Praktyki audytu wewnętrznego: Klucz do sukcesu firmy

W dynamicznym świecie biznesu, gdzie zmiany i ryzyko są na porządku dziennym, funkcja audytu wewnętrznego staje się nieocenionym narzędziem wspomagającym wzrost i stabilność przedsiębiorstwa. Obiektywna ocena ryzyka, analiza efektywności procesów i systemów, identyfikacja potencjalnych problemów oraz wsparcie w osiąganiu celów biznesowych – to tylko niektóre z obszarów, w których audytorzy wewnętrzni wnoszą realną wartość. Niniejszy artykuł ma na celu kompleksowe przedstawienie praktyk audytu wewnętrznego, jego znaczenia, rodzajów oraz kroków niezbędnych do przeprowadzenia skutecznego audytu.

Czym jest audyt wewnętrzny?

Audyt wewnętrzny to niezależna i obiektywna działalność doradcza i kontrolna, która ma na celu usprawnienie operacji organizacji. W swej istocie, audyt wewnętrzny jest bezstronną oceną systemów, procesów i procedur wewnętrznych firmy. Jego głównym celem jest zapewnienie niezależnego zapewnienia co do operacji przedsiębiorstwa. Audyt wewnętrzny pomaga zespołom w realizacji ich celów poprzez wniesienie zdyscyplinowanego podejścia i obiektywnej perspektywy do efektywności kontroli wewnętrznej, zarządzania ryzykiem oraz zgodności z celami i założeniami firmy.

Obszary, na których może skupić się audyt wewnętrzny, obejmują między innymi: ryzyko operacyjne, zgodność środowiskową, efektywność proceduralną, skuteczność systemów, zarządzanie oszustwami, zgodność z przepisami BHP oraz zgodność regulacyjną. Audytorzy wewnętrzni, wykorzystując swoje unikalne umiejętności i wiedzę o wymaganiach branżowych i przepisach, wewnętrznych politykach firmy oraz standardowych procedurach, przeprowadzają różnorodne audyty i przeglądy. Ich zadaniem jest identyfikacja potencjalnych problemów, przypadków braku zgodności lub innych obszarów ryzyka dla przedsiębiorstwa.

Znaczenie audytu wewnętrznego

Audyty wewnętrzne są kluczowe dla misji organizacji i nie należy ich lekceważyć. Audytorzy wewnętrzni pracują w wielu różnych branżach, w tym w opiece zdrowotnej, technologii, edukacji i administracji publicznej. Wszystkie te dziedziny korzystają z istnienia zespołów audytu wewnętrznego, które regularnie badają działalność biznesową, poprawiają efektywność zarządzania ryzykiem i kontroli, odkrywają potencjalne problemy i/lub identyfikują nowe możliwości usprawnień. Organizacje powinny postrzegać audyty wewnętrzne jako normalny, ciągły element działalności biznesowej, oparty na skutecznym procesie oceny ryzyka i zatwierdzonym planie audytu.

Niezależnie od tego, czy audyt ma charakter ogólnej oceny, czy też obejmuje tylko jeden obszar firmy, głównym celem audytu wewnętrznego jest zapewnienie niezależnego zapewnienia co do efektywności zarządzania ryzykiem, kontroli i operacji biznesowych organizacji.

Różnica między audytem wewnętrznym a zewnętrznym

Chociaż audyt wewnętrzny i zewnętrzny mają podobne cele – analizę aspektu organizacji w celu wyrażenia opinii – istnieją wyraźne różnice między tymi dwoma rodzajami audytów.

W przypadku audytu wewnętrznego, zespół audytu wewnętrznego (wewnętrzny, współoutsourcingowany lub outsourcingowany) przeprowadza audyty w imieniu organizacji w celu dodania wartości i usprawnienia jej operacji. Zespołem audytu wewnętrznego kieruje dyrektor ds. audytu (szef audytu), który często podlega administracyjnie kierownictwu (zwykle dyrektorowi finansowemu), zachowując jednocześnie niezależność poprzez bezpośrednie raportowanie do Komitetu Audytu Rady Dyrektorów organizacji. Audytorzy wewnętrzni przestrzegają wymagań określonych przez Instytut Audytorów Wewnętrznych i często posiadają tytuł Certified Internal Auditor lub Certified Information Security Auditor od ISACA.

