Audyt vs. Inspekcja: Kluczowe Różnice w BHP

Wielu ludzi używa terminów audyt i inspekcja zamiennie, ale każde z nich odgrywa unikalną rolę w kontekście zgodności i zarządzania Bezpieczeństwem i Higieną Pracy (BHP). Zrozumienie różnic między tymi dwoma pojęciami jest kluczowe dla menedżerów BHP, aby zapewnić zgodność z przepisami, zapobiegać incydentom i naruszeniom, które mogą mieć wpływ na organizację.

Co to jest Audyt BHP?

Audyt BHP to kompleksowa ocena procesów, procedur i polityk obowiązujących w zakładzie, mająca na celu weryfikację zgodności z wymogami regulacyjnymi i normami, takimi jak ISO 14001. Audyty wymagają znaczącego przygotowania i dokumentacji, a także zaangażowania większego zespołu ekspertów w dziedzinie ocenianych procesów. Część audytu BHP obejmuje szczegółowy raport z listą ustaleń przeznaczonych do przeglądu przez kierownictwo. Następnie przypisywane są działania korygujące w celu usunięcia wszelkich luk zidentyfikowanych podczas audytu.

Co to jest Inspekcja BHP?

Z drugiej strony, inspekcje BHP są zazwyczaj bardziej rutynowe i ograniczone w zakresie, obejmujące wizualne kontrole sprzętu i konkretnych zagrożeń, które należy kontrolować. Chociaż formalne działania korygujące mogą być wymagane, w niektórych przypadkach problemy można udokumentować, a następnie naprawić na miejscu. Dodatkowo, ustalenia audytu zazwyczaj prowadzą do Analizy Przyczyn Źródłowych (RCA), podczas gdy inspekcje zazwyczaj tego nie robią.

Kluczowe Różnice między Audytami a Inspekcjami BHP

Chociaż zarówno audyty, jak i inspekcje mają na celu weryfikację zgodności z normami i protokołami BHP, istnieją istotne różnice pod względem zakresu, celu i częstotliwości.

Kolejną istotną różnicą między audytami a inspekcjami jest ich częstotliwość. Audyty przeprowadzane są rzadziej. Na przykład, kierownicy zespołów mogą przeprowadzać codzienne obchody bezpieczeństwa lub cotygodniowe inspekcje bezpieczeństwa, podczas gdy audyt wewnętrzny wymagany na mocy ISO 14001 może odbywać się tylko raz w roku.

Zakłady czasami dzielą kompleksowe audyty na miesięczne lub kwartalne audyty, które analizują określone części systemu zarządzania BHP. Pod koniec roku te miesięczne lub kwartalne audyty składają się na pełny audyt programu BHP. Audyt BHP często obejmuje przegląd rutynowych procedur inspekcyjnych oraz tego, czy są one przestrzegane w praktyce.

Kontekst Plan-Do-Check-Act (PDCA)

Zarówno audyty, jak i inspekcje stanowią krytyczne, ale różne kroki w procesie Plan-Do-Check-Act (PDCA). Na wysokim poziomie podejście PDCA obejmuje cztery etapy:

• Plan: Etap planowania wymaga udokumentowania procesów i procedur. Obejmuje to tworzenie dokumentów, takich jak polityki bezpieczeństwa, wymagania dotyczące szkolenia pracowników, analizy bezpieczeństwa pracy (JSA), plany reagowania w sytuacjach awaryjnych i inne.
• Do (Wykonaj): To tutaj realizujesz procesy zarządzania bezpieczeństwem, w tym inspekcje, które zostały udokumentowane na etapie planowania.
• Check (Sprawdź): Audyty weryfikują, czy Twój zespół faktycznie przestrzega procesów, polityk i procedur określonych w dokumentacji oraz czy przestrzega wszelkich istotnych wymogów regulacyjnych lub normatywnych.
• Act (Działaj): Ten krok obejmuje działania korygujące w celu usunięcia wszelkich luk, takie jak wdrożenie nowych środków kontroli bezpieczeństwa dla niekontrolowanego zagrożenia zidentyfikowanego podczas audytu lub inspekcji.

Przygotowanie do Inspekcji BHP

Regularne przeprowadzanie inspekcji bezpieczeństwa w zakładzie jest kluczowe dla proaktywnego zapobiegania wypadkom przy pracy. Inspekcje te pomagają również utrzymać zespół w gotowości na wszelkie kontrole Państwowej Inspekcji Pracy (PIP), w tym niezapowiedziane wizyty. Rutynowe inspekcje środowiskowe mogą pomóc zapewnić zgodność z obowiązującymi przepisami ochrony środowiska i innymi lokalnymi wymogami.

Istnieje wiele szablonów, które pomagają producentom opracować listy kontrolne do samodzielnych inspekcji w ich zakładach. Chociaż kuszące może być użycie ogólnej listy kontrolnej do inspekcji terenu, szablony te powinny być używane tylko jako punkt wyjścia do tworzenia list kontrolnych, które mają zastosowanie do unikalnych operacji każdego zakładu.

Podczas tworzenia list kontrolnych specyficznych dla danego zakładu, należy również upewnić się, że uwzględniono takie elementy jak:

• Ostatnie incydenty związane z bezpieczeństwem, w tym zdarzenia bliskie wypadku
• Ostatnie działania korygujące
• Wszelkie obserwacje dotyczące bezpieczeństwa zarejestrowane w systemie zarządzania BHP
• Wymagania PIP i ISO mające zastosowanie do danego zakładu
• Poprzednie ustalenia inspekcji

Z punktu widzenia analityki, dane z inspekcji mogą dostarczyć informacji pomocnych liderom zakładów w zmniejszeniu ryzyka BHP w poszczególnych zakładach. Dane te mogą pomóc w identyfikacji trendów związanych z warunkami fizycznymi i mogą być wykorzystane do ustalenia priorytetów inwestycji w zmiany w procesach i kontrolach bezpieczeństwa.

