07/11/2023
Program Comarch Optima jest popularnym narzędziem wspomagającym zarządzanie przedsiębiorstwem, w tym obszar księgowości. Kluczowym elementem pracy z programem jest prawidłowe i terminowe zatwierdzanie zapisów księgowych oraz dokumentów. Proces ten gwarantuje integralność danych i umożliwia dalsze operacje, takie jak generowanie raportów czy deklaracji podatkowych. W tym artykule szczegółowo omówimy, jak zatwierdzać zapisy i dokumenty w Optimie, krok po kroku.
Zatwierdzanie Zapisów Księgowych w Optimie
Zapisy księgowe w Optimie, po wprowadzeniu do bufora, wymagają zatwierdzenia, aby stały się trwałym elementem księgi głównej. Zatwierdzenie zapisu jest procesem nieodwracalnym, dlatego należy upewnić się o jego poprawności przed jego wykonaniem.
Jak zatwierdzić pojedynczy zapis księgowy?
- Znajdź zapis księgowy w buforze, który chcesz zatwierdzić.
- Kliknij prawym przyciskiem myszy na wybrany zapis.
- Z menu kontekstowego wybierz opcję "Zatwierdź".
- System może poprosić o potwierdzenie operacji. Potwierdź, klikając "Tak".
Zatwierdzanie zapisów z datą późniejszą
Optima jest inteligentnym systemem, który dba o chronologię zapisów. Jeżeli próbujesz zatwierdzić zapis księgowy z datą późniejszą niż inne istniejące zapisy w buforze, program wyświetli ostrzeżenie. Zapyta, czy chcesz zatwierdzić wszystkie zapisy znajdujące się przed nim w buforze. Jest to mechanizm zabezpieczający przed przypadkowym pominięciem wcześniejszych zapisów i zachowanie porządku chronologicznego w księdze.
Pamiętaj, że po zatwierdzeniu zapisu księgowego nie można go edytować. W przypadku pomyłki konieczne jest wykonanie storna, czyli zapisu korygującego.
Zatwierdzanie Dokumentów w Optimie
Podobnie jak zapisy księgowe, dokumenty w Optimie, takie jak faktury sprzedaży, paragony, faktury zakupu i inne, przechodzą przez etap bufora przed ich ostatecznym zatwierdzeniem. Zatwierdzenie dokumentu jest równoznaczne z jego wprowadzeniem do obiegu i stanowi podstawę do dalszych operacji, np. generowania zapisów księgowych (w przypadku dokumentów sprzedażowych i zakupowych).
Zatwierdzanie pojedynczych dokumentów
Proces zatwierdzania pojedynczego dokumentu jest intuicyjny i szybki:
- Znajdź dokument w buforze, który chcesz zatwierdzić (np. na liście Faktur Sprzedaży w buforze).
- Kliknij prawym przyciskiem myszy na wybrany dokument.
- Z menu kontekstowego wybierz opcję "Zatwierdź dokument".
- System może poprosić o potwierdzenie operacji. Potwierdź, klikając "Tak".
Seryjne Zatwierdzanie Dokumentów
Jedną z najbardziej przydatnych funkcji Optimy, szczególnie przy dużej ilości dokumentów, jest możliwość seryjnego zatwierdzania. Funkcja ta znacząco przyspiesza pracę i pozwala zaoszczędzić cenny czas. Seryjne zatwierdzanie jest dostępne dla wielu typów dokumentów, w tym:
- Faktur Sprzedaży
- Paragonów
- Faktur Zakupu od rolnika ryczałtowego
- Dokumentów Wewnętrznych Sprzedaży
- Dokumentów Wewnętrznych Zakupu
- Faktur Pro Forma
- Korekt
- Wydań Zewnętrznych (moduł Handel, Handel Plus)
- Przyjęć Zewnętrznych (moduł Handel, Handel Plus)
- Rozchodów Wewnętrznych (moduł Handel, Handel Plus)
- Przyjęć Wewnętrznych (moduł Handel, Handel Plus)
- Przesunięć Międzymagazynowych (moduł Handel, Handel Plus)
- Przyjęć Wewnętrznych Produktów (moduł Handel, Handel Plus)
- Rezerwacji Odbiorcy (moduł Handel, Handel Plus)
- Zamówień u Dostawcy (moduł Handel, Handel Plus)
Jak wykonać seryjne zatwierdzanie dokumentów?
- Przejdź do listy dokumentów, które chcesz seryjnie zatwierdzić (np. lista Faktur Sprzedaży w buforze).
- Zaznacz dokumenty, które chcesz zatwierdzić. Możesz zaznaczyć wiele dokumentów naraz, np. przytrzymując klawisz CTRL i klikając na kolejne dokumenty lub używając SHIFT do zaznaczenia zakresu.
- Kliknij prawym przyciskiem myszy na zaznaczone dokumenty.
- Z menu kontekstowego wybierz opcję "Zatwierdź dokumenty".
- System może poprosić o potwierdzenie operacji. Potwierdź, klikając "Tak".
Funkcja seryjnego zatwierdzania jest dostępna od wersji 2020.5.1 programu Optima.
