Wystawianie faktur w ifirma.pl krok po kroku

W dzisiejszych czasach sprawne fakturowanie to podstawa efektywnego zarządzania finansami każdej firmy. Ifirma.pl, popularna platforma do księgowości internetowej, oferuje intuicyjny i rozbudowany moduł do wystawiania faktur, dostępny zarówno dla transakcji krajowych, jak i zagranicznych. Niezależnie od tego, czy prowadzisz małą działalność, czy większe przedsiębiorstwo, ifirma.pl może znacząco uprościć proces fakturowania. W tym artykule przeprowadzimy Cię krok po kroku przez proces wystawiania faktur w ifirma.pl, omawiając wszystkie kluczowe funkcje i ustawienia.

Pierwsze kroki: Zakładanie konta i konfiguracja wstępna

Aby rozpocząć przygodę z fakturowaniem w ifirma.pl, pierwszym krokiem jest założenie konta na platformie. Proces rejestracji jest szybki i intuicyjny. Po założeniu konta i zalogowaniu się, konieczne jest uzupełnienie danych firmy oraz danych użytkownika. To kluczowy etap, ponieważ te informacje będą automatycznie przenoszone na wystawiane faktury. Po wprowadzeniu podstawowych danych system jest zasadniczo gotowy do wystawiania dokumentów sprzedaży.

Jednak, aby w pełni dostosować system do swoich potrzeb, warto skorzystać z opcji konfiguracyjnych dostępnych w zakładce Pulpit ➡ Konfiguracja ➡ Faktury. Znajdziesz tam szereg ustawień, które pozwolą Ci spersonalizować proces fakturowania, na przykład:

• Własne serie numeracji faktur: Możesz zdefiniować własne schematy numeracji faktur, co ułatwi Ci organizację dokumentów.
• Szablony faktur cyklicznych: Idealne rozwiązanie, jeśli regularnie wystawiasz faktury o podobnej treści. Pozwala to na automatyzację procesu i oszczędność czasu.
• Szablony graficzne faktur: Możesz dodać logo firmy i dostosować wygląd faktur do identyfikacji wizualnej Twojej marki, czyniąc je bardziej profesjonalnymi.
• Dane osób uprawnionych i numery kont bankowych: Wprowadź dane osób uprawnionych do podpisywania faktur oraz numery kont bankowych, które będą automatycznie dodawane do dokumentów.
• Pieczęć prewencyjna: Opcja dodania pieczęci prewencyjnej na fakturach, zwiększająca ich wiarygodność.

Skonfigurowanie tych opcji na początku pozwoli Ci na efektywniejsze i bardziej spersonalizowane korzystanie z modułu fakturowania ifirma.pl.

Wystawianie faktury krok po kroku

Sam proces wystawiania faktury w ifirma.pl jest niezwykle prosty i intuicyjny. Aby rozpocząć, przejdź do zakładki Faktury ➡ Lista faktur. W górnej części zakładki znajdziesz przyciski umożliwiające wystawienie różnych typów faktur.

Załóżmy, że dokonujesz standardowej sprzedaży towarów lub usług opodatkowanych w Polsce. W takim przypadku wybierz opcję Krajowa sprzedaż towarów i usług na fakturę VAT. Po kliknięciu otworzy się formularz służący do wystawienia faktury.

Formularz wystawiania faktury – intuicyjna obsługa

Formularz faktury w ifirma.pl został zaprojektowany z myślą o prostocie i szybkości obsługi. Nie musisz ręcznie wprowadzać wszystkich danych kontrahenta. System oferuje funkcję automatycznego pobierania danych z GUS na podstawie numeru NIP. Wystarczy wprowadzić NIP kontrahenta, a system samodzielnie uzupełni dane firmy, takie jak nazwa, adres i inne istotne informacje. To znacząco przyspiesza proces wystawiania faktur i minimalizuje ryzyko pomyłek.

Baza towarów i usług – jeszcze szybsze fakturowanie

Aby jeszcze bardziej usprawnić proces wystawiania faktur, ifirma.pl umożliwia stworzenie listy standardowych towarów i usług. Listę tę możesz utworzyć w zakładce Faktury ➡ Towary i usługi. Wprowadzenie danych do tej bazy jest jednorazowe, a korzyści z niej płynące są znaczące. Podczas wystawiania faktury, w polu pozycji faktury, wystarczy zacząć wpisywać nazwę towaru lub usługi, a system podpowie dostępne pozycje z Twojej listy. Możesz również skorzystać z czytnika kodów paskowych, jeśli posiadasz towary z kodami kreskowymi. Wybierając pozycję z listy, dane takie jak nazwa, jednostka miary, cena netto, stawka VAT, zostaną automatycznie uzupełnione na fakturze. To oszczędza mnóstwo czasu, szczególnie przy wystawianiu faktur z wieloma pozycjami.

Ważne zmiany w JPK_V7 – o czym należy pamiętać

Od 1 października 2020 roku w Polsce obowiązuje nowy plik JPK z deklaracją VAT, znany jako JPK_V7M lub JPK_V7K. Zastąpił on dotychczasową deklarację VAT-7, a dane z niej są teraz uwzględniane w nowym pliku JPK. Pierwsze złożenie nowego pliku JPK nastąpiło do 25 listopada 2020 roku za miesiąc październik 2020.

