Księgowość Wewnętrzna vs. Outsourcing: Co Wybrać?

Prowadzenie księgowości jest niezbędne dla każdego przedsiębiorstwa. Tradycyjnie, księgowość wewnętrzna była domyślną opcją dla wielu firm, zwłaszcza małych. Dyrektorzy generalni i właściciele firm uważali to za najlepszy sposób na utrzymanie kontroli nad procesem. Jednak dzięki postępowi technologicznemu, outsourcing księgowości stał się nowym standardem dla firm, które chcą efektywnie skalować swoją działalność.

Co oznacza „księgowość wewnętrzna”?

Zacznijmy od podstaw. Co to jest księgowość wewnętrzna? Oznacza to, że usługi księgowe są wykonywane przez wewnętrznych pracowników firmy. Zazwyczaj księgowi wewnętrzni zajmują się szerokim zakresem operacji finansowych, które wykraczają poza samo przetwarzanie liczb – muszą również radzić sobie z pomocą techniczną, zasobami ludzkimi i prowadzeniem ksiąg rachunkowych, wszystko w jednym. Znalezienie jednej osoby, która podejmie się wszystkich tych zadań, a jednocześnie będzie posiadała umiejętności potrzebne do wysokiego poziomu wykonywania każdego z nich, jest dość trudne.

Niektóre firmy wolą, aby ich liczby były opracowywane przez zespół z wewnętrzną wiedzą, chociaż ten proces ma swoje wady. Często, zamiast móc skupić się na strategicznych inicjatywach, pracownicy są proszeni o kontynuowanie ręcznych czynności, takich jak kategoryzacja transakcji i uzgadnianie w celu zamknięcia miesiąca. To również jest powodem wysokiej rotacji w modelu wewnętrznym. Prowadzi to do wypalenia zawodowego pracowników.

Czy księgowość wewnętrzna jest tańsza?

Koszty są zawsze ważnym pytaniem, jeśli chodzi o zatrudnienie księgowego. W przypadku zespołu wewnętrznego należy wziąć pod uwagę wiele kosztów. Przyjrzyjmy się finansom.

Pierwszym kosztem jest wynagrodzenie księgowych. Średnie wynagrodzenie księgowych w Polsce jest zróżnicowane w zależności od doświadczenia i lokalizacji, jednak dodatkowo należy uwzględnić koszty benefitów pracowniczych, składek ZUS i podatków po stronie pracodawcy. To wszystko składa się na całkowity koszt pracownika, który może być znacznie wyższy niż samo wynagrodzenie brutto. Dodatkowo, nie można zapomnieć o dodatkowych wydatkach wynikających z błędów lub poprawek, gdy nadchodzi czas przygotowania do podatków.

Wraz z rozwojem firmy, w końcu będziesz musiał zatrudnić nowych księgowych, aby pomogli w obciążeniu pracą. To nie tylko kolejne wynagrodzenie, o które trzeba się martwić, ale także trzeba poświęcić czas na szkolenie, często prowadzone przez innych księgowych. Nie wspominając już o czasie, pieniądzach i zasobach potrzebnych na sam proces rekrutacji i rozmów kwalifikacyjnych. Ogólnie rzecz biorąc, może to działać na małą skalę, ale wraz ze wzrostem potrzeb biznesowych, jak te wszystkie działania zostaną podzielone między zespół? I czy będą się rozwijać z najefektywniejszymi procesami?

Wreszcie, należy wziąć pod uwagę możliwość rotacji pracowników. Biorąc pod uwagę, że rola księgowego może być bardzo pracochłonna i prowadzić do wypalenia zawodowego, ludzie zazwyczaj nie pozostają na tym stanowisku zbyt długo. Ryzyko wyszkolenia kogoś tylko po to, aby odszedł na inne stanowisko, jest związane z bezpośrednimi kosztami zastąpienia pracownika personelu, które mogą wynosić nawet 50-60% rocznego wynagrodzenia pracownika. Przy wynagrodzeniu 46 000 zł, to jest od 23 000 zł do 27 000 zł.

Na przykład, jeśli księgowy miałby pracować w Twojej firmie przez rok i odejść, to patrząc na powyższy przykład, gdzie całkowity koszt wynosi 59 683 zł, to kosztowałoby Cię około 86 683 zł wydatków, zanim kolejny księgowy mógłby dołączyć do zespołu. Kiedy większość firm ocenia księgowość wewnętrzną, rzadko bierze pod uwagę stracony czas biznesowy i osobisty oraz dodatkowe wydatki. Po uwzględnieniu tych dodatkowych wydatków, opcja wewnętrzna wydaje się znacznie mniej preferowana.

