Jak Skutecznie Ocenić Audytora Wewnętrznego?

Efektywny system zarządzania jakością, środowiskiem czy bezpieczeństwem informacji opiera się na regularnych auditach wewnętrznych. Ich kluczowym elementem są audytorzy wewnętrzni, których kompetencje i zaangażowanie bezpośrednio przekładają się na wartość dodaną audytu. W związku z tym, istotne jest nie tylko właściwe dobranie kandydatów na audytorów, ale również systematyczna ocena ich pracy. Jak zatem skutecznie ocenić audytora wewnętrznego, aby zapewnić ciągłe doskonalenie procesu audytowania i całego systemu zarządzania?

Cechy Idealnego Audytora Wewnętrznego

Kwalifikacje audytora wewnętrznego to nie tylko certyfikaty i ukończone szkolenia. Równie ważne, a może nawet ważniejsze, są jego cechy osobiste. Już na etapie rekrutacji warto zwrócić uwagę na kandydatów, którzy charakteryzują się:

• Bezstronnością i uczciwością: Audytor musi być obiektywny w swoich ocenach i nie ulegać wpływom zewnętrznym. Jego zadaniem jest rzetelne przedstawienie stanu faktycznego, nawet jeśli jest to niewygodne.
• Obowiązkowością i uporządkowaniem: Audyt wymaga systematyczności i precyzji. Audytor powinien być dobrze zorganizowany, terminowy i skrupulatny w realizacji powierzonych zadań.
• Pewnością siebie i umiejętnością komunikacji: Audytor często musi prowadzić trudne rozmowy, zadawać dociekliwe pytania i konfrontować się z różnymi opiniami. Pewność siebie, połączona z umiejętnością komunikacji i empatią, jest kluczowa dla efektywnego przeprowadzenia audytu i uzyskania wiarygodnych informacji. Ważne jest, aby audytor potrafił rozmawiać z ludźmi, nie wzbudzając przy tym antagonizmów.
• Dociekliwością i analitycznym myśleniem: Audytor powinien być dociekliwy, zadawać pytania „dlaczego” i nie poprzestawać na powierzchownych odpowiedziach. Umiejętność analitycznego myślenia pozwala na identyfikację przyczyn źródłowych problemów i formułowanie wartościowych zaleceń.
• Umiejętnością słuchania: Efektywny audytor to nie tylko osoba zadająca pytania, ale również aktywny słuchacz. Umiejętność uważnego słuchania pozwala na zrozumienie perspektywy audytowanego i zebranie pełniejszych informacji.

Kompetencje Merytoryczne Audytora Wewnętrznego ISO

Oprócz cech charakterologicznych, audytor wewnętrzny musi posiadać odpowiednie kompetencje merytoryczne. Norma ISO 19011 definiuje te kompetencje w czterech kluczowych obszarach:

1. Zasady, procesy i metody audytowania: Audytor musi znać zasady audytu, rozumieć proces audytowania i potrafić stosować różne metody audytu. Samo ukończenie szkolenia nie jest wystarczające. Niezbędne jest praktyczne doświadczenie, najlepiej zdobywane pod okiem doświadczonego mentora.
2. Normy systemu zarządzania i inne dokumenty odniesienia: Audytor musi znać normy, na podstawie których prowadzony jest audyt (np. ISO 9001, ISO 14001, ISO 27001), a także inne dokumenty odniesienia, takie jak procedury, instrukcje czy polityki organizacji.
3. Organizacja i jej kontekst: Znajomość organizacji, jej struktury, procesów, kultury i kontekstu (wewnętrznego i zewnętrznego) jest kluczowa dla skutecznego audytu. Audytor powinien orientować się w specyfice branży, rynku i otoczenia prawnego, w którym działa organizacja. Nie oznacza to, że nowy pracownik nie może być dobrym audytorem. Świeże spojrzenie może być nawet atutem, jednak podstawowa orientacja w zasadach funkcjonowania organizacji jest niezbędna.
4. Mające zastosowanie wymagania prawne i regulacyjne oraz inne wymagania: Audytor powinien znać wymagania prawne i regulacyjne dotyczące audytowanego obszaru, a także inne wymagania, np. klientów, stron zainteresowanych czy standardów branżowych.

Wiedza Użyteczna i Wymagana

Audytor wewnętrzny nie musi być ekspertem w każdej dziedzinie, którą audytuje. Wystarczy, że dobrze orientuje się w specyfice audytowanego zakresu. Jednak, znajomość norm odniesienia i wymagań prawnych jest wymagana. Wiedza specjalistyczna związana z wykształceniem czy doświadczeniem zawodowym jest mile widziana, ale nie jest kryterium ostatecznym. Ogólne kompetencje audytora to kompilacja wiedzy, umiejętności i doświadczenia.

Co zrobić, gdy Brakuje Kompetencji?