Seryjne zatwierdzanie dokumentów płatnych gotówką lub kartą
Optima umożliwia automatyczne rozliczanie dokumentów płatnych gotówką lub kartą podczas seryjnego zatwierdzania. Dotyczy to dokumentów takich jak:
- Faktury Zakupu
- Faktury Sprzedaży
- Paragony
- Wydania Zewnętrzne (z zaznaczoną opcją płatności)
Po wywołaniu funkcji seryjnego zatwierdzania dla tych dokumentów, program wyświetli komunikat:
"Zaznaczone dokumenty zostaną zatwierdzone. Czy podczas zatwierdzania rozliczyć dokumenty płatne gotówką/ kartą? (Tak/ Nie/ Anuluj)."
Wybierając opcję "Tak", program automatycznie utworzy zapisy Kasa/Bank rozliczające dokumenty, pod warunkiem, że na dokumencie wskazano formę płatności gotówka lub karta z terminem płatności 0 dni. Zapisy Kasa/Bank zostaną utworzone w odpowiednim rejestrze kasowym/bankowym skojarzonym z formą płatności wybraną na dokumencie.
Jeżeli w danym rejestrze kasowym/bankowym nie ma otwartego raportu kasowego/bankowego, do którego można dodać płatność, program zapyta, czy chcesz otworzyć nowy raport.
Numeracja automatycznie generowanych zapisów kasowych/bankowych zależy od ustawień programu w menu System/Konfiguracja/Firma/Kasa/Bank/Parametry.
Uwaga! Podczas seryjnego zatwierdzania paragonów nie są one automatycznie fiskalizowane. Fiskalizację należy wykonać ręcznie dla każdego paragonu po jego zatwierdzeniu, wybierając opcję "Fiskalizacja paragonu" z menu kontekstowego na liście paragonów.
Uwaga! W przypadku seryjnego zatwierdzania Faktur Sprzedaży i Paragonów z formą płatności powiązaną z terminalem płatniczym, płatność nie zostanie automatycznie przekierowana na terminal.
Inne funkcje seryjne związane z dokumentami
Oprócz seryjnego zatwierdzania, Optima oferuje szereg innych funkcji seryjnych, które ułatwiają zarządzanie dokumentami w buforze:
- Seryjne kopiowanie dokumentów: Umożliwia szybkie kopiowanie wielu dokumentów naraz.
- Seryjne usuwanie dokumentów: Pozwala na usunięcie wielu dokumentów z bufora jednocześnie.
- Seryjne tworzenie dokumentów magazynowych (WZ/PZ): Ułatwia generowanie dokumentów magazynowych do dokumentów handlowych.
- Seryjna zmiana stawek VAT: Umożliwia aktualizację stawek VAT na wielu dokumentach zgodnie z cennikiem towarów.
- Seryjna zmiana atrybutów: Pozwala na dodawanie, zmianę lub usuwanie atrybutów dokumentów seryjnie.
- Seryjna zmiana kategorii: Umożliwia zmianę kategorii w nagłówku dokumentów.
- Seryjna zmiana atrybutów JPK_FA i kodów JPK_V7: Ułatwia dostosowanie dokumentów do wymogów Jednolitego Pliku Kontrolnego.
Podsumowanie
Zatwierdzanie zapisów księgowych i dokumentów jest kluczowym etapem pracy w programie Comarch Optima. Funkcja seryjnego zatwierdzania dokumentów znacząco przyspiesza ten proces, oszczędzając czas i zwiększając efektywność pracy działu księgowego. Wykorzystanie możliwości seryjnych operacji w Optimie pozwala na sprawniejsze zarządzanie dokumentami i danymi księgowymi, minimalizując ryzyko błędów i usprawniając przepływ informacji w przedsiębiorstwie.
Najczęściej zadawane pytania (FAQ)
Czy można cofnąć zatwierdzony zapis księgowy lub dokument?
Nie, zatwierdzenie zapisu księgowego lub dokumentu jest operacją nieodwracalną. W przypadku pomyłki konieczne jest wykonanie operacji korygującej, np. storna zapisu księgowego lub korekty dokumentu.
Czy seryjne zatwierdzanie dokumentów jest bezpieczne?
Tak, seryjne zatwierdzanie dokumentów jest bezpieczne, o ile użytkownik upewni się o poprawności zaznaczonych dokumentów przed zatwierdzeniem. Program Optima oferuje mechanizmy kontrolne, takie jak ostrzeżenie przy zatwierdzaniu zapisów z późniejszą datą, które minimalizują ryzyko błędów.
Czy można zatwierdzić seryjnie wszystkie typy dokumentów w Optimie?
Nie, seryjne zatwierdzanie dokumentów jest dostępne dla określonych typów dokumentów, wymienionych w artykule. Listę typów dokumentów obsługujących seryjne zatwierdzanie można znaleźć w dokumentacji programu Optima.
Co zrobić, jeśli podczas seryjnego zatwierdzania dokumentów płatnych gotówką/kartą nie utworzył się zapis Kasa/Bank?
Należy sprawdzić, czy na dokumentach wskazano formę płatności gotówka lub karta z terminem płatności 0 dni oraz czy rejestr kasowy/bankowy skojarzony z formą płatności jest prawidłowo skonfigurowany i czy ma otwarty raport kasowy/bankowy. W przypadku problemów warto skontaktować się z działem wsparcia technicznego programu Optima.
Jeśli chcesz poznać inne artykuły podobne do Zatwierdzanie Zapisów i Dokumentów w Optimie, możesz odwiedzić kategorię Księgowość.