W przypadku audytu zewnętrznego firma angażuje zewnętrzną firmę audytorską do przeprowadzenia zewnętrznego audytu sprawozdań finansowych i wydania opinii na temat wyników audytu. Członkowie zespołu audytu zewnętrznego są przydzielani do różnych klientów i są określani przez klienta jako ich audytorzy zewnętrzni. Audytorzy zewnętrzni mogą mieć również wymagania dotyczące personelu, takie jak posiadanie tytułu Certified Public Accountant (CPA). Wyniki audytu wewnętrznego będą wykorzystywane przez zespół zarządzający w celu usprawnienia operacji, procesów lub innych aspektów, natomiast wyniki audytu zewnętrznego są wykorzystywane przez inwestorów zewnętrznych.

Rodzaje audytów wewnętrznych

Chociaż większość audytów dotyczy efektywności zarządzania ryzykiem i kontroli wewnętrznej, funkcja audytu wewnętrznego może również przeprowadzać przeglądy kluczowych obszarów, w tym zgodności, środowiska, bezpieczeństwa i technologii, wydajności, finansów, audytów operacyjnych oraz projektów specjalnych i dochodzeń na zlecenie kierownictwa. Usługi audytowe mogą również dotyczyć bezpieczeństwa i ochrony członków zespołu.

Audyt zgodności

Audyty zgodności oceniają zgodność z odpowiednimi przepisami prawa i politykami oraz procedurami regulacyjnymi. W zależności od sektora działalności organizacji, brak zgodności z tymi przepisami prawa może skutkować grzywnami lub pozwami sądowymi, co może mieć duży wpływ na finanse organizacji. (Przykładami przepisów, o których należy pamiętać w dzisiejszych przedsiębiorstwach, są ustawodawstwo Stanów Zjednoczonych dotyczące Foreign Corrupt Practices Act oraz europejskie wymogi dotyczące ogólnego rozporządzenia o ochronie danych). Audyt zgodności może oceniać procesy kontroli i ogólne narzędzia środowiska kontroli oraz ich efektywność.

Audyt środowiskowy

Audyty środowiskowe oceniają wpływ działań i operacji firmy na środowisko, a także mogą oceniać poziom zgodności organizacji z odpowiednimi przepisami prawa i wymogami regulacyjnymi dotyczącymi ochrony środowiska. Wraz z rosnącym zainteresowaniem zarządów, inwestorów indywidualnych i konsumentów charakterystyką ESG (środowiskową, społeczną i ładu korporacyjnego) firmy, powinien to być obszar o wysokim priorytecie dla zespołu audytu wewnętrznego organizacji.

Audyt bezpieczeństwa i technologii

Audyty bezpieczeństwa i technologii oceniają systemy informatyczne organizacji i infrastrukturę bazową w celu oceny dokładności i/lub bezpieczeństwa danych i informacji lub własności intelektualnej. Często obejmują one ocenę kontroli IT, a także przegląd zarządzania zmianami oraz procesów tworzenia kopii zapasowych i odzyskiwania systemów.

Audyt wydajności

Audyty wydajności oceniają, czy firma osiąga cele wewnętrzne i jest w stanie osiągnąć kluczowe wskaźniki wydajności i inne cele wyznaczone przez zespoły zarządzające. Jeśli zespoły nie osiągają celów, audyty wydajności mogą potencjalnie ujawnić podstawowe problemy, które zwiększają koszty lub odciągają uwagę i działają jako blokery dla zespołu.

Audyt finansowy

Audyty finansowe mogą być przeprowadzane w celu potwierdzenia lub ponownego obliczenia wewnętrznych sprawozdań finansowych w odniesieniu do ogólnej działalności biznesowej, budżetów, aktywów lub projektów specjalnych. Mogą być również przeprowadzane w celu sprawdzenia dokładności rozliczeń, wydatków lub zwrotów kosztów firmy.

Audyt operacyjny

Audyty operacyjne oceniają mechanizmy kontroli firmy i ich ogólną efektywność, wydajność i niezawodność.