Zalety księgowości wewnętrznej:

Chociaż koszty księgowości wewnętrznej mogą być wysokie, firmy dostrzegają wartość w następujących aspektach:

• Masz pełną kontrolę nad wszystkimi wykonywanymi działaniami finansowymi, ale także odpowiedzialność za wprowadzanie ulepszeń procesów
• Możesz łatwo skontaktować się z zespołem w przypadku jakichkolwiek pytań lub zmian, o ile są oni responsywni i chętni do współpracy
• Możesz rozwijać relacje oparte na zaufaniu z księgowymi i zapewnić poufność

Wady księgowości wewnętrznej:

Oczywiście, z zaletami księgowości wewnętrznej wiążą się wady:

• Często będziesz ponosić wyższe koszty operacyjne, w tym wypłacanie wynagrodzeń i benefitów księgowym
• Twój zespół będzie skupiony na przygotowywaniu ksiąg, a nie na szukaniu nowych technologii do ulepszenia procesu
• Brak zasobów do wsparcia księgowego, gdy zmiany procesów lub najlepsze praktyki wymagają aktualizacji lub przeglądów.
• Płacisz niewiarygodnie wyższe kwoty za jednego pracownika w porównaniu z zespołem, który wspiera wszystkie operacje księgowe.
• Twoja firma będzie odpowiedzialna za ponoszenie konsekwencji błędów finansowych, w tym opłat prawnych lub kar.
• Skalowanie operacji nie będzie tak proste jak pierwsze zatrudnienie.

Przykłady księgowości wewnętrznej:

Około 60% małych firm nadal korzysta z księgowych wewnętrznych. Ta liczba ma tendencję do zmniejszania się w przypadku małych firm w miarę ich starzenia się – tylko 43% tych firm, które są pod tym samym zarządem od pięciu lat, korzysta z księgowych wewnętrznych. Coraz więcej firm decyduje się na outsourcing w miarę upływu czasu.

Wiele firm zdecyduje się na outsourcing działań, ale twórca oprogramowania ISBX zdecydował się utrzymać działania wewnętrznie. Jakie jest ich uzasadnienie? Jak stwierdził ich prezes, Arthur Linuma: „Z naszym własnym księgowym, jesteśmy w stanie być bardzo konkretni co do zadań, które muszą zostać wykonane i procesu, który preferujemy.”

Chociaż dążenie do kontroli nad operacjami jest czymś, co niektóre firmy, takie jak ISBX, chcą przyjąć, nie wnosi to szerszego zakresu wiedzy specjalistycznej. Pojawia się pytanie, czy osoba kontrolująca operację jest najbardziej kompetentna w zakresie ulepszania procesów i skalowania wysiłku? Jeśli odpowiedź brzmi tak, to rozwiązanie wewnętrzne może mieć sens. Ale jeśli odpowiedź brzmi nie, firma mogłaby skorzystać z połączonej wiedzy specjalistycznej zewnętrznego dostawcy usług księgowych. Idąc o krok dalej, największe pytanie, którego większość unika odpowiedzi lub nawet rozważenia, to czy osoba, którą zatrudnili wewnętrznie, robi to poprawnie w pierwszej kolejności. Bez zewnętrznego nadzoru i mentalności „zawsze tak robiliśmy”, nie ma miejsca na ulepszenia lub nawet potwierdzenie, że rzeczy są robione poprawnie.

Co oznacza outsourcing księgowości?

Następnie należy zrozumieć, co oznacza zatrudnienie usług księgowych od zewnętrznego zespołu. Zasadniczo, płacisz zewnętrznemu dostawcy usług za wykonywanie usług księgowych i/lub księgowości online. Na przykład, zewnętrzny dostawca może obsługiwać Twoje przetwarzanie list płac, należności, zobowiązania, raportowanie wydatków… i prawie wszystko pomiędzy. Mówiąc najprościej, pracują bardzo ciężko.

Dla niektórych firm może to być duży skok. Dlatego warto rozważyć zarówno zalety, jak i wady.

Czy outsourcing księgowości jest tańszy?

W skrócie, tak, outsourcing księgowości jest łatwiejszy i tańszy. Wszystko sprowadza się do wydatków związanych z zatrudnianiem i szkoleniem własnego personelu, a także ryzyka rotacji. Kiedy powierzasz swoje potrzeby księgowe w ręce profesjonalnego zespołu zewnętrznego, często korzystasz z znacznie większego doświadczenia i wiedzy specjalistycznej. Co więcej, istnieje ogromne zmniejszenie ryzyka błędów, których naprawa zajmuje czas (i pieniądze).

