Comarch ERP Optima po gwarancji: Czy to ma sens?

Comarch ERP Optima to popularne oprogramowanie księgowe, wykorzystywane przez wiele polskich firm. Jego funkcjonalność i modułowa budowa sprawiają, że jest to narzędzie wszechstronne, wspomagające zarządzanie przedsiębiorstwem na różnych płaszczyznach. Jednak, jak każde oprogramowanie, Comarch ERP Optima wymaga aktualizacji i wsparcia technicznego, które zazwyczaj są związane z okresem gwarancji, zwanym Asystą. Co się dzieje, gdy gwarancja się kończy? Czy można dalej korzystać z programu? Jakie są tego konsekwencje? Na te i inne pytania odpowiemy w poniższym artykule.

Co to jest Comarch ERP Optima i Asysta?

Comarch ERP Optima to system ERP (Enterprise Resource Planning) przeznaczony dla małych i średnich przedsiębiorstw. Umożliwia kompleksowe zarządzanie różnymi obszarami działalności, od księgowości i finansów, poprzez sprzedaż i magazyn, aż po kadry i płace. Program oferuje szeroki wachlarz funkcji, dostosowanych do potrzeb różnych branż i typów działalności.

Asysta Comarch ERP Optima to roczna gwarancja producenta, która jest standardowo dołączana do licencji oprogramowania w wersji stacjonarnej. W ramach Asysty użytkownik zyskuje szereg benefitów, kluczowych dla prawidłowego i bezpiecznego korzystania z programu:

• Prawo do aktualizacji oprogramowania: Comarch regularnie udostępnia nowe wersje Optimy, zawierające poprawki błędów, nowe funkcjonalności oraz dostosowanie do zmieniających się przepisów prawnych. Asysta gwarantuje dostęp do tych aktualizacji.
• Wsparcie techniczne specjalistów Comarch: W razie problemów z działaniem programu, użytkownicy Asysty mogą liczyć na pomoc techniczną ekspertów Comarch.
• Dostęp do bazy wiedzy i materiałów szkoleniowych: Asysta często obejmuje dostęp do dodatkowych zasobów, ułatwiających korzystanie z oprogramowania i rozwiązywanie problemów.

Warto podkreślić, że licencje na Comarch ERP Optima w wersji stacjonarnej są licencjami dożywotnimi. Oznacza to, że firma, która zakupiła program, ma prawo z niego korzystać bezterminowo. Jednak Asysta, czyli gwarancja i związane z nią korzyści, jest ograniczona czasowo – zazwyczaj do roku od zakupu.

Używanie Comarch ERP Optima po zakończeniu gwarancji – czy to możliwe?

Tak, używanie Comarch ERP Optima po zakończeniu gwarancji jest możliwe. Licencja pozostaje ważna, a program nadal będzie działał. Jednak należy zdawać sobie sprawę z konsekwencji braku aktywnej Asysty.

Najważniejszą zmianą jest utrata prawa do aktualizacji oprogramowania. Oznacza to, że firma będzie korzystać z wersji programu, która była aktualna w momencie wygaśnięcia gwarancji. Nie otrzyma żadnych nowszych wersji, poprawek ani dostosowań do zmieniających się przepisów.

Kolejną istotną kwestią jest brak wsparcia technicznego producenta. W przypadku problemów z programem, użytkownik nie będzie mógł liczyć na pomoc specjalistów Comarch w ramach Asysty. Będzie musiał radzić sobie samodzielnie, korzystając z dostępnych materiałów online, for internetowych lub ewentualnie z płatnego wsparcia zewnętrznych firm.

Konsekwencje braku aktualizacji i wsparcia – ryzyka dla firmy

Decyzja o korzystaniu z Comarch ERP Optima po wygaśnięciu gwarancji bez jej przedłużenia niesie ze sobą szereg potencjalnych ryzyk i negatywnych konsekwencji dla firmy. Najważniejsze z nich to:

• Ryzyko niekompatybilności z przepisami prawnymi: Przepisy prawa, szczególnie w obszarze księgowości i podatków, ulegają częstym zmianom. Aktualizacje Comarch ERP Optima na bieżąco uwzględniają te zmiany, zapewniając zgodność oprogramowania z obowiązującymi regulacjami. Brak aktualizacji oznacza, że program może stać się nieaktualny i nieprawidłowo naliczać podatki, generować błędne raporty finansowe lub nie spełniać wymogów prawnych dotyczących np. e-fakturowania, JPK itp. Konsekwencją tego mogą być kary finansowe i problemy z organami kontrolnymi.
• Ryzyko błędów i nieprawidłowego działania programu: Każde oprogramowanie, nawet najlepsze, może zawierać błędy. Aktualizacje często zawierają poprawki tych błędów, zapewniając stabilniejsze i bardziej niezawodne działanie programu. Brak aktualizacji oznacza, że firma będzie narażona na potencjalne problemy wynikające z nieusuniętych błędów, co może prowadzić do utraty danych, nieprawidłowych obliczeń i zakłóceń w pracy.
• Ryzyko bezpieczeństwa danych: Cyberprzestępczość jest coraz większym zagrożeniem dla firm. Aktualizacje oprogramowania często zawierają poprawki bezpieczeństwa, chroniące przed nowymi zagrożeniami i lukami w systemie. Korzystanie z nieaktualnej wersji programu zwiększa ryzyko ataku hakerskiego, wycieku danych i innych problemów związanych z bezpieczeństwem informacji.
• Brak dostępu do nowych funkcjonalności i usprawnień: Comarch stale rozwija swoje oprogramowanie, dodając nowe funkcjonalności i usprawnienia, które mają na celu ułatwienie pracy i zwiększenie efektywności. Użytkownicy bez Asysty tracą dostęp do tych nowości i pozostają z przestarzałą wersją programu, co może ograniczać ich konkurencyjność i możliwości rozwoju.
• Problemy z integracją z innymi systemami: Współczesne firmy często korzystają z wielu różnych systemów informatycznych. Aktualizacje Comarch ERP Optima często uwzględniają zmiany w innych popularnych systemach i platformach, zapewniając płynną integrację i wymianę danych. Brak aktualizacji może powodować problemy z kompatybilnością i utrudniać współpracę z innymi systemami.
• Wyższe koszty w przyszłości: Choć rezygnacja z przedłużenia gwarancji może wydawać się oszczędnością w krótkim okresie, w dłuższej perspektywie może generować wyższe koszty. Naprawa problemów wynikających z braku aktualizacji, odzyskiwanie danych po awarii, kary za nieprawidłowości księgowe – to wszystko może być znacznie droższe niż koszt przedłużenia Asysty. Ponadto, w przypadku chęci powrotu do aktualizacji po dłuższym okresie przerwy, koszt przedłużenia gwarancji może być wyższy (tzw. upgrade otwarty).

Przedłużenie gwarancji – opcje i koszty

Comarch oferuje możliwość przedłużenia gwarancji (Asysty) na Comarch ERP Optima. Koszt przedłużenia zależy od terminu złożenia zamówienia:

• Upgrade terminowy: Zamówienie złożone przed upływem gwarancji – koszt wynosi 20% wartości oprogramowania. To najbardziej korzystna opcja, pozwalająca na ciągłość wsparcia i aktualizacji w najniższej cenie.
• Upgrade otwarty 30%: Zamówienie złożone najpóźniej w ciągu 30 dni od dnia upływu okresu gwarancji – koszt wynosi 30% wartości oprogramowania. To opcja dla firm, które przegapiły termin, ale szybko zdecydowały się na przedłużenie Asysty.
• Upgrade otwarty 40%: Zamówienie złożone później niż w ciągu 30 dni od dnia upływu okresu gwarancji – koszt wynosi 40% wartości oprogramowania. To najdroższa opcja, przeznaczona dla firm, które przez dłuższy czas korzystały z programu bez Asysty i chcą powrócić do aktualizacji i wsparcia.

Warto zauważyć, że przedłużenie gwarancji nie jest obowiązkowe. Firma ma wybór, czy chce kontynuować Asystę, czy też korzystać z programu bez aktualizacji i wsparcia. Jednak, biorąc pod uwagę ryzyka i potencjalne koszty związane z brakiem Asysty, przedłużenie gwarancji jest zazwyczaj rekomendowane, szczególnie dla firm, dla których prawidłowa księgowość, zgodność z przepisami i bezpieczeństwo danych są kluczowe.

Comarch ERP Optima w chmurze – alternatywa dla wersji stacjonarnej?

Dla firm, które chcą uniknąć problemów związanych z aktualizacjami i utrzymaniem infrastruktury IT, Comarch oferuje również Comarch ERP Optima w chmurze (w wersji online). W tym modelu oprogramowanie jest hostowane na serwerach Comarch, a użytkownicy uzyskują do niego dostęp przez internet. Comarch dba o wszystkie aspekty techniczne, w tym aktualizacje, bezpieczeństwo i backup danych. W modelu chmurowym zazwyczaj płaci się abonament miesięczny lub roczny za korzystanie z oprogramowania, co może być korzystne finansowo dla niektórych firm, szczególnie na początku działalności.