Projekty specjalne i dochodzenia

Projekty specjalne i dochodzenia to audyty i przeglądy „specjalnego przeznaczenia” przeprowadzane na zlecenie kierownictwa, które często dotyczą oszustw i dochodzeń kryminalistycznych.

Kroki w procesie audytu wewnętrznego

Audytorzy wewnętrzni kierują się statutem audytu wewnętrznego, który określa ich cel, uprawnienia, odpowiedzialność i pozycję w organizacji. Audytorzy wewnętrzni przestrzegają standardów określonych w Międzynarodowych Ramach Praktyk Zawodowych (IPPF) wspieranych przez Instytut Audytorów Wewnętrznych (IIA).

Funkcja audytu wewnętrznego przeprowadza ocenę ryzyka w celu identyfikacji i priorytetyzacji potencjalnych obszarów wysokiego ryzyka, koncentrując się na najważniejszych działaniach podlegających audytowi. Ocena ryzyka jest wykorzystywana do opracowania planu audytu, który jest listą audytów do wykonania. Podczas przeprowadzania audytu zespół audytowy określa zakres audytu i przeprowadza prace w terenie, które obejmują zrozumienie bieżących procesów i powiązanych ryzyk w celu określenia celów kroków audytu do wykonania. Po wszystkich tych wysiłkach zespoły tworzą oficjalny raport z audytu, który jest udostępniany kierownikom liniowym, wyższemu kierownictwu i komitetowi audytu. Wreszcie, wszystkie zalecenia audytowe i plany działań naprawczych kierownictwa są monitorowane, aby zapewnić wdrożenie planów.

1. Budowanie zespołu audytu wewnętrznego

Zacznij od zbudowania zespołu audytu wewnętrznego. Kandydaci na członków zespołu audytu wewnętrznego powinni mieć silne umiejętności analityczne i krytycznego myślenia, a także być dobrymi komunikatorami, zarówno w zakresie przyjmowania, jak i udostępniania informacji. Audytorzy powinni być uczciwi, obiektywni, dyskretni, dobrze współpracujący, etyczni, analityczni oraz świetni w syntezie i komunikacji. Ważna jest dbałość o szczegóły, ponieważ audytorzy spędzają dużo czasu na analizowaniu złożonych danych. Muszą być w stanie zidentyfikować problemy, które większość ludzi przeoczyłaby. Audyt wewnętrzny jest również dobrą ścieżką kariery dla osób o dużej motywacji, ponieważ nawet gdy audytorzy pracują w zespołach projektowych, często wykonują większość pracy samodzielnie.

2. Ocena ryzyka i planowanie audytu

Audytorzy wewnętrzni rozpoczynają od przeprowadzenia oceny ryzyka (przynajmniej raz w roku), która jest procesem identyfikacji uniwersum audytu; rankingowania lub punktowania uniwersum audytu w oparciu o różne czynniki ryzyka; oraz wyboru obszarów audytu do uwzględnienia w planie audytu. Plan audytu określa wszystkie wymagania, cele i harmonogram audytu oraz przydziela role i obowiązki członkom zespołu. Zazwyczaj odbywa się spotkanie inauguracyjne, które rozpoczyna audyt, a następnie wiele punktów kontrolnych komunikacji w trakcie procesu.

3. Zakres audytu i prace w terenie

Proces określania zakresu audytu pomaga w ustaleniu oczekiwań między zespołem audytu wewnętrznego a podmiotem audytowanym w odniesieniu do celu audytu i zakresu przeglądu. Audytorzy mogą rozpocząć od pośrednich technik oceny, takich jak przegląd podręczników zespołu, polityk i innej istniejącej dokumentacji. Prace w terenie mogą również obejmować testowanie transakcji, obserwacje lub różne rodzaje analiz. Niektóre analizy mogą być ukierunkowane, a inne mogą być losowe w celu przetestowania różnych kontroli i systemów.