Przygotowanie do Audytu BHP

Program audytu wewnętrznego jest wymagany w ramach norm ISO, takich jak ISO 9001 i ISO 14001. Sama certyfikacja ISO również wymaga audytu, a także okresowych audytów nadzoru, które mogą być kombinacją audytu zdalnego i na miejscu przez stronę trzecią. Przeprowadzenie audytu wewnętrznego jest również najlepszą praktyką w przygotowaniu do audytu certyfikacyjnego lub nadzoru.

Przygotowanie do audytu, czy to wewnętrznego, czy zewnętrznego, może wydawać się trudnym zadaniem. Jednak prosty, czterostopniowy proces może pomóc zapewnić kompleksowy przegląd podczas audytu wewnętrznego i zminimalizować ustalenia podczas audytu zewnętrznego. Proces ten obejmuje:

1. Stworzenie listy obowiązujących wymogów regulacyjnych i normatywnych
2. Powiązanie wymogów z protokołami audytu
3. Zidentyfikowanie luk, w których określone wymogi nie mają kontroli
4. Usunięcie zidentyfikowanych luk poprzez działania korygujące

Chociaż rozróżniamy inspekcje i audyty, ważne jest również wyjaśnienie definicji „protokołu”. Protokół audytu to dokument roboczy używany przez audytorów do oceny stanu zakładu w odniesieniu do danego zestawu kryteriów. Opisuje „co” należy audytować w zakładzie, a nie „jak” przeprowadzić audyt.

Przygotowując się do audytu zewnętrznego, warto również poświęcić czas na przygotowanie zespołu. Jaki jest proces raportowania w przypadku wystąpienia incydentu związanego z bezpieczeństwem w miejscu pracy? Co powinien zrobić operator w przypadku wycieku chemikaliów? Jaki jest najważniejszy krok w procesie zapewnienia bezpieczeństwa? Audytorzy będą chcieli rozmawiać z pracownikami hali produkcyjnej, dlatego szkolenia i regularne rozmowy na temat bezpieczeństwa są niezbędne do przygotowania.

Analityka audytów znacznie różni się od analityki inspekcji, ponieważ dane z audytów zazwyczaj dostarczają informacji na wyższym poziomie. Chociaż ustalenia audytu zazwyczaj generują mniej danych do analizy, przy konsekwentnym stosowaniu, dane te mogą być wykorzystane do identyfikacji zakładów o najwyższym ryzyku operacyjnym. Dane te mogą również pomóc liderom korporacyjnym lepiej zrozumieć, które obszary regulacyjne są najbardziej problematyczne dla całej organizacji.

Wykorzystanie Systemu Zarządzania EHS

Niezależnie od tego, czy przygotowujesz się do audytu wewnętrznego, zewnętrznego czy inspekcji, system zarządzania BHP może pomóc upewnić się, że sprawdzasz właściwe rzeczy i zamykasz obieg. Wykorzystanie oprogramowania do bardziej efektywnego zarządzania systemem zarządzania może zapewnić dodatkową widoczność i wgląd. Zaprojektowany w celu wspierania metodologii PDCA, pakiet oprogramowania EHS może dostarczyć wszystkich narzędzi, których liderzy BHP potrzebują do bardziej efektywnego zarządzania audytami i inspekcjami.

System zarządzania BHP pomaga zapewnić zgodność i utrzymać stan gotowości do audytu i inspekcji poprzez:

• Aktualną bazę danych przepisów odzwierciedlającą aktualne wymagania PIP i ISO
• Aktualizacje przepisów powiadamiające zespół o zmianach wymagań, w tym zmianach wymuszających podjęcie działań
• Wytyczne dotyczące stosowania i jasne wyjaśnienia, aby zrozumieć, co zakład musi zrobić, aby zachować zgodność
• Profile zgodności specyficzne dla danego zakładu oparte na logice drzewa decyzyjnego, aby wyjaśnić, które wymagania mają zastosowanie do różnych zakładów

Firmy mogą wykorzystać system zarządzania BHP do generowania protokołów audytu i list kontrolnych inspekcji na podstawie obowiązujących wymagań, upraszczając proces przygotowania i przeprowadzania tych ważnych kontroli. System ten pomaga zarządzać działaniami korygującymi wynikającymi z audytów i inspekcji, w tym przypisywać i śledzić elementy działań w celu zamknięcia obiegu niezgodności. Ponadto, system ten może pomóc odblokować moc analityczną danych z audytów i inspekcji oraz udostępnić przydatne informacje liderom biznesu w całej organizacji.

Wnioski

Audyty i inspekcje to podobne, ale różne działania, które odgrywają ważną rolę w procesie PDCA. Podczas gdy audyty są dogłębnym, metodycznym badaniem zgodności zakładu z procedurami i procesami, inspekcje węższym okiem przyglądają się warunkom fizycznym i potencjalnym zagrożeniom. Właściwy system zarządzania BHP i narzędzia mogą pomóc firmom robić obie te rzeczy bardziej efektywnie, zapewniając pewność co do statusu zgodności i ogólnych wyników w zakresie bezpieczeństwa.

Jeśli chcesz poznać inne artykuły podobne do Audyt vs. Inspekcja: Kluczowe Różnice w BHP, możesz odwiedzić kategorię Audyt.