Kasy online od 2025: Kto musi mieć kasę fiskalną?

Od 1 stycznia 2025 roku weszły w życie nowe przepisy dotyczące kas rejestrujących online. Wielu przedsiębiorców zastanawia się, kogo dokładnie dotyczą te zmiany i czy ich biznes będzie musiał dostosować się do nowych wymogów. Niniejszy artykuł ma na celu wyjaśnić, kto od 2025 roku będzie zobowiązany do posiadania kasy fiskalnej online, jakie towary i usługi podlegają obowiązkowej ewidencji oraz jakie są terminy wprowadzenia tych zmian. Zrozumienie tych regulacji jest kluczowe, aby uniknąć potencjalnych kar i prowadzić działalność zgodnie z prawem.

Limit zwolnienia podmiotowego pozostaje bez zmian

Dobra wiadomość dla wielu małych przedsiębiorców jest taka, że limit zwolnienia podmiotowego z obowiązku posiadania kasy fiskalnej pozostaje na niezmienionym poziomie i wynosi 20 000 zł. Oznacza to, że jeśli Twoja sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym tej kwoty, lub prognozujesz, że nie przekroczy jej w bieżącym roku (proporcjonalnie do okresu prowadzenia działalności), nadal możesz korzystać ze zwolnienia.

Podobnie, na poziomie 80% utrzymano próg udziału sprzedaży z tytułu czynności zwolnionych z ewidencji w całkowitej sprzedaży na rzecz osób fizycznych i rolników ryczałtowych. Jeśli udział ten przekracza 80%, również możesz korzystać ze zwolnienia.

Zmiany od 1 lipca 2025 roku: Kto traci zwolnienie?

Mimo utrzymania limitu zwolnienia, nowe przepisy wprowadzają szerszy katalog czynności, które obligują do stosowania kas fiskalnych bez względu na wielkość sprzedaży. Chociaż formalnie te wyłączenia obowiązują od 1 stycznia 2025 roku, przepisy przejściowe przewidują, że dla niektórych kategorii przedsiębiorców i towarów, obowiązek ten zacznie obowiązywać od 1 lipca 2025 roku.

Towary i usługi objęte obowiązkiem od lipca 2025 roku

Od 1 lipca 2025 roku obowiązek ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej obejmie przedsiębiorców sprzedających następujące towary:

• Wyroby klasyfikowane do CN 2404 i 8543 40, w tym:
• Papierosy elektroniczne
• Produkty zawierające tytoń, tytoń odtworzony, nikotynę lub namiastki tytoniu albo nikotyny, przeznaczone do wdychania bez spalania
• Wyroby z konopi (rodzaj Cannabis) klasyfikowane do CN 1211, przeznaczone do palenia lub wdychania bez spalania
• Wyroby zawierające w swoim składzie alkohol etylowy o objętościowej mocy powyżej 50% objętości, nieprzeznaczone do spożycia przez ludzi, w tym:
• Rozpuszczalniki
• Płyny odkażające
• Rozcieńczalniki farb
• Płyny do odmrażania
• Węgiel, brykiet i podobne paliwa stałe wytwarzane z węgla, węgla brunatnego, koksu i półkoksu, przeznaczone do celów opałowych.

W przypadku sprzedaży tych towarów, konieczne będzie posiadanie kasy fiskalnej online i ewidencjonowanie sprzedaży od pierwszej złotówki. Warto jednak zaznaczyć, że obowiązek ten nie obejmuje dostawy węgla, brykietów i podobnych paliw stałych dokonywanej przez przedsiębiorstwo górnicze, jeśli dostawa ta jest w całości udokumentowana fakturą.

Kasy fiskalne na parkingach i automatach biletowych od kwietnia 2026 roku

Kolejna fala zmian nastąpi 1 kwietnia 2026 roku. Od tego dnia obowiązkowa rejestracja sprzedaży na kasie fiskalnej obejmie usługi:

• Parkingowe (w tym automaty parkingowe)
• Automaty biletowe (z wyłączeniem niektórych usług transportu pasażerskiego rozkładowego)

Wyłączenia z obowiązku kas fiskalnych w przypadku automatów biletowych dotyczą konkretnie usług:

• PKWiU ex 49.31.2 (pozostały transport lądowy pasażerski, miejski i podmiejski) – wyłącznie przewozy miejskie rozkładowe pasażerskie, inne niż kolejowe, z cenami ustalonymi przez gminę.
• PKWiU ex 49.39.1 (transport lądowy pasażerski, rozkładowy: międzymiastowy i specjalizowany) – wyłącznie przewozy miejskie rozkładowe pasażerskie, inne niż kolejowe, z cenami ustalonymi przez gminę.

