Audyt finansowy w budownictwie: kompleksowy przewodnik

Audyty finansowe nie należą do najprzyjemniejszych doświadczeń, ponieważ ich celem jest identyfikacja błędów i słabych punktów. Jednak regularne audyty mogą znacząco poprawić kondycję finansową firmy i jej relacje z partnerami finansowymi. W sektorze budowlanym audyty pomagają wykonawcom ocenić ich wydatki i procesy księgowe, a także lepiej przygotować dokumentację finansową dla kredytodawców i gwarantów.

W tym artykule omówimy różne rodzaje audytów finansowych w budownictwie, przebieg audytu oraz najlepsze sposoby przygotowania firmy budowlanej do tego procesu.

Czym jest audyt finansowy w budownictwie?

Audyt finansowy w budownictwie to szczegółowy i metodyczny przegląd sprawozdań finansowych wykonawcy oraz transakcji, które składają się na te sprawozdania. Przeprowadzany jest przez niezależną stronę trzecią. Podczas audytu finansowego wykonawcy powinni spodziewać się, że audytorzy będą testować i próbkować konta księgi głównej pod kątem dokładności i kompletności, a także potwierdzać harmonogram robót w toku (WIP).

Potwierdzenie audytu finansowego w budownictwie weryfikuje dokładność umów w harmonogramie WIP wykonawcy – audytor upewnia się, że klienci są rzeczywistymi podmiotami, daty umów się zgadzają, a zlecenia zmian są prawidłowe. Następnie audytor pobiera niewielką próbkę kont zobowiązań firmy, w tym podwykonawców i dostawców materiałów, aby sprawdzić, czy umowy są dokładne i czy wykonawca zapłacił im zgodnie z deklaracją. Proces ten może być rozległy, ale im szybciej wykonawca znajdzie dokumenty potwierdzające, tym szybciej może on przebiegać.

Audyty finansowe przeprowadzane są przez stronę trzecią, zazwyczaj księgowego. Firma biegłych rewidentów (CPA) przed rozpoczęciem audytu dostarczy kierownictwu umowę o zaangażowaniu, która określa zakres audytu. Wykonawcy powinni upewnić się, że zakres audytu w wystarczającym stopniu spełni wymagania zamierzonych użytkowników zbadanych sprawozdań finansowych. Firma audytorska następnie współpracuje z działem księgowości firmy wykonawczej w celu zlokalizowania wymaganych próbek. Po zakończeniu audytu księgowy dostarcza wykonawcy pakiet audytowy, który potwierdza wiarygodność firmy.

Wykonawcy często przechowują aktualne audyty finansowe w dokumentacji, aby udostępnić je kredytodawcom, inwestorom lub właścicielom projektów budowlanych na żądanie. Pakiety audytów finansowych obejmujące kilka lat są zazwyczaj wymagane podczas procesu przetargowego projektu, a regularne audyty – często coroczne – są powszechne wśród wykonawców.

Dowiedz się więcej: Wprowadzenie do księgowości budowlanej

Audyty wewnętrzne a zewnętrzne

Podczas audytu zewnętrznego audytor przygotowuje lub przegląda sprawozdania finansowe firmy do użytku przez strony trzecie, na przykład udostępniając je firmie poręczającej.

Firmy wykonawcze mogą również przeprowadzać audyty na własne potrzeby, aby upewnić się, że przestrzegane są odpowiednie kontrole i procedury wewnętrzne oraz zidentyfikować wszelkie luki w procedurach w związku z publikacją nowych wymogów księgowych. Proces ten byłby uważany za audyt wewnętrzny, chociaż obiektywna strona trzecia nadal przeprowadzałaby przegląd. Audyt wewnętrzny koncentruje się bardziej na procesach niż na wyniku finansowym, a jego wyniki nie są podawane do publicznej wiadomości.

Firmy mogą również przeprowadzać audyty wewnętrzne w celu zidentyfikowania wszelkich niedociągnięć w swoich procesach wewnętrznych i skorygowania ich oraz wszelkich wynikających z nich błędów w sprawozdaniach finansowych przed audytem zewnętrznym. Interimowy audyt zewnętrzny może być również przeprowadzony przed audytem rocznym, aby przyspieszyć proces audytu zewnętrznego na koniec roku, a także dać firmie czas na złagodzenie wszelkich niedociągnięć zidentyfikowanych w audycie interimowym.

W obu przypadkach wykonawca jest stroną zatrudniającą firmę zewnętrzną do przeprowadzenia audytu.

Jak działa audyt w budownictwie?

