Płace: Pod HR czy pod Finanse? Struktura raportowania

Jedno z najczęściej zadawanych pytań w świecie biznesu dotyczy struktury organizacyjnej działu płac. Czy płace powinny podlegać działowi kadr (HR), czy raczej działowi finansów? Nie ma na to jednoznacznej odpowiedzi, a najlepsze rozwiązanie zależy od specyfiki i kultury danej organizacji. Ten artykuł ma na celu przybliżenie tego zagadnienia, analizując dane rynkowe i przedstawiając kluczowe aspekty, które należy wziąć pod uwagę przy podejmowaniu decyzji.

Dane rynkowe: Gdzie najczęściej raportują działy płac?

Aby zrozumieć obecne trendy, warto przyjrzeć się danym z badań rynkowych. Różne firmy badawcze przeprowadziły ankiety na ten temat, a ich wyniki, choć nie zawsze jednolite, dają pewien obraz sytuacji.

• Badanie ADP: W globalnym badaniu ADP, w którym wzięło udział 1100 respondentów z całego świata, 43% respondentów stwierdziło, że dział płac podlega kierownikom działu finansowego. 33% wskazało na inne struktury, a pozostałe 24% na dział HR.
• Badanie Deloitte: Badanie Deloitte, obejmujące ponad 1400 respondentów, wykazało niemal równy podział między HR a finansami. 38% respondentów stwierdziło, że płace podlegają HR, 36% finansom, 24% centrom usług wspólnych, a 2% innym strukturom.
• Badanie EY: Z kolei badanie EY, przeprowadzone na mniejszej grupie 128 respondentów, wskazuje na przewagę HR. 57% respondentów raportuje do HR, 29% do finansów, a 49% uważa, że płace powinny podlegać HR (wobec 33% opowiadających się za finansami).

Analiza tych danych pokazuje, że nie ma dominującego trendu. Struktura raportowania działu płac jest różna w zależności od organizacji. Mimo to, widzimy, że najczęściej działy płac podlegają albo finansom, albo HR. Przyjrzyjmy się bliżej argumentom za i przeciw każdej z tych opcji.

Płace podlegające działowi finansów: Argumenty

Naturalnym miejscem dla działu płac wydaje się dział finansów. Płace są w końcu działalnością finansową, obejmującą przepływ pieniędzy, podobnie jak inne obszary tradycyjnie należące do finansów, takie jak rozliczenia podróży służbowych, zobowiązania czy należności. Organizacje takie jak APQC, zajmujące się doradztwem w zakresie zarządzania procesami biznesowymi, umieszczają przetwarzanie płac w swojej taksonomii w ramach zarządzania finansami.

Pod względem umiejętności, zarówno finanse, jak i płace wymagają dokładności, umiejętności raportowania, audytu, wykorzystania technologii oraz nacisku na zgodność z przepisami i kontrolę wewnętrzną. Te wspólne cechy sprawiają, że umieszczenie działu płac w strukturze finansów wydaje się logiczne.

Analityka jest kolejnym kluczowym obszarem. Zarówno finanse (zwłaszcza w kontekście planowania, budżetowania i prognozowania), jak i HR (w kontekście strategicznego planowania zasobów ludzkich i analizy danych o pracownikach) dążą do rozwoju w tym zakresie. Działy płac, chcące rozwijać swoje kompetencje analityczne, mogą znaleźć odpowiednie środowisko zarówno w dziale finansów, jak i HR.

CFO (dyrektor finansowy) często ma duży wpływ na decyzje dotyczące zakupów technologii w firmie. Jeśli dział płac podlega finansom, może to ułatwić dostęp do potrzebnych narzędzi i systemów. Z drugiej strony, HR również zyskał strategiczną pozycję w wielu organizacjach i ma wpływ na kluczowe decyzje. Badanie SHRM wykazało, że 61% działów HR raportuje bezpośrednio do CEO, prezesa lub właściciela firmy, co świadczy o ich znaczącej roli.

Podsumowując, argumenty za umieszczeniem płac w finansach to:

• Naturalne dopasowanie do działalności finansowej.
• Wspólne umiejętności i kompetencje.
• Potencjalne ułatwienie w zakresie technologii i systemów.
• Logika w kontekście kontroli finansowej i audytu.