W pliku JPK_V7 konieczne jest wykazywanie dodatkowych oznaczeń transakcji, takich jak kody GTU (Grupy Towarowo-Usługowe) oraz oznaczenia procedur. Informacje te należy zaznaczyć na poziomie wystawiania faktury w serwisie ifirma.pl, aby mogły zostać poprawnie zaimportowane do nowego pliku JPK. Przedsiębiorca jest odpowiedzialny za prawidłowy wybór klasyfikacji GTU. Serwis ifirma.pl nie udziela porad w zakresie klasyfikacji GTU, ale pomocne mogą okazać się artykuły i poradniki dostępne online.

Jeśli nie jesteś w stanie przypisać sprzedaży do żadnej z grup GTU, wybierz opcję BRAK – Towar / usługa nie należą do żadnej z grup. W przypadku wątpliwości co do klasyfikacji, możesz wystąpić z wnioskiem o wydanie wiążącej informacji stawkowej WIS dla potrzeb podatku VAT.

Zatwierdzanie i dalsze kroki

Po uzupełnieniu wszystkich niezbędnych pól w formularzu faktury, w tym pozycji, danych kontrahenta, stawek VAT, kwot, wystarczy kliknąć przycisk zatwierdź. System ifirma.pl automatycznie przeliczy wszystkie kwoty i wygeneruje fakturę.

Po zatwierdzeniu, na ekranie pojawi się podsumowanie wystawionej faktury. Masz do dyspozycji szereg opcji:

• Kopiowanie faktury: Przydatne, jeśli chcesz wystawić kolejną fakturę o podobnych danych.
• Edycja faktury: Możliwość poprawienia ewentualnych błędów.
• Zapisanie faktury na dysku: Pobranie faktury w formacie PDF.
• Drukowanie faktury: Wydrukowanie faktury na drukarce.
• Wysłanie faktury e-mailem do kontrahenta: Szybkie i wygodne wysłanie faktury bezpośrednio z serwisu ifirma.pl.

Co ważne, wystawienie faktury w ifirma.pl automatycznie powoduje zaksięgowanie dokumentu w ewidencji w pakiecie księgowości internetowej. To eliminuje potrzebę ręcznego księgowania faktur i zapewnia spójność danych finansowych.

Mechanizm podzielonej płatności (split payment)

W przypadku transakcji objętych obowiązkiem mechanizmu podzielonej płatności (split payment), które zostały dokonane po 1 listopada 2019 roku, podczas wystawiania faktury konieczne jest zaznaczenie opcji Mechanizm podzielonej płatności. Listę towarów i usług objętych obowiązkowym split payment znajdziesz w dedykowanych przepisach i komunikatach Ministerstwa Finansów. Ifirma.pl ułatwia stosowanie split payment, integrując tę funkcjonalność z procesem wystawiania faktur.

Integracja z sklepami internetowymi

Jeśli prowadzisz sklep internetowy, ifirma.pl oferuje możliwość integracji z popularnymi platformami e-commerce. Integracja sklepu internetowego z ifirma.pl pozwala na automatyczne wystawianie faktur do zamówień, co znacząco przyspiesza obsługę sprzedaży online i eliminuje ryzyko błędów przy ręcznym przepisywaniu danych zamówień.

Podsumowanie – dlaczego warto fakturować w ifirma.pl?

Ifirma.pl to kompleksowe rozwiązanie do fakturowania, które oferuje szereg korzyści dla przedsiębiorców:

• Prostota i intuicyjność obsługi: Wystawianie faktur jest szybkie i łatwe, nawet dla osób bez doświadczenia w księgowości.
• Automatyzacja procesów: Automatyczne pobieranie danych kontrahentów, baza towarów i usług, szablony faktur cyklicznych – to tylko niektóre funkcje, które oszczędzają czas i minimalizują ryzyko błędów.
• Integracja z JPK_V7: System jest na bieżąco aktualizowany o zmiany w przepisach, w tym o nowe wymogi JPK_V7.
• Mechanizm podzielonej płatności: Wsparcie dla split payment ułatwia rozliczenia z kontrahentami.
• Integracja z sklepami internetowymi: Automatyzacja fakturowania w e-commerce.
• Mobilność: Dostęp do modułu fakturowania z dowolnego miejsca i urządzenia z dostępem do Internetu, a także aplikacje mobilne.

Dzięki ifirma.pl fakturowanie staje się prostsze, szybsze i bardziej efektywne, pozwalając przedsiębiorcom skupić się na rozwoju swojego biznesu.

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Czy moduł fakturowania w ifirma.pl jest darmowy?

Tak, moduł fakturowania jest darmowy do 3 dokumentów miesięcznie. Wyższe limity dokumentów są dostępne w ramach płatnych pakietów.

Czy mogę wystawiać faktury w języku obcym?

Tak, ifirma.pl umożliwia wystawianie faktur w różnych językach obcych.

Jak dodać logo firmy do faktury?

Logo firmy możesz dodać w ustawieniach szablonów graficznych faktur, w zakładce Konfiguracja ➡ Faktury.

Gdzie znajdę listę towarów i usług objętych obowiązkowym split payment?

Listę towarów i usług objętych split payment znajdziesz w przepisach podatkowych i komunikatach Ministerstwa Finansów.

Czy ifirma.pl oferuje wsparcie techniczne w zakresie fakturowania?

Tak, ifirma.pl oferuje wsparcie techniczne dla swoich użytkowników. Możesz skorzystać z pomocy online, infolinii lub bazy wiedzy.

Jeśli chcesz poznać inne artykuły podobne do Wystawianie faktur w ifirma.pl krok po kroku, możesz odwiedzić kategorię Rachunkowość.