Czy audyt BRC musi być zapowiedziany?

W dzisiejszym świecie, gdzie bezpieczeństwo żywności jest priorytetem, standardy takie jak BRC (British Retail Consortium) odgrywają kluczową rolę. Firmy z branży spożywczej starają się o certyfikat BRC, aby potwierdzić swoją wysoką jakość i wiarygodność. Jednym z ważniejszych aspektów procesu certyfikacji jest audyt BRC. Pojawia się jednak pytanie: czy taki audyt musi być zapowiedziany?

Czym jest audyt BRC?

Audyt BRC to szczegółowa kontrola, której celem jest ocena zgodności firmy z wymaganiami standardu BRC. Standard BRC, obecnie znany jako BRCGS (Brand Reputation Compliance Global Standards), jest globalnie uznawanym systemem zarządzania bezpieczeństwem i jakością żywności. Obejmuje on szeroki zakres wymagań, dotyczących m.in. systemu zarządzania jakością, bezpieczeństwa żywności, kontroli operacyjnej, standardów zakładu, kontroli produktu i procesów. Audyt BRC ma na celu zweryfikowanie, czy firma spełnia te wymagania w praktyce.

Standard BRCGS obejmuje różne obszary, w zależności od branży i specyfiki firmy. Najpopularniejsze standardy to:

• BRCGS Food Safety (Bezpieczeństwo Żywności) – dla producentów żywności
• BRCGS Packaging Materials (Materiały Opakowaniowe) – dla producentów opakowań
• BRCGS Storage and Distribution (Magazynowanie i Dystrybucja) – dla firm zajmujących się magazynowaniem i dystrybucją
• BRCGS Agents and Brokers (Agenci i Brokerzy) – dla agentów i brokerów w łańcuchu dostaw żywności

Audyt BRC jest przeprowadzany przez akredytowane jednostki certyfikujące, takie jak ISOQAR CEE, które posiadają uprawnienia do oceny zgodności z wymaganiami standardu. Po pomyślnym przejściu audytu, firma otrzymuje certyfikat BRC, który jest ważny przez określony czas (zazwyczaj 12 miesięcy), po czym audyt musi zostać powtórzony.

Rodzaje audytów: zapowiedziane i niezapowiedziane

W świecie audytów i certyfikacji, w tym również w kontekście BRCGS, wyróżniamy dwa podstawowe rodzaje audytów:

• Audyty zapowiedziane (Announced audits)
• Audyty niezapowiedziane (Unannounced audits)

Audyt zapowiedziany, jak sama nazwa wskazuje, to audyt, o którego terminie firma jest informowana z wyprzedzeniem. Zazwyczaj jednostka certyfikująca ustala z firmą konkretny termin audytu, dając firmie czas na przygotowanie się i zebranie niezbędnej dokumentacji. Jest to najczęściej wybierana opcja, szczególnie przy audytach certyfikacyjnych i audytach recertyfikacyjnych.

Z kolei audyt niezapowiedziany to audyt, o którego terminie firma nie jest informowana. Jednostka certyfikująca przyjeżdża do firmy w wybranym przez siebie dniu, w ramach określonego okna czasowego (np. 3-miesięcznego okresu). Ten rodzaj audytu ma na celu sprawdzenie, jak system zarządzania firmy funkcjonuje na co dzień, w normalnych warunkach, bez specjalnego przygotowania. Audyty niezapowiedziane są często stosowane w programach monitoringu i mogą być wymagane przez niektórych klientów lub standardy.

Czy audyt BRC jest zapowiedziany?

W kontekście audytów BRCGS, odpowiedź na pytanie „czy audyt BRC musi być zapowiedziany?” brzmi: zazwyczaj tak, ale nie zawsze. Standardowo, audyty BRCGS są audytami zapowiedzianymi. Oznacza to, że firma jest informowana o planowanym terminie audytu z odpowiednim wyprzedzeniem.