Celem audytu jest potwierdzenie, że faktury w budownictwie są prawidłowe i upewnienie się, że projekt przebiega zgodnie z umową. Audytor może:

• Sprawdzać krzyżowo listy płac, faktury i umowy, aby upewnić się, że są zgodne z umową.
• Oceniać adekwatność kontroli wewnętrznych i procesów pracy w celu kontrolowania finansów.
• Weryfikować poprawność wymienionych zobowiązań.
• Ustalanie, czy aktywa są prawidłowo sklasyfikowane.

Audyt może przebiegać w kilku etapach, aby osiągnąć te cele.

1. Przegląd standardowych procedur operacyjnych: Audytor zapoznaje się z funkcjonowaniem firmy i jej kontrolami wewnętrznymi oraz ocenia potencjalne ryzyko. Na przykład wielu wykonawców uwzględnia w harmonogramie WIP tylko projekty o wartości przekraczającej określoną kwotę. Audytor musiałby zrozumieć ten próg i powody jego stosowania. W zależności od zakresu zlecenia mogą oni przedstawić sugestie dotyczące dostosowania progu. Jeśli polityka firmy polega na uzyskiwaniu dwóch podpisów na fakturze przed wystawieniem czeku przez dział zobowiązań, audytor dowie się o tym fakcie.
2. Przegląd sprawozdań finansowych: Audytorzy mogą przeglądać wewnętrzne sprawozdania finansowe pod kątem wszelkich rażących odchyleń lub niepokojących wskaźników. Mogą zostać zażądane pomocnicze uzgodnienia kont aktywów, a wszelkie nieuzgodnione konta mogą wymagać dodatkowego czasu i przeglądu. Może zostać zażądany szczegółowy rejestr transakcji księgi głównej, aby pomóc audytorowi w sporządzeniu wielkości próby.
3. Dobór próby: Audytor współpracuje z personelem księgowym w celu wyboru próby projektów do kontroli z harmonogramu WIP – na przykład wszystkie projekty drogowe, określone typy klientów lub wszystkie projekty o wartości powyżej miliona dolarów, które zostały zamknięte w poprzednim roku.
4. Gromadzenie danych pomocniczych: Wewnętrzny personel księgowy wykonawcy zapewnia wsparcie dla wszystkich próbek. Audytor przegląda informacje, aby ustalić stopień ich kompletności.
5. Przeprowadzanie weryfikacji wewnętrznej: Audytorzy będą rozmawiać z kierownikami projektów w sprawie wybranych próbek projektów, aby poznać ich perspektywę. Na przykład, jeśli konkretny projekt został niedoszacowany, mogą istnieć notatki wyjaśniające dlaczego. Audytor skontaktuje się oddzielnie z kierownikiem projektu, aby uzyskać kolejną opinię na temat tego, czy liczby lub wyjaśnienie niedoszacowania mają sens w oparciu o to, co wydarzyło się podczas projektu.
6. Przeprowadzanie weryfikacji zewnętrznej: Audytor sprawdzi u podwykonawców i dostawców próbek zleceń, czy faktury się zgadzają. Jeśli generalny wykonawca jest winien firmie podwykonawczej sto tysięcy dolarów i ma zapisy o zapłaceniu jej 900 000 dolarów do tej pory, audytor poprosi podwykonawcę o sprawdzenie jego kont zobowiązań w celu zweryfikowania, czy te płatności miały miejsce.
7. Sporządzanie pakietu audytowego: Na koniec audytor sporządzi ostateczny pakiet audytowy, który zawiera zbadane sprawozdania finansowe.

W trakcie całego procesu audytor będzie zwracał uwagę na wszystko, co wygląda podejrzanie. Na przykład, jeśli firma standardowo płaci wszystkim w ciągu 30 dni, ale nagle zaczyna płacić wszystkim w ciągu 60 dni i opóźnia się z terminami płatności, audytor będzie starał się dowiedzieć, dlaczego tak się dzieje.

Audytorzy przeprowadzają również kontrole sprawozdań finansowych jako całości. Jeśli firma zakończyła ten rok z 100 000 dolarów nadwyżki rozliczeniowej, ale w zeszłym roku zakończyła rok z 3 milionami dolarów nadwyżki rozliczeniowej, jaka może być tego przyczyna? Co zmieniło się z roku na rok, co tłumaczy tak dużą zmianę w bilansie? Testując te poszczególne konta, audyt może wywęszyć inne problemy lub niespójności.