Wybór między wersją stacjonarną a chmurową Comarch ERP Optima zależy od indywidualnych potrzeb i preferencji firmy. Wersja stacjonarna daje większą kontrolę nad infrastrukturą i danymi, ale wymaga własnych zasobów IT do zarządzania i utrzymania. Wersja chmurowa jest wygodniejsza i bardziej elastyczna, ale wiąże się z mniejszą kontrolą i koniecznością regularnych opłat abonamentowych.

Podsumowanie – czy warto korzystać z Comarch ERP Optima po gwarancji?

Korzystanie z Comarch ERP Optima po zakończeniu gwarancji jest technicznie możliwe, ale wiąże się z istotnymi ryzykami i ograniczeniami. Brak aktualizacji i wsparcia technicznego może prowadzić do problemów z zgodnością z przepisami, bezpieczeństwem danych, błędami w działaniu programu i brakiem dostępu do nowych funkcjonalności. Choć rezygnacja z przedłużenia gwarancji może wydawać się oszczędnością w krótkim okresie, w dłuższej perspektywie może generować wyższe koszty i problemy.

Dla większości firm, szczególnie tych, dla których księgowość i finanse są kluczowe, rekomendowane jest przedłużenie gwarancji (Asysty) Comarch ERP Optima. Koszt przedłużenia jest relatywnie niewielki w porównaniu z ryzykami i potencjalnymi kosztami związanymi z brakiem aktualizacji i wsparcia. Przedłużenie Asysty zapewnia ciągłość aktualizacji, wsparcie techniczne, bezpieczeństwo danych i dostęp do nowych funkcjonalności, co przekłada się na stabilne i efektywne działanie firmy.

Alternatywą dla wersji stacjonarnej z przedłużaną gwarancją może być rozważenie Comarch ERP Optima w chmurze, która w modelu abonamentowym zapewnia ciągłe aktualizacje i wsparcie techniczne w ramach opłaty abonamentowej. Wybór najlepszego rozwiązania zależy od indywidualnych potrzeb i preferencji firmy.

FAQ – Najczęściej zadawane pytania dotyczące gwarancji Comarch ERP Optima

Poniżej zebraliśmy odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania dotyczące gwarancji Comarch ERP Optima, bazując na informacjach dostarczonych przez sprzedawcę oprogramowania:

Czy licencje na Comarch ERP Optima w wersji stacjonarnej są dożywotnie?

Tak, licencje Comarch ERP Optima w wersji stacjonarnej są objęte roczną gwarancją producenta, zwaną Asystą. Jednak same licencje są dożywotnie, co oznacza, że firma ma prawo korzystać z programu bezterminowo, nawet po wygaśnięciu Asysty.

Co obejmuje Asysta Comarch ERP Optima?

Asysta obejmuje m.in.:

• Prawo do wszystkich aktualizacji oprogramowania.
• Prawo do korzystania z pomocy specjalistów Comarch w zakresie funkcjonalności systemu.

Jaki jest koszt przedłużenia gwarancji Comarch ERP Optima w wersji stacjonarnej?

Koszt przedłużenia gwarancji uzależniony jest od terminu złożenia zamówienia:

• 20% Wartości Oprogramowania, jeżeli Klient złoży zamówienie przed upływem gwarancji (upgrade terminowy).
• 30% Wartości Oprogramowania, jeżeli Klient złoży zamówienie najpóźniej w ciągu 30 dni od dnia upływu okresu gwarancji (upgrade otwarty 30%).
• 40% Wartości Oprogramowania, jeżeli Klient złoży zamówienie później niż w ciągu 30 dni od dnia upływu okresu gwarancji (upgrade otwarty 40%).

Czy przedłużenie gwarancji jest obowiązkowe?

Nie, przedłużenie gwarancji nie jest obowiązkowe. Decyzja o przedłużeniu Asysty należy do firmy.

Gdzie można zamówić aktualizację oprogramowania Comarch ERP Optima?

Aktualizację oprogramowania (czyli przedłużenie Asysty) można zamówić u Autoryzowanych Partnerów Comarch. Informacje kontaktowe do partnerów można znaleźć na stronie Comarch lub na stronach internetowych sklepów partnerskich.

Gdzie można zamówić oprogramowanie Comarch ERP Optima w chmurze?

Zakupu oprogramowania Comarch ERP Optima w chmurze (w wersji online) można dokonać za pośrednictwem strony Comarch lub u Autoryzowanych Partnerów Comarch.

Mamy nadzieję, że ten artykuł pomógł Ci zrozumieć kwestię korzystania z Comarch ERP Optima po wygaśnięciu gwarancji i podjąć świadomą decyzję dotyczącą przyszłości Twojego oprogramowania księgowego.

Jeśli chcesz poznać inne artykuły podobne do Comarch ERP Optima po gwarancji: Czy to ma sens?, możesz odwiedzić kategorię Rachunkowość.