Jednakże, standard BRCGS dopuszcza również możliwość przeprowadzenia audytów niezapowiedzianych. W rzeczywistości, w niektórych przypadkach, audyt niezapowiedziany jest nawet preferowany lub wymagany. Decyzja o rodzaju audytu (zapowiedziany czy niezapowiedziany) zależy od kilku czynników, w tym:

• Wymagań standardu BRCGS: Niektóre standardy BRCGS, w zależności od wersji i rodzaju, mogą preferować lub wymagać audytów niezapowiedzianych. Na przykład, w przypadku BRCGS Food Safety, istnieje opcja certyfikacji poprzez audyt niezapowiedziany, która może być premiowana wyższą oceną i większym zaufaniem klientów.
• Wymagań klienta: Niektórzy klienci, szczególnie duże sieci handlowe, mogą wymagać od swoich dostawców posiadania certyfikatu BRCGS uzyskanego w wyniku audytu niezapowiedzianego. Jest to dla nich dodatkowe zapewnienie, że system zarządzania bezpieczeństwem żywności w firmie dostawcy działa sprawnie i skutecznie na co dzień.
• Decyzji firmy: Firma sama może zdecydować się na audyt niezapowiedziany, aby pokazać swoją gotowość i zaangażowanie w utrzymanie wysokich standardów. Może to być element strategii budowania zaufania i wyróżnienia się na rynku.

Tabela porównawcza: Audyt Zapowiedziany vs. Niezapowiedziany BRCGS

Jak przygotować się do zapowiedzianego audytu BRC?

Niezależnie od tego, czy audyt BRC jest zapowiedziany, czy nie, kluczowe jest odpowiednie przygotowanie. W przypadku audytu zapowiedzianego, firmy mają więcej czasu na przygotowania, co może zwiększyć szanse na pomyślne przejście kontroli i uzyskanie certyfikatu BRC. Oto kilka kluczowych kroków przygotowania do zapowiedzianego audytu BRC:

1. Zapoznaj się ze standardem BRCGS: Upewnij się, że dokładnie rozumiesz wymagania standardu BRCGS, który dotyczy Twojej firmy. Przeanalizuj wszystkie klauzule i upewnij się, że system zarządzania firmy jest z nimi zgodny.
2. Przeprowadź audyt wewnętrzny: Przed audytem zewnętrznym, przeprowadź dokładny audyt wewnętrzny systemu zarządzania. Zidentyfikuj obszary, które wymagają poprawy i wdroż działania korygujące. Audyt wewnętrzny powinien być przeprowadzony przez kompetentne osoby, zaznajomione ze standardem BRCGS.
3. Przegląd dokumentacji: Upewnij się, że cała niezbędna dokumentacja jest aktualna, kompletna i łatwo dostępna. Dotyczy to m.in. procedur, instrukcji, zapisów, certyfikatów, analiz ryzyka (HACCP), specyfikacji surowców i produktów.
4. Szkolenie personelu: Upewnij się, że cały personel, który będzie zaangażowany w audyt, jest odpowiednio przeszkolony i świadomy wymagań standardu BRCGS. Pracownicy powinni wiedzieć, jakie są ich role i odpowiedzialności w systemie zarządzania.
5. Przygotowanie zakładu: Upewnij się, że zakład produkcyjny lub magazyn jest czysty, uporządkowany i spełnia wymagania higieniczne. Sprawdź stan techniczny maszyn i urządzeń, systemy kontroli szkodników, systemy monitoringu temperatury i wilgotności, itp.
6. Przegląd działań korygujących i zapobiegawczych: Przeanalizuj zapisy z poprzednich audytów, audytów wewnętrznych, reklamacji klientów i innych źródeł. Upewnij się, że działania korygujące i zapobiegawcze zostały wdrożone i są skuteczne.
7. Komunikacja z jednostką certyfikującą: Utrzymuj stały kontakt z jednostką certyfikującą. Wyjaśnij wszelkie wątpliwości i upewnij się, że rozumiesz proces audytu i wymagania dotyczące dokumentacji i przygotowań.

