Karty Wydatkowe dla Pracowników: Jak Działają?

W niedalekiej przeszłości zarządzanie wydatkami pracowniczymi wiązało się z ogromną ilością pracy administracyjnej i stertą papierowych paragonów. Na szczęście istnieje teraz wiele sposobów na przyspieszenie i usprawnienie tego procesu dla firm. Jednym z najpopularniejszych są pracownicze karty wydatkowe.

Pracownicze karty wydatkowe oszczędzają firmom czas i pieniądze, dając pracownikom kontrolowany dostęp do funduszy firmowych. Nadal jednak istnieje pewne zamieszanie co do tego, jak one działają. W tym przewodniku wyjaśnimy, jak działają pracownicze karty wydatkowe i dlaczego stają się one niezbędnym narzędziem dla wielu firm.

Czym są pracownicze karty wydatkowe?

Pracownicze karty wydatkowe działają w taki sam sposób, jak karty, których używasz na co dzień. Możesz dokonywać płatności w sklepach stacjonarnych i online - jedyną różnicą jest to, że pobierają one środki z firmowego konta bankowego, a nie z konta osobistego. Innymi słowy, umożliwiają one firmom zapewnienie pracownikom bezpośredniego dostępu do funduszy firmowych.

Oznacza to, że pracownicy nie muszą wydawać własnych pieniędzy na wydatki związane z pracą, a firmy nie muszą borykać się z bólem głowy związanym ze zwracaniem pieniędzy pracownikom.

Rodzaje pracowniczych kart wydatkowych

Pod tym ogólnym parasolem istnieje kilka różnych rodzajów pracowniczych kart wydatkowych:

• Wirtualne karty wydatkowe wykorzystują tymczasowe dane karty, takie jak numer karty i kod CVV, i mogą być przechowywane w portfelach cyfrowych w celu dokonywania płatności kartami wirtualnymi. Ponieważ karty wirtualne mogą być wydawane z niestandardowymi limitami transakcyjnymi i są bezpiecznie przechowywane w portfelach cyfrowych, są znacznie bezpieczniejsze niż zwykłe fizyczne karty płatnicze.
• Karty jednorazowe mogą być używane tylko do jednej transakcji. Firma wyda kartę z ustalonym saldem, które ogranicza ilość pieniędzy dostępnych do wydania. Karta zadziała tylko raz, niezależnie od tego, czy pracownik wykorzysta całe saldo, czy nie. Ten rodzaj pracowniczej karty wydatkowej jest popularny podczas podróży służbowych, np. do płacenia za hotele lub inne jednorazowe wydatki. Karty jednorazowe są zazwyczaj również kartami wirtualnymi, co oznacza, że są przekazywane pracownikowi i przechowywane w jego telefonie.
• Pracownicze karty kredytowe są popularną alternatywą dla pracowniczych kart debetowych. Zamiast korzystać z funduszy konta bankowego, zapewniają dostęp do linii kredytowej. Podobnie jak zwykłe karty kredytowe, pracownicze karty kredytowe są wygodniejszą metodą płatności dla wielu firm. Saldo karty kredytowej jest rozliczane co miesiąc, więc nie trzeba się martwić o pozostałe saldo podczas płatności. Istnieje możliwość uzyskania fizycznych pracowniczych kart wydatkowych, jeśli jest to preferowane.

Nowoczesne pracownicze karty wydatkowe są również wspierane przez oprogramowanie, które pozwala firmom kontrolować i zmieniać różne parametry. Obejmuje to ustalanie limitów budżetowych, dat ważności i zasad dotyczących tego, gdzie i kiedy pracownicy mogą używać kart.

Jak pracownicze karty wydatkowe oszczędzają czas?

Główną zaletą pracowniczych kart wydatkowych jest fakt, że oszczędzają one czas i zasoby zespołów wewnętrznych. Robią to na kilka sposobów:

1. Usprawniają proces zwrotu kosztów i zatwierdzania

Zwrot kosztów pracowniczych staje się notorycznie trudny wraz z rozwojem firmy. Nie stanowi to dużego problemu, jeśli przeciętny pracownik nie gromadzi zbyt wielu wydatków. Ale może stać się prawdziwym bólem głowy, gdy masz wielu różnych pracowników składających wnioski.

Oprogramowanie do zarządzania wydatkami to jeden ze sposobów na drastyczne zmniejszenie ilości czasu, jaki zespoły spędzają na zwrotach kosztów i administracji. Ale pracownicze karty wydatkowe idą o krok dalej. Pieniądze, które pracownicy wydają na firmowe karty wydatkowe, pochodzą z konta firmy, więc nie trzeba ich zwracać. Transakcje muszą być jedynie zatwierdzone przez menedżera. Jest to tak proste, jak przesłanie i sprawdzenie dowodu zapłaty.

