Jak przeprowadzić skuteczny audyt bezpieczeństwa?

Zapewnienie bezpieczeństwa w miejscu pracy to jedno z najważniejszych zadań każdego pracodawcy. Zdrowe i bezpieczne środowisko pracy sprzyja produktywności i wydajności, a pracownicy, którzy wiedzą, że ich pracodawcy dbają o ich bezpieczeństwo, są bardziej zmotywowani do pracy. Pracodawcy i pracownicy muszą współpracować, aby stworzyć takie bezpieczne i zdrowe miejsce pracy, wdrażając skuteczny program bezpieczeństwa, który obejmowałby proces zarządzania ryzykiem, regularne spotkania dotyczące bezpieczeństwa z pracownikami i wiele innych.

Oczywiście bezpieczeństwo jest dynamiczne, a nowe problemy związane z bezpieczeństwem mogą pojawić się nawet przy niewielkich zmianach w operacjach. Dlatego ważne jest, aby monitorować, czy program bezpieczeństwa w miejscu pracy działa tak, jak powinien. Najlepszym sposobem na ocenę efektywności i skuteczności systemu zarządzania bezpieczeństwem jest audyt bezpieczeństwa. Regularne przeprowadzanie audytów zapewnia zgodność z przepisami, a także pomaga zidentyfikować i usunąć zagrożenia bezpieczeństwa, które potencjalnie mogłyby prowadzić do poważnych urazów w miejscu pracy, a nawet śmierci.

W tym artykule omówimy, czym dokładnie jest audyt bezpieczeństwa, jak go przeprowadzić i jakie są najlepsze praktyki.

Czym są audyty bezpieczeństwa?

Audyt bezpieczeństwa to systematyczny przegląd mający na celu analizę ryzyka i zagrożeń w miejscu pracy oraz ocenę skuteczności i niezawodności procedur bezpieczeństwa ustanowionych w organizacji. Może być przeprowadzony przez wewnętrznych lub zewnętrznych inspektorów bezpieczeństwa. Głównymi celami audytu bezpieczeństwa są ustalenie, czy program bezpieczeństwa organizacji jest wdrażany, zidentyfikowanie luk w tym programie bezpieczeństwa oraz nakreślenie działań naprawczych mających na celu usunięcie znalezionych luk.

Audyt bezpieczeństwa obejmuje rygorystyczną obserwację operacji biznesowych, środowiska pracy, stanu sprzętu, zachowania pracowników i innych szczegółów, aby upewnić się, że masz dobry plan bezpieczeństwa w miejscu pracy i że jest on wdrażany zgodnie z branżowymi standardami bezpieczeństwa. Pytania takie jak: „W jaki sposób pracownicy rozwiązują problemy związane z bezpieczeństwem?”, „Jakie środki kontroli są wdrożone w celu ograniczenia zagrożeń bezpieczeństwa?” oraz „Jak regularne i skuteczne są szkolenia z zakresu bezpieczeństwa w miejscu pracy?” są rozpatrywane podczas audytu bezpieczeństwa.

3 Rodzaje audytów bezpieczeństwa

Istnieją trzy rodzaje audytów bezpieczeństwa, w zależności od tego, kto je przeprowadza i w jakim celu. Obejmują one:

• Audyty zgodności: W tych audytach polityki i zasady bezpieczeństwa firmy są przeglądane przez oficjalnego audytora bezpieczeństwa w celu upewnienia się, że program bezpieczeństwa jest zgodny ze standardami określonymi przez odpowiednie organy (np. OSHA w USA, PIP w Polsce). Audytorzy oceniają plany bezpieczeństwa firmy, przepisy, programy szkoleń z zakresu bezpieczeństwa i prowadzenie dokumentacji. Niezdanie tego audytu może skutkować wysokimi karami pieniężnymi.
• Audyty programowe: Są one zazwyczaj bardziej szczegółowe niż audyty zgodności, oceniając bezpośrednio programy bezpieczeństwa. Audyty te dokonują szczegółowej analizy skuteczności przepisów bezpieczeństwa poprzez wywiady z pracownikami i inspekcję operacji. Są one przydatne do identyfikacji luk i słabości w programie bezpieczeństwa, umożliwiając szybkie podjęcie działań naprawczych.
• Audyty systemu zarządzania: Audyty te można uznać za połączenie audytów zgodności i audytów programowych, ponieważ określają, czy program bezpieczeństwa skutecznie odpowiada zarówno polityce firmy, jak i standardom regulacyjnym. Obejmują one kompleksowe podejście, w tym przeglądy zgodności, obserwacje w miejscu pracy oraz wywiady i oceny pracowników, aby uzyskać ogólny obraz programu bezpieczeństwa.