Ministerstwo Finansów wyjaśnia, że wyłączenie dotyczy sprzedaży biletów w publicznym transporcie zbiorowym, gdzie ceny są regulowane przez samorządy. Co istotne, usługi parkingowe świadczone przez pracodawcę na rzecz pracowników również zostały wyłączone z obowiązku ewidencji „od pierwszej złotówki”. Podobnie, obowiązek ten nie dotyczy stacji ładowania samochodów elektrycznych działających poprzez automatyczne dystrybutory, ponieważ dostawa energii elektrycznej jest zwolniona przedmiotowo z VAT.

Automaty vendingowe z kasą fiskalną od kwietnia 2027 roku

Ostatni etap zmian, przynajmniej na razie, przewidziano na 1 kwietnia 2027 roku. Od tego dnia obowiązek rejestracji sprzedaży obejmie automaty vendingowe (np. z napojami i przekąskami). Jednak i tutaj przewidziano wyjątki. Obowiązek nie dotyczy automatów vendingowych:

• Obsługiwanych przez klienta w systemie bezobsługowym,
• Przyjmujących należność w bilonie lub banknotach,
• Nieposiadających zasilania elektrycznego.

Przykładem takiego wyłączenia są mechaniczne automaty vendingowe na stojakach, sprzedające np. piłki kauczukowe. Ze względu na brak zasilania elektrycznego, instalacja kasy fiskalnej w takich urządzeniach byłaby problematyczna.

Podsumowanie zmian i harmonogram wdrożenia kas online

Aby ułatwić zrozumienie, kto i kiedy będzie musiał posiadać kasę fiskalną online, przygotowaliśmy krótkie podsumowanie:

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Czy limit 20 000 zł nadal obowiązuje?

Tak, limit zwolnienia podmiotowego w wysokości 20 000 zł rocznie pozostaje bez zmian. Jeśli Twoja sprzedaż nie przekracza tej kwoty, w wielu przypadkach nadal możesz być zwolniony z obowiązku posiadania kasy fiskalnej.

Od kiedy muszę mieć kasę online, jeśli sprzedaję papierosy elektroniczne?

Jeśli sprzedajesz papierosy elektroniczne lub inne wyroby objęte nowymi przepisami, obowiązek posiadania kasy online zacznie obowiązywać od 1 lipca 2025 roku, niezależnie od wielkości Twojej sprzedaży.

Czy automaty parkingowe muszą mieć kasy fiskalne online?

Tak, od 1 kwietnia 2026 roku usługi parkingowe, w tym automaty parkingowe, będą wymagały rejestracji sprzedaży na kasie fiskalnej online.

Czy wszystkie automaty vendingowe będą musiały mieć kasy fiskalne?

Nie wszystkie. Obowiązek od 1 kwietnia 2027 roku obejmie większość automatów vendingowych, ale wyłączone z niego będą automaty mechaniczne, bez zasilania elektrycznego, przyjmujące płatność tylko w bilonie lub banknotach.

Gdzie mogę znaleźć więcej informacji o nowych przepisach?

Szczegółowe informacje można znaleźć w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz.U. 2024, poz. 1902). W razie wątpliwości warto skonsultować się z doradcą podatkowym lub księgowym.

Mamy nadzieję, że ten artykuł pomógł Ci zrozumieć, kogo dotyczą nowe przepisy dotyczące kas fiskalnych online od 2025 roku. Pamiętaj, aby dokładnie przeanalizować swoją sytuację i w razie potrzeby dostosować się do nowych wymogów w odpowiednim terminie.

Jeśli chcesz poznać inne artykuły podobne do Kasy online od 2025: Kto musi mieć kasę fiskalną?, możesz odwiedzić kategorię Rachunkowość.