W trakcie projektu mogą zostać ujawnione nowe informacje, które wymagają dostosowania pierwotnego zakresu lub planowania audytu w celu uwzględnienia nowych ustaleń. Na tym etapie audytorzy powinni zwracać szczególną uwagę na zbieranie informacji, które mogą wpłynąć na ich wyniki lub zmienić kierunek audytu. Wsłuchiwanie się w to, co jest naprawdę mówione – a w niektórych przypadkach wsłuchiwanie się w to, co nie jest mówione, a następnie zagłębianie się w te obszary – jest koniecznością dla audytorów wykonujących prace w terenie. Na podstawie wykonanej pracy audyt wewnętrzny może ujawnić problemy lub ustalenia audytowe. Po potwierdzeniu zespół audytu wewnętrznego dzieli się tymi ustaleniami z podmiotem audytowanym wraz z zaleceniami i pracuje nad określeniem drogi do naprawy. Ustalenia te są ostatecznie uwzględniane w raporcie z audytu.

4. Raportowanie ustaleń

Głównym produktem zespołu audytu wewnętrznego jest formalny raport, który może być poprzedzony wstępnym, tymczasowym raportem. Raport tymczasowy może zawierać wrażliwe lub aktualne dane, o których zespół uważa, że wyższe kierownictwo musi wiedzieć od razu. Czasami zespoły audytowe dostarczają projekt kopii raportu końcowego zespołowi kierowniczemu, aby mogli oni przekazać dodatkowe informacje zwrotne lub istotny komentarz na temat ustaleń, które można dodać do raportu końcowego. Następnie raport końcowy będzie zawierał podsumowanie procedur i technik zastosowanych w audycie, opis ustaleń oraz sugestie dotyczące usprawnień. Ten raport końcowy będzie często zawierał kolejne kroki, które obejmują zalecane zmiany i procesy monitorowania, i może być przedstawiony w tym formacie – lub w skróconym – komitetowi audytu rady dyrektorów.

5. Działania następcze

Po określonym czasie audyt wewnętrzny zazwyczaj podejmuje kolejne kroki, aby upewnić się, że odpowiednie zalecenia dotyczące ustaleń audytu zostały wdrożone lub naprawione.

Pięć zasad „5C” audytu wewnętrznego

Raporty zespołu audytowego często przestrzegają zasady „5C” udostępniania danych i komunikacji, a dokładne podsumowanie w raporcie będzie zawierać każdy z tych elementów. „5C” to: kryteria (Criteria), warunki (Condition), przyczyna (Cause), konsekwencje (Consequence) i działania naprawcze (Corrective action). Oto szczegóły dotyczące każdego z tych elementów i tego, co raport audytowy zespołu powinien koniecznie zawierać.

Kryteria (Criteria)

Udostępnij, jakie problemy zostały zidentyfikowane i dlaczego zażądano audytu. Czy oczekiwane są inne powiązane audyty wewnętrzne lub zewnętrzne? Kto zażądał tego audytu i dlaczego? Czy inicjatywa wyszła z działu audytu wewnętrznego, czy z innego miejsca?

Warunki (Condition)

Udostępnij, w jaki sposób badany problem odnosi się do celu lub oczekiwania firmy. Czy polityka została naruszona? Cel nie został osiągnięty? Czy ochrona jest wymagana? Czy zespół bada możliwy problem lub anomalię?

Przyczyna (Cause)

Dlaczego problem wyszedł na jaw? Czy coś zostało oznaczone z powodu raportów audytu wewnętrznego? Kto zgłosił problem, jakie procesy zostały naruszone i jak można było postąpić inaczej, aby uniknąć problemu?

Konsekwencje (Consequence)

Jakie skutki wyniknęły z problemu? Czy należy wdrożyć nowe procesy zarządzania? Czy istnieją jakieś problemy związane z finansami firmy? Czy istnieją jakieś konsekwencje zewnętrzne i/lub regulacyjne? W jaki sposób należy poinformować radę dyrektorów? Jakie są ostateczne implikacje finansowe związane z tym problemem?

Działania naprawcze (Corrective Action)

Jakie działania może podjąć firma, aby naprawić problem? Jakie działania następcze i kolejne kroki istnieją dla kierownictwa w celu rozwiązania problemu i jakie wewnętrzne monitorowanie zostanie wprowadzone w przyszłości, aby upewnić się, że problem się nie powtórzy? Jakie są kolejne kroki w zakresie ładu korporacyjnego? Jakie rozwiązania zostały wdrożone?

