże zminimalizować ryzyko rotacji pracowników (zarówno audytorów wewnętrznych, jak i zewnętrznych) oraz utraty wiedzy. Niektóre wnioski i prace testowe audytu pozostaną standardowe dla audytów, rok po roku. Należą do nich uzgodnienia sald bilansowych (przejrzane i powiązane z bilansem próbnym), kompletny bilans próbny i sprawozdania finansowe oraz istotne umowy. Uzupełnienie i dokładność tych elementów powinny być stałym celem przez cały rok.

Zapisując te dokumenty w centralnym, zorganizowanym folderze, unikniesz typowych pytań audytowych: „Co to za wniosek? Co daliśmy wam w zeszłym roku?”. Notatki procesowe dotyczące sposobu tworzenia wniosków audytowych to dodatkowy kluczowy krok, który skróci czas potrzebny na audyty w przyszłych latach.

Centralizacja dokumentacji jest kluczowa. Używanie współdzielonego dysku lub systemu zarządzania dokumentami ułatwia dostęp do informacji dla wszystkich członków zespołu i audytorów. Stwórz strukturę folderów, która jest logiczna i łatwa w nawigacji. Nazwy plików powinny być jasne i opisowe, aby łatwo można było znaleźć potrzebne dokumenty.

Regularnie aktualizuj dokumentację. Polityki i procedury rachunkowości mogą się zmieniać, dlatego ważne jest, aby dokumentacja była zawsze aktualna. Przeglądaj dokumenty co najmniej raz w roku i upewnij się, że odzwierciedlają aktualne procesy i standardy.

Zarządzanie wiedzą to kolejny ważny aspekt. Dokumentuj nie tylko procedury, ale także wiedzę ekspercką i doświadczenia zdobyte podczas poprzednich audytów. Twórz notatki i instrukcje dotyczące specyficznych zagadnień rachunkowych i problemów, które pojawiły się w przeszłości. To pomoże nowym członkom zespołu szybko się wdrożyć i uniknąć powtarzania błędów.

Używaj technologii. Rozważ wdrożenie systemów informatycznych, które wspomagają zarządzanie dokumentacją i procesem audytu. Oprogramowanie do zarządzania dokumentami, platformy współpracy online i narzędzia do automatyzacji procesów audytowych mogą znacznie usprawnić przygotowanie i przebieg audytu.

Przeprowadzanie Spotkań Planujących w Celu Ustalenia Terminów i Kluczowych Kamieni Milowych

Przeprowadź spotkanie planujące z zespołem audytorów przed rozpoczęciem prac terenowych. Podczas tego spotkania należy ustalić główne osoby kontaktowe z obu stron, aby śledzić otwarte pozycje, uzyskiwać aktualizacje statusu i upewnić się, że nie pominięto rezultatów. Poinformuj, w jaki sposób pliki będą udostępniane (tj. e-mail, Dropbox, strona audytora) i utwórz harmonogram kluczowych dat, takich jak spotkania audytowe, daty składania dokumentów i komunikaty prasowe, aby udostępnić je zespołowi. Korzystając z listy dokumentów przygotowanych przez klienta (PBC) dostarczonej przez zespół audytorów, zidentyfikuj odpowiedzialnych członków dla każdego zadania i upewnij się, że ustalono termin wykonania. Ta lista powinna zostać wspólnie przejrzana przez kierownictwo i zespół audytorów podczas spotkania planującego. Wiele razy ta lista jest po prostu przenoszona z poprzednich lat, a elementy mogą być już nieaktualne. Jest to dobry moment, aby omówić to z audytorami i upewnić się, że czas nie jest marnowany na nieaktualne wnioski.

W miarę zbliżania się rozpoczęcia prac terenowych, jak najszybciej dostarcz bilans próbny wraz z przejrzanymi uzgodnieniami kont. W przypadku spółek składających dokumenty do SEC, sprawozdania finansowe, przypisy z listami kontrolnymi ujawnień oraz segregator powiązania sprawozdań finansowych powinny zostać ukończone i przejrzane przez kierownictwo. Notatki techniczne powinny być dostępne dla wszystkich istotnych zasad rachunkowości i nowych wytycznych rachunkowości. Organizacja i dokładność tych dokumentów zaoszczędzi sporo czasu, unikając ciągłego przesyłania informacji tam i z powrotem od audytorów.

Główny łącznik audytu powinien weryfikować, czy wnioski są dostarczane audytorom i regularnie spotykać się z zespołem audytorów, aby upewnić się, że dostarczone informacje spełniają ich wymagania. Zarządzanie „normalnymi” zadaniami przy jednoczesnym utrzymaniu audytu w centrum uwagi ma kluczowe znaczenie dla terminowego zakończenia audytu. Po zakończeniu audytu spotkaj się z zespołem wewnętrznie i oddzielnie z audytorami, aby omówić, co działało dobrze i jakie zmiany można wprowadzić, aby ułatwić bardziej wydajny i udany audyt w przyszłości.