Płace podlegające działowi HR: Argumenty

Jednym z najgorętszych trendów w zarządzaniu kapitałem ludzkim jest obecnie doświadczenie pracownika (Employee Experience - EX). Umieszczenie działu płac w strukturze HR może pomóc w realizacji inicjatyw EX, takich jak samoobsługa pracownicza, dostęp mobilny, karty płatnicze czy wcześniejszy dostęp do wynagrodzenia. Lokalizacja działu w strukturze organizacyjnej wysyła pewien komunikat o priorytetach firmy. Podleganie finansom może sygnalizować nacisk na budżet, kontrolę kosztów i efektywność, natomiast podleganie HR może wskazywać, że płace są postrzegane jako kluczowy element doświadczenia pracownika.

Wiele organizacji koncentruje się obecnie na programach całkowitego wynagrodzenia (Total Rewards), które strategicznie zarządzają wynagrodzeniami, benefitami, programami emerytalnymi i motywacyjnymi. Płace są kluczowym elementem tych programów, z bezpośrednim powiązaniem z benefitami poprzez potrącenia. Organizacje, dla których programy Total Rewards są ważne, mogą rozważyć umieszczenie płac w dziale HR.

Podsumowując, argumenty za umieszczeniem płac w HR to:

• Wsparcie inicjatyw związanych z doświadczeniem pracownika (EX).
• Wzmocnienie nacisku na doświadczenie pracownika i programy Total Rewards.
• Potencjalne sygnały o priorytetach firmy związane z EX i pracownikami.
• Lepsze dopasowanie do strategii skoncentrowanej na pracowniku.

Tabela porównawcza: Finanse vs. HR

Jakie jest właściwe rozwiązanie?

Nie ma jednej „właściwej” odpowiedzi na pytanie, gdzie powinny raportować płace. Decyzja powinna być dostosowana do specyfiki firmy, jej kultury i strategicznych priorytetów. W niektórych organizacjach płace podlegają bezpośrednio CEO, centrom usług wspólnych lub innym działom. Czasami HR raportuje do finansów, a w innych przypadkach oba działy raportują oddzielnie do operacji, centrów usług wspólnych lub CEO. Możliwości strukturalnych jest wiele.

Bez względu na strukturę, kluczowa jest współpraca między działem płac i HR. Dobrą praktyką jest stworzenie macierzy RACI (Responsible, Accountable, Consulted, Informed) dla kluczowych procesów, które się przenikają, aby zapewnić jasne role i odpowiedzialności oraz udokumentowane przejścia między procesami.

Z perspektywy systemów, jeśli HR i płace korzystają z różnych platform oprogramowania, kluczowe są automatyczne integracje, aby uniknąć błędów i poprawek. Ważne jest również, aby oba działy rozumiały język biznesu i potrafiły komunikować się w sposób zrozumiały dla wszystkich interesariuszy. Budowanie finansowych wskaźników KPI dla HR (takich jak koszt rekrutacji, przychód na pracownika) może również pomóc w budowaniu mostów między działami.

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

1. Czy istnieje jedno idealne miejsce dla działu płac w strukturze organizacyjnej?

   Nie, nie ma jednego idealnego rozwiązania. Najlepsza struktura zależy od specyfiki firmy, jej kultury i priorytetów strategicznych.

2. Jakie są główne argumenty za umieszczeniem płac w dziale finansów?

   Argumenty to naturalne dopasowanie do działalności finansowej, wspólne umiejętności, potencjalne ułatwienie w zakresie technologii i logika w kontekście kontroli finansowej.

3. Jakie są główne argumenty za umieszczeniem płac w dziale HR?

   Argumenty to wsparcie doświadczenia pracownika, programy Total Rewards, nacisk na pracownika i lepsze dopasowanie do strategii skoncentrowanej na pracowniku.

4. Co jest kluczowe, niezależnie od struktury raportowania?

   Kluczowa jest współpraca między działem płac i HR, jasne role i odpowiedzialności (np. poprzez macierz RACI) oraz integracja systemów.

5. Czy wielkość firmy ma wpływ na decyzję o strukturze raportowania?

   Tak, wielkość firmy, jej struktura organizacyjna i kultura mogą wpływać na optymalne rozwiązanie. Mniejsze firmy mogą preferować bardziej scentralizowane struktury, podczas gdy większe mogą eksperymentować z różnymi modelami.

Podsumowując, decyzja o tym, czy płace powinny podlegać HR czy finansom, jest złożona i wymaga uwzględnienia wielu czynników. Analiza danych rynkowych, zrozumienie argumentów za i przeciw każdej opcji, oraz uwzględnienie specyfiki własnej organizacji to kluczowe kroki do podjęcia najlepszej decyzji strukturalnej.

Jeśli chcesz poznać inne artykuły podobne do Płace: Pod HR czy pod Finanse? Struktura raportowania, możesz odwiedzić kategorię Księgowość.