Przykłady ustaleń audytowych

Podczas procesu audytu wewnętrznego często ujawniane są pewne wspólne czynniki. Niektóre przykłady ustaleń audytu wewnętrznego często obejmują następujące częste obserwacje:

Rozdział obowiązków

Zadania i przepływy procesów muszą mieć odpowiednie systemy kontroli i równowagi. Na przykład, jeśli ktoś jest odpowiedzialny za pobieranie płatności, nie powinien być również odpowiedzialny za tworzenie depozytu i uzgadnianie ksiąg i dokumentów źródłowych.

Brak szczegółowych polityk i procedur

Transakcje biznesowe działów i powiązane kontrole wewnętrzne w ramach operacji organizacji powinny być jasno udokumentowane, okresowo przeglądane i aktualizowane. Polityki i procedury firmy powinny być spisane i udokumentowane, aby można było się do nich odwoływać i w razie potrzeby je poprawiać.

Brak formalnych zatwierdzeń

Należy gromadzić i przechowywać dowody w celu udokumentowania niezależnych zatwierdzeń, uzgodnień, działowych sprawozdań finansowych i innych. Osoby odpowiedzialne za zatwierdzenia powinny być zarejestrowane, a kontrola dostępu powinna być dopasowana do odpowiednich ról.

Brak dokumentacji uzupełniającej

Transakcje powinny być odpowiednio poparte odpowiednią dokumentacją. Jeśli chodzi o zakupy, powinny istnieć materiały pomocnicze dotyczące wniosków, ofert konkurencyjnych i propozycji, zamówień zakupu, faktur i zatwierdzeń.

Częste czynniki, które mogą utrudniać audyty wewnętrzne

Audytorzy wewnętrzni są przyzwyczajeni do identyfikacji ryzyka i zarządzania nim dla organizacji, ale sami nie są odporni na ryzyko. Typowe czynniki ryzyka, które mogą wpływać na ich własną pracę, obejmują niedobór talentów, pracę zdalną, problemy z relacjami wewnętrznymi, zmieniające się potrzeby w zakresie umiejętności i luki w narzędziach technologicznych.

Niedobór talentów

Przyciąganie i zatrzymywanie personelu audytu wewnętrznego stało się ciągłym problemem dla wielu organizacji. Budżety na rekrutację w niektórych przypadkach wzrosły, ale obsadzenie wolnych stanowisk nadal jest trudne. Firmy muszą pozyskiwać najlepsze talenty z elastycznością i chęcią spełnienia wymagań dzisiejszej zmieniającej się siły roboczej. Kluczowa jest elastyczność w zakresie lokalizacji dnia pracy oraz godzin rozpoczęcia i zakończenia. Surowe zasady dotyczące czasu spędzanego w biurze i godzin pracy stają się przestarzałe i stanowią barierę w pozyskiwaniu utalentowanych członków zespołu. Zamiast tego należy kłaść nacisk na indywidualny rozwój i naukę oraz zaangażowanie w równowagę między życiem zawodowym a prywatnym.

Praca zdalna

Zdalna siła robocza dzisiejszych operacji sprawiła, że wysiłki audytu wewnętrznego stały się bardziej złożone niż kiedykolwiek wcześniej. Prace w terenie, które kiedyś mogły wymagać kilku zlokalizowanych wizyt na miejscu, mogą teraz wymagać podróżowania do wielu lokalizacji w celu zbierania informacji poprzez wywiady i oceny. Z drugiej strony, jeśli zespół czuje się komfortowo z zdalnym zbieraniem informacji, wywiady wideo i cyfrowa dokumentacja zespołu, której wymaga zdalna siła robocza, mogą usprawnić zbieranie danych i skrócić czas spędzony przez zespół oraz powiązane z tym koszty i wydatki organizacji wymagane do wsparcia audytu.

Bariery w relacjach

Zdalna siła robocza stworzyła również pewne bariery w relacjach między zespołami roboczymi. Bez chwil przy dystrybutorze wody zespoły mogą mieć mniej naturalnych i zaufanych relacji, na których mogłyby polegać ze swoimi współpracownikami, co komplikuje niektóre rozmowy i dochodzenia w ramach audytu wewnętrznego. Mniejsza liczba punktów kontaktu między działami audytu a wewnętrznymi interesariuszami może wymagać większych wysiłków w celu utrzymania więzi.