Kroki skutecznego audytu bezpieczeństwa

Konkretne elementy, które bada audyt bezpieczeństwa, mogą się różnić w zależności od rodzaju i wielkości firmy, ale każdy audyt składa się z następujących pięciu podstawowych kroków:

Krok 1: Zaplanuj audyt

Pierwszym krokiem w każdym systematycznym procesie jest planowanie. Przed rozpoczęciem audytu ważne jest, aby poinformować wszystkich kierowników i przełożonych poddawanych audytowi, aby mogli przygotować wszystkie zapisy i dokumenty na rozpoczęcie audytu. Aby zapewnić ciągłość, dobrym pomysłem jest również przejrzenie wcześniejszych raportów z audytów, zwłaszcza zaleceń dotyczących działań naprawczych, aby sprawdzić, czy te zalecenia zostały wdrożone.

Ważne jest również ustalenie, kto przeprowadzi audyt: zewnętrzni konsultanci czy wewnętrzny zespół audytowy. Jeśli wewnętrzny, zespół powinien być zróżnicowany, ponieważ umożliwia to szerokie spojrzenie. Na koniec należy określić zakres audytu, ustalić cele i zebrać materiały, takie jak lista kontrolna audytu, wcześniejsze raporty z kontroli bezpieczeństwa i dokumenty regulacyjne, aby upewnić się, że cele zostały osiągnięte.

Krok 2: Przeprowadź audyt

Po zaplanowaniu audytu nadszedł czas na jego faktyczne przeprowadzenie. Obejmuje to:

• Przegląd planów i dokumentów polityki: Ma to na celu zarówno zidentyfikowanie luk w samej pisemnej procedurze, jak i porównanie pisemnej procedury z rzeczywistymi operacjami.
• Rozmowy z pracownikami na hali produkcyjnej: Pracownicy, którzy obsługują sprzęt lub pracują w obszarach poddawanych audytowi, mogą dostarczyć wglądu nie tylko w aktualne procesy bezpieczeństwa, ale także w obszary, które można by rozwiązać inaczej.
• Bezpośrednia obserwacja operacji: Oprócz rozmów z ekspertami (tj. samymi pracownikami i ich przełożonymi), audytorzy powinni również obserwować stosowane procesy. Może to pomóc w identyfikacji potencjalnych zagrożeń i problemów z zgodnością. W zależności od rodzaju audytu audytorzy mogą korzystać z listy kontrolnej audytu lub zapisywać jakościowe obserwacje.

Krok 3: Przygotuj raport

Po zakończeniu audytu członkowie zespołu kompilują swoje notatki w systematyczny raport, który podsumowuje ich ustalenia. Raport z audytu wymienia obszary poddane audytowi, osoby przeprowadzające audyt oraz listę wszystkich osób, z którymi przeprowadzono wywiady.

Dobry raport jest obiektywny i zwięzły oraz zawiera szczegółowe informacje zarówno o pozytywnych, jak i negatywnych ustaleniach.

Określa również zalecane działania w celu usunięcia luk i słabości stwierdzonych podczas audytu oraz wskazuje względny priorytet i powagę różnych problemów związanych z bezpieczeństwem oraz wymienionych działań naprawczych.

Krok 4: Wdroż działania naprawcze i zapobiegawcze

Działania naprawcze zalecane w raporcie z audytu muszą zostać wdrożone. Wewnętrzny zespół organizacji (głównie kierownicy i przełożeni bezpośrednio zaangażowani), z pomocą lub bez pomocy zespołu audytowego, powinien ustalić priorytety w oparciu o pilność i powagę każdego stwierdzonego zagrożenia bezpieczeństwa.

Zespół powinien następnie przydzielić konkretne zadania w celu złagodzenia zagrożeń i ustalić terminy kontroli i zakończenia, aby zapewnić wdrożenie. Aby raport z audytu był bardziej skuteczny i użyteczny podczas przyszłych kontroli, zespół może opracować sposób rejestrowania zrealizowanych działań w samym raporcie z audytu.

Krok 5: Przekaż wyniki

Wreszcie, zawsze dobrze jest informować pracowników na bieżąco, ponieważ zachęca to do zdrowej kultury bezpieczeństwa w miejscu pracy. Publikowanie wyników audytów na stronach intranetowych firmy lub w miejscach publicznych, do których wszyscy pracownicy mają dostęp, sprzyja przejrzystości i pozwala pracownikom zobaczyć, co robisz, aby zapewnić im bezpieczeństwo.

Ponadto odpowiedni interesariusze, tacy jak konkretni przełożeni, muszą znać podstawowe ustalenia i zalecenia, dlatego dobrze jest informować ich również osobno.

Najlepsze praktyki audytu bezpieczeństwa

Aby audyty bezpieczeństwa były skuteczne i wartościowe, warto przestrzegać pewnych ogólnych najlepszych praktyk podczas ich przeprowadzania. Niektóre z nich to:

Regularnie przeprowadzaj audyty bezpieczeństwa

Ogólnie przyjętą praktyką jest przeprowadzanie audytów bezpieczeństwa raz w roku. Ale może to prowadzić do rozluźnienia praktyk pracy, które nie są zgodne ze standardami zarządzania bezpieczeństwem w ciągu roku, a zgodność jest poważnie zapewniana dopiero bliżej terminu audytu.