Aby przełożyć to na liczby, pomyślmy o tych wskaźnikach rotacji. Jak stwierdzono wcześniej, zastąpienie pracownika personelu, który zarabia 46 000 zł rocznie, może łatwo kosztować Cię 23 000 zł. Przypadkowo, za mniej więcej tę samą cenę, możesz zlecić outsourcing swoich potrzeb księgowych usłudze księgowości, takiej jak Decimal. Uzyskasz natychmiastowy dostęp do księgowości, specjalistów ds. technologii i ekspertów przedsiębiorczości, którzy są wyposażeni, aby zaspokoić wszystkie Twoje potrzeby finansowe – bez wykonywania pracy samodzielnie. Porównując to z całkowitym kosztem 59 683 zł, w porównaniu z outsourcingiem za 12 000 zł do 24 000 zł, patrzysz na oszczędności od 35 683 zł do 47 683 zł. To nowy sprzedawca, kierownik biura, kampania marketingowa, cokolwiek chcesz! A to jest roczna oszczędność! W niektórych przypadkach, dla mniejszych firm o niskiej złożoności, same oszczędności pieniężne mogą być jeszcze większe.

Dodatkowo, w miarę skalowania firmy, odpowiednie rozwiązanie outsourcingowe księgowości będzie miało system umożliwiający wzrost. Ważne jest, aby zwracać uwagę na proces stosowany przez zewnętrznych dostawców. Jeśli po prostu przejmują ręczne czynności w Twoim imieniu bez ulepszeń procesów, efektywność kosztowa nie będzie łatwo osiągnięta.

Zalety outsourcingu księgowości:

Oprócz oferowania lepszych kosztów, kiedy zatrudniasz odpowiednie usługi księgowe, otrzymujesz również następujące korzyści:

• Dostęp do najnowszej technologii księgowej, zwiększającej automatyzację i redukującej ręczne wysiłki. Odpowiedni partner oceni i przejrzy całą Twoją działalność, aby usprawnić całą firmę.
• Możliwość łatwego dostosowania się do stale zmieniających się zasad i przepisów, co pozwala na wykorzystanie najlepszych praktyk dla Twoich ewoluujących potrzeb branżowych
• Miej odpowiednich ludzi wykonujących odpowiednią pracę, zapewniając, że Twój personel jest skupiony na najważniejszych priorytetach
• Podział odpowiedzialności w celu usunięcia konfliktu interesów
• Łatwiejsze skalowanie operacji w miarę wzrostu firmy
• Zero rotacji pracowników

Wady outsourcingu księgowości:

Następnie są obawy, które wiele osób ma, kiedy zatrudniają księgowego, co również warto rozważyć:

• Niewłaściwe rozwiązanie outsourcingowe księgowości może mieć ukryte opłaty i elastyczność w zakresie dostarczanych produktów, jeśli są ograniczone zasobowo.
• Tradycyjne firmy CPA oferujące outsourcing księgowości skupią się bardziej na przygotowaniu do sezonu podatkowego niż na szczegółowej widoczności, której potrzebujesz do podejmowania decyzji biznesowych.
• Niektóre firmy utrzymają status quo bez żadnych ulepszeń procesów
• Jeśli nie ma stałej stawki, mogą wystąpić opłaty godzinowe, które mogą znacznie się wahać w zależności od pory roku

Przykłady outsourcingu księgowości:

Badania rynku przeprowadzone przez Global Industry Analysts Inc. wykazały, że rynek outsourcingu księgowości osiągnie oszałamiającą kwotę 53,4 miliarda dolarów do 2026 roku. To dowód na to, że coraz więcej firm decyduje się na outsourcing, a duże korporacje postrzegają to jako strategiczny ruch.

Jednym z dużych przykładów jest Boeing. We wrześniu 2022 roku tytan przemysłu lotniczego ogłosił, że zacznie zlecać outsourcing swojej księgowości partnerowi w Indiach. Ich uzasadnienie? Outsourcing „upraszcza procesy, poprawia wydajność i usprawnia operacje.”

Walmart zrobił to samo w 2018 roku, kiedy ogłosił, że zleca outsourcing swoich usług finansowych i księgowych firmie Genpact. Podobnie jak Boeing, Walmart również powiedział, że outsourcing usprawni operacje. Ponadto, Walmart postrzega outsourcing księgowości jako niezbędny dla ich wzrostu i ogólnej poprawy doświadczenia klienta.

Jakie są korzyści z outsourcingu księgowości?

Zatrudnienie usługi księgowej dla małych firm oferuje Twojej firmie liczne korzyści. Podobnie jak duże korporacje, możesz usprawnić swoje operacje, zwiększyć produktywność i cieszyć się bardziej efektywnym procesem.

Inną wielką korzyścią z zatrudnienia usług księgowych dla małych firm jest to, że możesz przekierować talent w stronę bardziej strategicznych inicjatyw dla swojej firmy. Zbyt często działania księgowe i rachunkowe są przekazywane innym rolom, zmuszając ich do odrywania uwagi i czasu od zadań o szerszej perspektywie. Nawet rola kontrolera często ponosi ciężar księgowości.