Co się dzieje, gdy audyt ujawni problem

Zadaniem audytora jest zidentyfikowanie wszelkich potencjalnych sygnałów ostrzegawczych, które mogłyby zaszkodzić dobrej kondycji finansowej firmy. Każda firma przechodząca audyt ma nadzieję, że pojawią się tylko drobne rozbieżności.

Każde istotne niedociągnięcie będzie musiało zostać wyjaśnione podczas kwalifikacji wstępnej do przetargu lub we wnioskach o pożyczkę. Firma będzie musiała przedstawić kontekst problemu i wyjaśnić, jakie procesy zostały zmienione, aby nie doszło do niego ponownie.

Jeśli audyt zidentyfikuje coś, czego właściciele się nie spodziewali, może to skłonić do poważnego zbadania kontroli wewnętrznych i ich niepowodzeń.

Oto przykład, jak może dojść do awarii kontroli wewnętrznej: Jeden pracownik ma kartę kredytową z limitem 3000 dolarów. Ten pracownik jest zaufany i sprawdzony i często dokonuje zakupów firmowych, które uzasadniają pewną swobodę. W szczególnie pracowity dzień pracownik ten przekazuje kartę innemu pracownikowi, aby ten wyskoczył na zakupy.

Zamiast zatwierdzonych zakupów pracownik dokonuje dużego i niepotrzebnego zakupu – akcesorium samochodowego, które w rzeczywistości uszkadza pojazd.

W tym momencie firma musiała opracować nowe kontrole wewnętrzne, aby rozwiązać ten problem – w tym przypadku, kto jest upoważniony do dokonywania zakupów i kto musi zatwierdzać instalacje pojazdów. Kontrole wewnętrzne zawsze mogą zostać złamane, ale im więcej kontroli i równowagi, tym mniejsze prawdopodobieństwo wystąpienia poważnego problemu.

Kontrole wewnętrzne chronią zarówno firmę, jak i jej pracowników. Pojedynczy pracownik nie może ponosić wyłącznej odpowiedzialności za błąd, jeśli decyzję podpisało dwóch kierowników. Przestrzegając kontroli, pracownicy podejmują krok, aby zdystansować się od wszelkich poważnych błędów.

Co audyty w budownictwie ujawniają o firmach wykonawczych?

Audytorzy mogą wiele powiedzieć o działalności firmy, przyglądając się umowom budowlanym. Jedną z głównych rzeczy, na które zwracają uwagę, jest to, czy wykonawca uczciwie fakturuje. Na przykład, jeśli wykonawca fakturuje 50% ukończenia na podstawie kosztów i odpowiednio wykazuje cały ten przychód, audytor ustali, czy istnieją odpowiednie faktury, czy też wykonawca zaksięgował te koszty na podstawie fikcyjnych faktur, aby rozpoznać większy przychód.

Audytorzy mogą podążać za tymi małymi śladami, które wskazują, że firma podejmuje złe decyzje, i warto, aby audytor przyjrzał się większej liczbie umów i faktur w celu uzyskania dalszych informacji. Firma, która nie może udokumentować swoich faktur, będzie dużym sygnałem ostrzegawczym dla kredytodawców.

Jeśli matematyka się nie zgadza z powodu prawdziwego błędu, może to oznaczać, że firma ma pewne luki w swoich procesach księgowych. Z drugiej strony, firma może próbować dopuścić się oszustwa. Każda z tych sytuacji może wzbudzić niepokój kredytodawców – mogą oni nadal udzielić wykonawcy pożyczki, ale również naliczyć wyższą stopę procentową lub zażądać większego zabezpieczenia.

Oto przykład pozornie niewinnych problemów procesowych, które mogą prowadzić do kłopotów w przyszłości: rozważmy członka zespołu finansowego, który jest odpowiedzialny za uzyskiwanie podpisów kierowników na dokumentach pożyczkowych, a następnie notarialne poświadczanie podpisanych arkuszy w celu potwierdzenia ich integralności. Pracownik ma do przetworzenia tysiące takich dokumentów tygodniowo. Zdaje sobie sprawę, że łatwiej jest zebrać wszystkie dokumenty i poświadczyć je notarialnie razem, a następnie uzyskać podpis kierownika, zamiast na odwrót. Pracownik nigdy nie zamierzał nikogo oszukać ani sprawić problemów, ale zepsuty proces może prowadzić do kłopotów, jeśli pojawi się problem z jednym z dokumentów, który został poświadczony notarialnie, ale nie podpisany.