Korzyści z certyfikacji BRC

Uzyskanie certyfikatu BRCGS niesie ze sobą wiele korzyści dla firm z branży spożywczej i opakowaniowej. Do najważniejszych zalet należą:

• Wiarygodność i zaufanie klientów: Certyfikat BRCGS jest globalnie rozpoznawalnym znakiem jakości i bezpieczeństwa żywności, co buduje zaufanie klientów i partnerów biznesowych.
• Dostęp do nowych rynków: Wiele dużych sieci handlowych i producentów żywności wymaga od swoich dostawców posiadania certyfikatu BRCGS. Certyfikacja otwiera drzwi do współpracy z tymi klientami i umożliwia ekspansję na nowe rynki.
• Poprawa efektywności operacyjnej: Wdrożenie i utrzymanie systemu zarządzania zgodnego z BRCGS prowadzi do usprawnienia procesów operacyjnych, redukcji strat i poprawy efektywności produkcji.
• Redukcja ryzyka: System BRCGS pomaga firmom identyfikować i minimalizować ryzyka związane z bezpieczeństwem żywności i jakością produktów.
• Zgodność z przepisami prawa: Standard BRCGS uwzględnia wymagania prawne dotyczące bezpieczeństwa żywności, co pomaga firmom w zapewnieniu zgodności z obowiązującymi przepisami.

Podsumowanie

Podsumowując, audyt BRC zazwyczaj jest audytem zapowiedzianym, dającym firmom czas na odpowiednie przygotowanie. Jednakże, standard BRCGS dopuszcza również możliwość audytów niezapowiedzianych, które mogą być wymagane w określonych sytuacjach lub preferowane przez firmy dążące do wykazania najwyższego poziomu zaangażowania w bezpieczeństwo i jakość. Niezależnie od rodzaju audytu, kluczowe jest solidne przygotowanie, zrozumienie wymagań standardu i ciągłe doskonalenie systemu zarządzania.

FAQ - Najczęściej zadawane pytania

1. Czy muszę informować pracowników o terminie audytu zapowiedzianego?

   Tak, zaleca się poinformowanie kluczowych pracowników o terminie audytu zapowiedzianego. Dzięki temu będą mogli się przygotować, zebrać niezbędne dokumenty i odpowiedzieć na ewentualne pytania audytora.

2. Co się stanie, jeśli audytor przyjedzie na audyt niezapowiedziany w nieodpowiednim momencie?

   Standard BRCGS określa pewne ramy czasowe dla audytów niezapowiedzianych (tzw. okno audytowe). Jednostka certyfikująca powinna planować audyt tak, aby był on przeprowadzony w czasie normalnej pracy firmy. Jeśli jednak audytor przyjedzie w momencie, gdy produkcja nie jest prowadzona (np. w weekend, jeśli firma normalnie pracuje w tygodniu), audyt może zostać przełożony na inny termin, ale nadal w ramach okna audytowego.

3. Czy audytorzy zawsze dokładnie sprawdzają całą dokumentację?

   Tak, audytorzy BRCGS dokładnie sprawdzają dokumentację, ale również weryfikują, czy to, co jest zapisane w dokumentach, ma odzwierciedlenie w rzeczywistości. Audyt obejmuje zarówno przegląd dokumentacji, jak i obserwację procesów produkcyjnych, wywiady z pracownikami i inspekcję zakładu.

4. Jak długo trwa audyt BRC?

   Czas trwania audytu BRC zależy od wielkości firmy, zakresu certyfikacji i złożoności procesów. Zazwyczaj audyt trwa od jednego do kilku dni. Jednostka certyfikująca powinna poinformować firmę o szacowanym czasie trwania audytu przed jego rozpoczęciem.

5. Co się dzieje po audycie BRC?

   Po audycie, jednostka certyfikująca sporządza raport z audytu, w którym przedstawia wyniki kontroli, w tym ewentualne niezgodności. Firma otrzymuje raport i ma czas na wdrożenie działań korygujących dla zidentyfikowanych niezgodności. Po weryfikacji działań korygujących, jednostka certyfikująca podejmuje decyzję o przyznaniu lub utrzymaniu certyfikatu BRC.

Jeśli chcesz poznać inne artykuły podobne do Czy audyt BRC musi być zapowiedziany?, możesz odwiedzić kategorię Audyt.