Zamiast tego, bardziej efektywne może być zaplanowanie ukierunkowanych audytów bezpieczeństwa w ciągu roku (np. audyt każdego działu na zasadzie rotacji), a następnie kompleksowy audyt bezpieczeństwa w całej firmie raz w roku.

Ponadto audyt bezpieczeństwa powinien być przeprowadzany za każdym razem, gdy zmieniają się operacje, przepisy, warunki pracy lub siła robocza. Na przykład, jeśli uruchamiasz nową linię produkcyjną lub otwierasz nowe miejsce pracy z 50 nowymi pracownikami, dobrze jest skontrolować wszelkie problemy związane z bezpieczeństwem, które mogą wyniknąć ze zmiany.

Korzystaj z kompetentnych i obiektywnych audytorów

Audyt bezpieczeństwa jest tak dobry, jak zespół, który go przeprowadza. Tak więc, niezależnie od tego, czy zatrudniasz zewnętrznych specjalistów ds. bezpieczeństwa, czy korzystasz z wewnętrznego zespołu audytowego, zawsze dobrze jest dokonać starannego wyboru. Jeśli zatrudniasz zewnętrznych konsultantów, przeprowadź badania, aby upewnić się, że dobrze pasują do Twoich wymagań. Jeśli zatrzymujesz się w firmie, stwórz interdyscyplinarny zespół, który jest dobrze zorientowany zarówno w procesach poddawanych audytowi, jak i w aktualnych wewnętrznych i regulacyjnych standardach bezpieczeństwa.

Zapewnij zgodność

Nawet jeśli audyt bezpieczeństwa nie jest audytem zgodności, dobrze jest sprawdzić procedury bezpieczeństwa pod kątem zgodności z przepisami. Upewnij się, że audyt jest zgodny z odpowiednimi standardami, sprawdzając listy kontrolne i procedurę audytu z lokalnymi, stanowymi i krajowymi przepisami oraz dostosowując materiały tak, aby uwzględniały wszystkie kontrole niezbędne do zapewnienia zgodności.

Użyj odpowiednich materiałów do audytu

Powszechną praktyką jest stosowanie list kontrolnych audytu bezpieczeństwa lub szablonów, które poprowadzą Cię przez audyt i zapewnią, że niczego nie pominiesz. Takie szablony można zazwyczaj pobrać bezpłatnie z różnych źródeł internetowych. Ale zawsze dobrze jest sprawdzić te ogólne szablony i dostosować je do konkretnego przypadku użycia. Na przykład, jeśli szablon prosi o sprawdzenie kontroli związanych z materiałami niebezpiecznymi, ale Twoja działalność nie obejmuje takich materiałów, taki punkt prawdopodobnie powinien zostać usunięty. Z drugiej strony, jeśli masz maszyny, które wymagają procedur blokowania, ale nie ma o tym wzmianki w szablonie, być może będziesz musiał go dodać.

Zdigitalizuj audyty bezpieczeństwa, aby ułatwić sobie pracę

Ręczne przeprowadzanie audytów bezpieczeństwa (przy użyciu dokumentacji papierowej lub rozbudowanych arkuszy kalkulacyjnych) może być czasochłonne i zawodne. Platforma internetowa, taka jak Pulpstream’s Auditing Solution, może znacznie ułatwić i usprawnić pracę. Taka platforma może umożliwić:

• Rejestrowanie i przechowywanie obserwacji, wywiadów i innych dowodów na dowolnym urządzeniu (nawet w trybie offline)
• Integrację przeszłych raportów z inspekcji i audytów, najnowszych wymagań dotyczących zgodności oraz dokumentów dotyczących polityki bezpieczeństwa firmy i wykorzystanie zaawansowanych narzędzi analitycznych do identyfikacji luk i dostarczania zaawansowanych informacji
• Korzystanie z konfigurowalnych przepływów pracy, list kontrolnych i formularzy do rejestrowania wszystkiego online i automatycznego udostępniania informacji reszcie zespołu audytowego, a także innym interesariuszom
• Tworzenie, przydzielanie i śledzenie działań naprawczych poprzez generowanie zadań i automatyczne uruchamianie działań dla określonych użytkowników

Pojedyncza platforma audytowa pomogłaby ograniczyć ilość dokumentacji, wyeliminować uciążliwość żmudnych arkuszy kalkulacyjnych, zapewnić lepszy wgląd oraz znacznie usprawnić komunikację i przydzielanie działań.

Wykorzystaj moc cyfryzacji, aby audyt był bardziej efektywny.