Spotkania planujące są fundamentem udanego audytu. Ustalenie jasnych terminów, odpowiedzialności i kanałów komunikacji na początku procesu minimalizuje ryzyko nieporozumień i opóźnień. Ustalenie listy PBC i jej dokładne przejrzenie z audytorami pozwala na skoncentrowanie się na istotnych dokumentach i uniknięcie marnowania czasu na niepotrzebne wnioski.

Regularna komunikacja z zespołem audytorów jest kluczowa przez cały proces. Utrzymuj stały kontakt z głównymi osobami kontaktowymi, aby na bieżąco monitorować postęp audytu i rozwiązywać wszelkie pojawiające się problemy. Nie czekaj z pytaniami lub wątpliwościami – im szybciej zostaną one rozwiązane, tym płynniejszy będzie audyt.

Harmonogram i monitoring. Ustal szczegółowy harmonogram audytu, uwzględniający wszystkie kluczowe daty i kamienie milowe. Monitoruj postęp audytu na bieżąco i upewnij się, że wszystkie zadania są wykonywane zgodnie z planem. Regularne spotkania statusowe z zespołem wewnętrznym i audytorami pomogą w utrzymaniu kontroli nad procesem i identyfikacji ewentualnych opóźnień.

Częste Pułapki, Których Należy Unikać

Podsumowując, kluczem do udanego audytu są:

• Stworzenie pozytywnej kultury, podkreślającej wartość audytów
• Organizacja wniosków audytowych (z poprzedniego i bieżącego roku)
• Notatki procesowe dotyczące przyszłego ponownego wykonywania wniosków audytowych
• Dokumentacja pomocnicza (tj. uzgodnienia, szczegółowe populacje) powiązana z bilansem próbnym
• Spotkanie planujące na wczesnym etapie w celu ustalenia kluczowych osób kontaktowych, listy PBC i transferu dokumentów
• Podsumowanie audytu z zespołem wewnętrznym i zespołem audytorów

Częste pułapki, których należy unikać:

• Dezorganizacja dokumentacji prowadząca do wielu wniosków
• Dokumentacja pomocnicza, która się nie zgadza, prowadząca do ciągłego przesyłania informacji tam i z powrotem, wielu wersji i ponownego składania wniosków
• Stworzenie kultury, w której audyt jest postrzegany jako bolesna strata czasu
• Brak regularnych spotkań z zespołem audytorów. Audytorzy będą mieli mnóstwo pracy i niekoniecznie będą śledzić zaległe wnioski za Ciebie. Regularne spotkania pomogą zespołowi dotrzymać terminów i dowiedzieć się, które pozycje są najważniejsze.

Pytania i Odpowiedzi

P: Jak często powinniśmy aktualizować naszą dokumentację audytową?

O: Dokumentacja audytowa powinna być aktualizowana co najmniej raz w roku, najlepiej przed rozpoczęciem nowego audytu. Ważne jest, aby dokumentacja odzwierciedlała aktualne procesy i standardy rachunkowości.

P: Jak możemy zmotywować zespół do aktywnego udziału w audycie?

O: Stwórz pozytywną kulturę audytu, podkreślając jego wartość i korzyści dla firmy. Zaangażuj zespół w proces planowania i komunikacji z audytorami. Doceniaj wysiłki zespołu i świętuj sukcesy po zakończeniu audytu.

P: Co zrobić, gdy napotkamy problemy podczas audytu?

O: Niezwłocznie skontaktuj się z zespołem audytorów i otwarcie omów problem. Im szybciej problem zostanie zidentyfikowany i rozwiązany, tym mniejsze ryzyko opóźnień i komplikacji.

Podsumowanie

Audyty są czasochłonne i mogą być stresujące dla Twojego zespołu. Nie wiesz, od czego zacząć? Bridgepoint Consulting oferuje szeroki zakres usług finansowych, technologicznych i zarządzania ryzykiem/zgodnością, w tym wiedzę specjalistyczną w zakresie audytu, aby pomóc firmom na każdym etapie cyklu życia ich działalności. Skontaktuj się z nami już dziś, aby dowiedzieć się więcej o tym, jak możemy pomóc wypełnić luki w Twoim przygotowaniu do audytu.

Jeśli chcesz poznać inne artykuły podobne do Trzy kroki do skutecznego audytu finansowego, możesz odwiedzić kategorię Audyt.