2. Umożliwiają przechowywanie wszystkich paragonów i faktur w jednym miejscu

Pracownicy nadal muszą przedstawić dowód zakupu, gdy używają swojej karty wydatkowej. Zwykle wiązałoby się to z obsługą fizycznych papierowych paragonów. Jednak pod względem wydajności wykonywanie zadań administracyjnych na papierze jest dalekie od ideału. Dzięki oprogramowaniu do kart wydatkowych pracownicy mogą zeskanować paragon aparatem w telefonie i natychmiast przesłać go do zatwierdzenia. Po zeskanowaniu nikt nie musi już zajmować się papierowym paragonem. Podsumowując, zamiana papierowych paragonów na cyfrowe paragony to ogromna oszczędność czasu.

3. Umożliwiają łatwiejsze śledzenie wydatków i budżetów

Ponieważ to Ty, jako pracodawca, wydajesz firmowe karty wydatkowe, masz pełną kontrolę nad sposobem ich wykorzystania. Oznacza to, że możesz ustalać budżety dla poszczególnych działów lub członków zespołu i otrzymywać aktualizacje w czasie rzeczywistym dotyczące ich wydatków. Daje to znacznie jaśniejszy obraz tego, dokąd trafiają fundusze, i pozwala zaoszczędzić czas na planowaniu, prognozowaniu i szeregu innych procesów wewnętrznych.

Jak pracownicze karty wydatkowe oszczędzają pieniądze?

Niezależnie od branży czy modelu biznesowego, czas to pieniądz. W rezultacie firmowe karty kredytowe również oszczędzają firmom znaczną ilość pieniędzy:

1. Uwalniają zasoby wewnętrzne

Zespoły księgowe poświęcają wiele zasobów i godzin pracy pracowników na różne czasochłonne procesy manualne. Każdy czas, który spędzają na wykonywaniu zadań manualnych, to czas, który mogliby wykorzystać na realizację innych obowiązków.

Wydatki pracownicze i ich zwroty są powszechnym obciążeniem zasobów działu księgowości. Zwykle wiąże się to ze zbieraniem papierowych paragonów do każdego wniosku o zwrot kosztów lub wypłacaniem gotówki z kasy podręcznej, gdy pracownik potrzebuje kupić coś do pracy. Przejście na pracownicze karty wydatkowe może znacznie skrócić czas, jaki dział księgowości musi poświęcać na zwroty kosztów, co oznacza, że mogą skupić się na ważniejszych zadaniach.

2. Sprawiają, że uzgadnianie na koniec miesiąca jest dokładniejsze

Kiedy przychodzi czas na bilansowanie ksiąg na koniec miesiąca, kluczowa jest dokładność i wydajność. Wszelkie błędy księgowe lub przeoczenia w wydatkach wychodzących mogą być znacznym bólem głowy, który wymaga dodatkowego czasu i pieniędzy na naprawienie.

Firmowe karty kredytowe przyspieszają ten proces, digitalizując ślad papierowy. Zestawiają wszystkie wydatki firmy i ewidencję wydatków pracowniczych w jednym miejscu. Oprogramowanie do obsługi wydatków umożliwia łatwe sortowanie i przeszukiwanie ewidencji. Nie ma również potrzeby zajmowania się żmudną wymianą informacji z pracownikami podczas zwracania kosztów.

3. Możesz ustawić niestandardowe limity dla konkretnych kart

Ustalenie limitów wydatków na konwencjonalnych kartach pracowniczych bez oprogramowania kontrolującego zaplecze może być trudne. Na szczęście nowoczesne pracownicze karty wydatkowe są znacznie lepszą alternatywą. Istnieje możliwość tworzenia indywidualnych kart dla poszczególnych pracowników lub zespołów i ustawiania niestandardowych limitów wydatków dla każdej z nich. Po osiągnięciu limitu wydatków nie mogą już użyć karty. Pomaga to ograniczyć niepożądane wydatki, ponieważ pracownicy nie mogą wydać więcej, niż zostało im przydzielone.

4. Możesz zautomatyzować raportowanie i uzyskać lepszy wgląd

Zawsze, gdy istnieje sposób na zautomatyzowanie procesu, istnieje potencjał dla firmy, aby zaoszczędzić czas i pieniądze. Pracownicze karty wydatkowe oferują nie tylko wygodniejszy sposób płacenia za wydatki związane z pracą, ponieważ są czymś więcej niż tylko kartami. Oprogramowanie, które je napędza, jest tym, co naprawdę odróżnia je od konwencjonalnego sposobu radzenia sobie z wydatkami pracowniczymi.