Najlepsze praktyki w zarządzaniu audytami w budownictwie

1. Regularnie uzgadniaj. Nawet przy dobrze działających systemach księgowych czasami coś umknie uwadze. Regularne uzgadnianie pomaga zapewnić właściwą dokumentację każdego projektu i wychwycić drobne problemy, zanim staną się większymi wzorcami. Na przykład, wykonawca może wymagać od wszystkich podwykonawców posiadania zaświadczenia o ubezpieczeniu w aktach lub zrzeczenia się zastawu na każdą fakturę, ale gorszy dzień prowadzi do luki w tych aktach. Na przykład ktoś z działu zobowiązań mógł zapłacić faktury bez dołączania zrzeczeń z zastawu. Przeglądanie akt projektów w celu upewnienia się, że faktury mają właściwe zrzeczenia z zastawu, wszystkie zaświadczenia są dołączone i istnieją podpisane, w pełni wykonane dokumenty podwykonawcze w aktach przed zamknięciem projektu lub nawet okresowo w trakcie cyklu może wypełnić te luki, zanim staną się problematyczne.
2. Organizuj regularne spotkania dotyczące postępów. Organizuj regularne spotkania finansowe dotyczące postępów z personelem w trakcie każdego projektu. Rozmawiaj o wydatkach i wartościach odstających oraz błędach procesowych, aby wyprzedzić każdy audyt.
3. Zawsze przestrzegaj procedur firmy. Przestrzegaj procedur firmy, w tym wymagań dotyczących dokumentacji i podpisów. Utrzymuj te zapisy dokładne i aktualne, wiedząc, że w pewnym momencie będzie audyt, który będzie ich wymagał.
4. Nie bój się niespodzianek – spodziewaj się ich. Firmy nigdy nie mogą być całkowicie przygotowane na audyty. Zadaniem audytora jest znalezienie błędów w dokumentacji firmy. Bądź przygotowany na konfrontację z problemami, aby zapobiec problemom w przyszłości.

Zapisz się do Blueprint, bezpłatnego newslettera Procore dla branży budowlanej, aby otrzymywać treści od ekspertów branżowych prosto do swojej skrzynki odbiorczej. Zapisz się

Technologia zmienia audyty w budownictwie

Systemy, które umożliwiają dokładne i łatwe prowadzenie ewidencji, usprawniają proces audytu dla wykonawców – dla nich najtrudniejszą rzeczą w tym procesie jest znalezienie i pobranie danych próbek. Ujednolicone repozytorium faktur i dokumentów umownych bardzo ułatwia znalezienie tych informacji i przekazanie ich.

Jeśli firma znajdzie błąd procesowy wewnętrznie, zespół księgowy może zgłosić go w notatce jako znany błąd i wyjaśnić kroki podjęte w celu jego naprawienia. Proste wyjaśnienie może obniżyć rangę błędu wewnętrznego z istotnej słabości, która wskazuje na poważne problemy w firmie.

Ujednolicone procesy mogą również obniżyć koszty audytu. Audytorzy naliczają opłaty za czas spędzony na przesiewaniu wszystkich informacji, które dostarcza im wykonawca. Jeśli dane są niekompletne lub nieprawidłowe, audytor będzie musiał naliczyć opłatę za czas potrzebny na ich przeczytanie i ustalenie, że były niekompletne. Systemy, które pozwalają wykonawcom prowadzić kompletną i zorganizowaną ewidencję, znacznie ułatwiają audyty i pomagają im znaleźć problemy, zanim zrobi to audytor.

Czy ten artykuł był pomocny? Dziękujemy za przesłanie opinii. 100% 0% Użytkownik ocenił ten artykuł jako . Czy to pomyłka? Jeśli tak, zmień swój głos tutaj. Prześlij opinię

Przewiń mniej, dowiedz się więcej o budownictwie. Zapisz się do The Blueprint, newslettera Procore dla branży budowlanej, aby otrzymywać treści od ekspertów branżowych prosto do swojej skrzynki odbiorczej. Klikając ten przycisk, zgadzasz się z naszymi Zasadami ochrony prywatności i Warunkami korzystania z usługi. Dziękujemy! Jesteś zapisany na newsletter The Blueprint od Procore. Możesz zrezygnować z subskrypcji w dowolnym momencie.

Napisane przez:

Kelsie Keleher 12 artykułów Kelsie jest starszym konsultantem ds. produktów strategicznych dla generalnych wykonawców w Procore; ściśle współpracuje z klientami z branży budowlanej i infrastrukturalnej. Kelsie posiada tytuł MBA i blisko dekadę doświadczenia w księgowości i finansach budowlanych. Zobacz profil

Jeśli chcesz poznać inne artykuły podobne do Audyt finansowy w budownictwie: kompleksowy przewodnik, możesz odwiedzić kategorię Rachunkowość.