Nawet w najlepszych organizacjach mogą pojawić się sytuacje, gdy brakuje audytora o odpowiednich kompetencjach. Istnieją cztery główne rozwiązania:

1. Dokształcenie: Najbardziej oczywistym rozwiązaniem jest dokształcenie audytora w zakresie brakującej wiedzy i umiejętności. Można skorzystać ze szkoleń, kursów, webinarów czy literatury fachowej.
2. Poszukiwanie wewnątrz organizacji: Warto poszukać w organizacji kandydata na audytora, który posiada stosowną wiedzę i umiejętności, nawet jeśli dotychczas nie pełnił funkcji audytora.
3. Przydzielenie eksperta: Można przydzielić audytorowi eksperta dysponującego specjalistyczną wiedzą, który będzie wspierał go podczas audytu. Ekspert nie musi być audytorem, ale powinien posiadać wiedzę w audytowanym obszarze.
4. Audytor zewnętrzny jako wewnętrzny: W ostateczności można skorzystać z usług profesjonalnego audytora zewnętrznego, który, po zapoznaniu się z organizacją, może pełnić rolę audytora wewnętrznego.

Ocena Pracy Audytora Wewnętrznego ISO

Ocena pracy audytorów jest kluczowym elementem zarządzania programem audytów wewnętrznych. Zgodnie z cyklem PDCA (Plan-Do-Check-Act) i wytycznymi ISO 19011, system oceny powinien być wdrożony, utrzymywany i regularnie oceniany pod kątem skuteczności. Celem oceny jest identyfikacja mocnych stron audytorów, obszarów do doskonalenia oraz ewentualnych błędów i niedociągnięć.

Metody Oceny Audytora Wewnętrznego

Norma ISO 19011 zaleca stosowanie kombinacji różnych metod oceny, aby uzyskać miarodajne wyniki. Ocenie mogą podlegać różne aspekty pracy audytora, od przygotowania audytu, poprzez jego realizację, aż po sporządzenie raportu. Przykładowe metody oceny:

• Informacje zwrotne od audytowanych: Opinie osób audytowanych są cennym źródłem informacji na temat zachowania audytora podczas audytu, jego komunikatywności, obiektywizmu i profesjonalizmu. Negatywne sygnały należy traktować poważnie, ponieważ nieprofesjonalne zachowanie audytora może negatywnie wpłynąć na postrzeganie systemu zarządzania i norm ISO w organizacji. Z kolei pozytywne opinie potwierdzają skuteczność audytora.
• Weryfikacja osiągnięcia celów audytu i terminowości: Ocena efektywności audytora obejmuje sprawdzenie, czy cele audytu zostały osiągnięte, a plan audytu zrealizowany w zakładanym czasie. Nieskuteczny audytor nie tylko nie wnosi wartości dodanej, ale może wręcz przynieść efekt odwrotny od oczekiwanego.
• Analiza raportów z audytu: Raport z audytu jest kluczowym dokumentem, na podstawie którego można ocenić pracę audytora. Ocenia się klarowność, przejrzystość, merytoryczność raportu, podparcie ustaleń dowodami i zgodność z wytycznymi normy. Raport zagmatwany, niejasny lub bez dowodów świadczy o konieczności doskonalenia kompetencji audytora w zakresie raportowania.
• Obserwacja audytora podczas audytu: Bezpośrednia obserwacja audytora podczas realizacji audytu pozwala na ocenę jego umiejętności w praktyce, sposobu komunikacji, zadawania pytań, analizowania informacji i interakcji z audytowanymi.
• Przegląd notatek audytorskich: Notatki audytorskie powinny być czytelne, uporządkowane i zgodne z treścią raportu. Ich przegląd pozwala na ocenę systematyczności pracy audytora i rzetelności dokumentowania ustaleń. Warto przypomnieć, że notatki audytorskie powinny być dołączone do raportu (chyba że wewnętrzne regulacje stanowią inaczej).
• Analiza list kontrolnych i formularzy pomocniczych: Sposób wypełnienia list kontrolnych i innych formularzy pomocniczych również dostarcza informacji o jakości pracy audytora, jego systematyczności i dbałości o szczegóły.
• Testy i egzaminy wewnętrzne: W uzasadnionych przypadkach można przeprowadzać wewnętrzne testy lub egzaminy weryfikujące wiedzę i umiejętności audytorów w określonych zakresach.

Dyscyplinowanie i Rozwój Audytorów

Ocena pracy audytorów nie ma na celu karania, ale doskonalenie procesu audytowania i rozwój kompetencji audytorów. W przypadku identyfikacji niedociągnięć, należy podjąć działania korygujące i wspierające, np. dodatkowe szkolenia, mentoring, coaching. Powtarzające się uwagi i brak poprawy pomimo wdrożonych działań mogą skutkować eliminacją z grona audytorskiego. Z drugiej strony, wzorcowe postawy i dobre praktyki powinny być nagradzane i promowane, stanowiąc przykład dla innych audytorów.

Podsumowanie

Skuteczna ocena audytora wewnętrznego to proces ciągły i wieloaspektowy. Wymaga uwzględnienia zarówno cech osobistych, jak i kompetencji merytorycznych audytora. Stosowanie kombinacji różnych metod oceny, analiza informacji zwrotnych, raportów z audytu i obserwacja pracy audytorów, pozwala na uzyskanie pełnego obrazu ich efektywności. Systematyczna ocena, połączona z działaniami doskonalącymi i rozwojowymi, jest kluczowa dla budowania kompetentnego zespołu audytorów wewnętrznych i zapewnienia wartości dodanej z procesu audytowania, co w konsekwencji przekłada się na ciągłe doskonalenie całego systemu zarządzania w organizacji.