„Oprogramowanie do zarządzania wydatkami może pomóc uprościć proces zwrotu kosztów pracowniczych poprzez automatyzację.” – Federacja Małych Firm

Pracownicze karty wydatkowe umożliwiają firmom zautomatyzowanie znacznej części raportowania związanego z procesem zobowiązań. Zapewniają również szczegółowy wgląd w kwotę pieniędzy, którą firma wydaje, na wielu różnych kontach. Obejmuje to nie tylko wydatki pracownicze, ale także subskrypcje i inne płatności B2B.

Pracownicze karty wydatkowe oferują lepsze bezpieczeństwo

Oprócz oszczędności czasu i pieniędzy, nowoczesne pracownicze karty wydatkowe stanowią krok naprzód w zakresie bezpieczeństwa płatności. Konwencjonalne elektroniczne karty płatnicze są podatne na niewłaściwe użycie, zwłaszcza poprzez kradzież danych uwierzytelniających klientów i oszustwa związane z brakiem karty. Wdrożenie silnego uwierzytelniania klienta (SCA) wprowadziło dodatkowe warstwy bezpieczeństwa, aby zapobiec tym atakom. Ale wirtualne pracownicze karty wydatkowe eliminują typowe drogi ataku, ponieważ:

• Zazwyczaj są one skonfigurowane do tymczasowego użytku z określonymi limitami wydatków lub datami ważności
• Nie są powiązane z danymi osobowymi użytkownika lub posiadacza karty
• Używają losowych numerów kart, które są przechowywane w bezpiecznych portfelach cyfrowych

Pracownicze karty wydatkowe a konwencjonalne karty firmowe

Nowoczesne, oparte na oprogramowaniu pracownicze karty wydatkowe mają szereg funkcji, które czynią je lepszą opcją niż konwencjonalne karty firmowe.

Korporacyjne karty kredytowe od Moss

Korporacyjne karty kredytowe Moss pozwalają firmom oszczędzać czas i pieniądze na różnych wewnętrznych procesach księgowych i związanych z wydatkami. Dzięki nieograniczonej liczbie kart wirtualnych o wysokim limicie kredytowym możesz delegować bezpieczne możliwości wydawania pieniędzy w całej organizacji. Moss oferuje również elastyczne warunki spłaty, dzięki czemu możesz wybrać, jak i kiedy chcesz uregulować saldo.

Dzięki pełnej widoczności wydatków na każdą transakcję dokonywaną przez Twój zespół i szczegółowym informacjom od Moss, będziesz mógł rzucić nowe światło na przepływy pieniężne swojej firmy. Lepsze zrozumienie tego, dokąd trafiają Twoje pieniądze, pozwoli Ci usprawnić wydatki i szereg procesów wewnętrznych jednocześnie.

FAQ

Czym są pracownicze karty wydatkowe?

Pracownicze karty wydatkowe to karty kredytowe lub debetowe, które firmy dają pracownikom w celu pokrycia wydatków i innych kosztów związanych z pracą. Pracownicze karty wydatkowe pobierają pieniądze z konta bankowego firmy lub linii kredytowej, która jest udzielana firmie przez wierzyciela.

Jak pracownicze karty wydatkowe przynoszą korzyści firmom?

Pracownicze karty wydatkowe pozwalają firmom ominąć proces zwrotu kosztów pracowniczych, dając pracownikom dostęp do funduszy firmy. Oszczędzają również czas i pieniądze na szeregu wewnętrznych procesów księgowych i administracyjnych dzięki automatyzacji.

Czy pracownicze karty wydatkowe działają jak zwykłe karty płatnicze?

Tak. Pracownicze karty wydatkowe działają tak samo jak zwykłe karty płatnicze, co oznacza, że można ich używać online i w sklepach stacjonarnych przy terminalach płatniczych.

Czy pracownicze karty wydatkowe można dostosować?

Tak. Dzięki oprogramowaniu zaplecza firmy mogą dostosowywać pracownicze karty wydatkowe za pomocą indywidualnych budżetów, dat ważności i innych.

Czy można śledzić i kontrolować pracownicze karty wydatkowe za pośrednictwem aplikacji?

Klienci Moss mogą kontrolować swoje karty Moss w czasie rzeczywistym za pośrednictwem aplikacji. Obejmuje to zatwierdzanie transakcji, blokowanie kart, zmianę budżetów i inne.

Jeśli chcesz poznać inne artykuły podobne do Karty Wydatkowe dla Pracowników: Jak Działają?, możesz odwiedzić kategorię Rachunkowość.