Zmieniające się potrzeby w zakresie umiejętności

Chociaż krytyczne myślenie zawsze było kluczem do sukcesu audytora, istnieje również szerszy zakres potrzebnych umiejętności – a ta lista szybko rośnie. Obecne potrzeby obejmują umiejętności oceny ryzyka, cyberbezpieczeństwo, eksplorację danych i wiedzę analityczną. Dzisiejsze zespoły muszą również być na bieżąco z nowymi zagrożeniami cybernetycznymi i nowymi technologiami.

Luki w rozwiązaniach technologicznych

Zespoły muszą upewnić się, że mają odpowiednie narzędzia technologiczne do wykonywania swojej pracy. Specjalistyczne oprogramowanie do zarządzania audytem scentralizuje i usprawni zarządzanie audytem, poprawi komunikację i współpracę między zespołami oraz zmaksymalizuje efektywność organizacji. Zespoły muszą ciężko pracować, aby nadążyć za szybkimi zmianami technologicznymi – integracja nowych narzędzi i systemów jest ważna, podobnie jak szkolenie zespołów w zakresie korzystania z nowych technologii.

Zarządzanie procesem audytu wewnętrznego z AuditBoard

Nie sposób przecenić znaczenia silnego zespołu i procesu audytu wewnętrznego. Zespoły powinny aktywnie pracować nad minimalizacją ryzyka, co oznacza przeprowadzanie spójnych audytów i przeglądów oraz udostępnianie wyników wyższemu kierownictwu i komitetowi audytu w jasny i terminowy sposób. AuditBoard może pomóc w tym procesie, niezależnie od tego, czy Twój zespół dopiero zaczyna, czy udoskonala swoje procesy i możliwości. Rozpocznij korzystanie z oprogramowania do zarządzania audytem wewnętrznym AuditBoard już dziś!

Często zadawane pytania (FAQ)

Czy audyt to teoria czy praktyka?

Audyt jest zdecydowanie praktyką, choć opiera się na solidnych podstawach teoretycznych. Chociaż wiedza teoretyczna jest niezbędna do zrozumienia zasad i standardów audytu, prawdziwa wartość audytu ujawnia się w jego praktycznym zastosowaniu. Audytorzy wewnętrzni muszą posiadać umiejętności analityczne, komunikacyjne i rozwiązywania problemów, aby skutecznie przeprowadzać audyty, identyfikować ryzyko i proponować usprawnienia. Egzaminy z audytu mogą zawierać pytania teoretyczne, ale ostatecznie celem jest przygotowanie specjalistów do praktycznej pracy audytora.

Jakie są teorie audytu wewnętrznego?

Chociaż audyt wewnętrzny jest mocno zakorzeniony w praktyce, istnieje kilka teorii, które wpływają na jego ramy i podejście. Do ważnych teorii należą:

• Teoria Agencji: Koncentruje się na relacji między zleceniodawcą (właścicielami firmy) a agentem (zarządem). Audyt wewnętrzny pomaga monitorować działania agenta i zmniejszać ryzyko agencji.
• Teoria Sygnalizacji: Sugeruje, że audyt wewnętrzny wysyła sygnał wiarygodności i przejrzystości interesariuszom zewnętrznym i wewnętrznym. Pozytywne wyniki audytu mogą wzmocnić reputację firmy.
• Teoria Instytucjonalna: Podkreśla wpływ norm, presji społecznych i regulacji na praktyki audytu wewnętrznego. Firmy mogą wdrażać pewne praktyki audytu, aby dostosować się do oczekiwań rynkowych i regulacyjnych.
• Teoria Zasobów: Postrzega audyt wewnętrzny jako cenny zasób, który może pomóc organizacji w osiągnięciu celów strategicznych poprzez identyfikację i łagodzenie ryzyka, usprawnianie procesów i poprawę kontroli wewnętrznej.

Te teorie nie tylko pomagają zrozumieć rolę i znaczenie audytu wewnętrznego, ale także wpływają na sposób, w jaki jest on praktykowany i postrzegany w organizacjach.

Jeśli chcesz poznać inne artykuły podobne do Praktyki audytu wewnętrznego: Klucz do sukcesu firmy, możesz odwiedzić kategorię Audyt.