Dlatego warto poszukać „księgowych dla małych firm w pobliżu mnie”. Nie tylko zdejmujesz ciężar z zespołu, ale także budujesz strategię w kierunku lepszego wzrostu dla swoich pracowników i dla całej firmy. Będziesz również zmierzał w kierunku silniejszej struktury kosztów dla swojej firmy, co tylko pomoże w dłuższej perspektywie.

Outsourcing księgowości dla małych firm

Na szczęście nie ma potrzeby wyszukiwania w Google „usługi księgowe w pobliżu mnie”. Decimal oferuje prostą księgowość dla małych firm ze stałą ceną. Zawsze możesz liczyć na naszych księgowych.

Zyskaj zalety outsourcingu księgowości, a także ulepszenia operacyjne z Decimal. Wykraczamy poza tradycyjną księgowość, aby spojrzeć na całkowite operacje biznesowe w celu zbudowania najlepszego procesu księgowego, który wesprze Twoją firmę. Nie tylko przejmiemy to, co zostało zrobione wcześniej – będziemy aktywnie szukać sposobów na ulepszenie, wszystko za stałą miesięczną cenę. Jeśli jesteś gotowy, aby dowiedzieć się więcej o korzyściach z outsourcingu operacji księgowych, Decimal jest tutaj i gotowy do pomocy.

Często zadawane pytania dotyczące outsourcingu księgowości

Poruszanie się po świecie outsourcingu księgowości może rodzić pytania. Zebraliśmy kilka często zadawanych pytań, aby pomóc Ci uzyskać jasność i pewność:

P: Jakie typy firm najbardziej korzystają z outsourcingu księgowości?

O: Firmy każdej wielkości mogą skorzystać z outsourcingu. Jest to szczególnie korzystne dla startupów, rozwijających się firm, tych, które nie mają wewnętrznej wiedzy księgowej, i tych, które poszukują efektywności kosztowej.

P: Czy tracę kontrolę nad moimi finansami przez outsourcing?

O: Wcale nie! Renomowani dostawcy oferują przejrzystość i regularne kanały komunikacji, zapewniając, że jesteś na bieżąco i zaangażowany. Możesz ustawić poziom zaangażowania, który odpowiada Twojemu komfortowi.

P: Ile kosztuje outsourcing księgowości?

O: To zależy od wielkości i złożoności Twojej firmy oraz usług, których potrzebujesz. Większość dostawców oferuje elastyczne pakiety cenowe, aby zaspokoić różnorodne potrzeby. Upewnij się, że porównujesz oferty i pytaj o potencjalne ukryte opłaty.

P: Czy mogę później wrócić do księgowości wewnętrznej?

O: Absolutnie! Outsourcing jest elastycznym rozwiązaniem. Możesz bezproblemowo przejść z powrotem do księgowości wewnętrznej w dowolnym momencie.

P: Jak wybrać odpowiedniego partnera księgowego?

O: Poszukaj dostawcy z udokumentowanym doświadczeniem, przejrzystymi cenami, silnymi umiejętnościami komunikacyjnymi i jasnym zrozumieniem Twojej branży i celów. Nie wahaj się prosić o referencje i umawiać się na konsultacje, aby ocenić ich podejście i przydatność.

P: Co jeśli mam obawy dotyczące bezpieczeństwa outsourcingu moich danych?

O: Wybierz dostawcę z solidnymi środkami bezpieczeństwa, protokołami szyfrowania danych i zgodnością z odpowiednimi przepisami. Zapytaj o ich polityki cyberbezpieczeństwa, ubezpieczenie cybernetyczne i plany odzyskiwania po awarii.

P: Czy mogę zlecić outsourcing konkretnych zadań zamiast wszystkich funkcji księgowych?

O: Zdecydowanie! Wielu dostawców oferuje usługi à la carte, co pozwala na outsourcing konkretnych zadań, takich jak lista płac, księgowość lub fakturowanie, zachowując inne wewnętrznie. Inni dostawcy mogą chcieć zrobić tylko jedną rzecz z podstawową księgowością.

P: Czy otrzymam dedykowaną uwagę od zewnętrznego księgowego?

O: Poszukaj dostawców, którzy przydzielają dedykowanych menedżerów kont lub zespoły, aby zaspokoić Twoje specyficzne potrzeby. Zapewnia to spersonalizowaną uwagę i ciągłość w Twojej relacji.

Mamy nadzieję, że ten kompleksowy przewodnik dostarczył Ci cennych informacji i umożliwił podjęcie świadomej decyzji dotyczącej Twoich potrzeb księgowych. Pamiętaj, że silny fundament finansowy jest kluczowy dla zrównoważonego wzrostu i sukcesu. Wybierz partnera, który rozumie Twoje cele, podziela Twoje wartości i jest oddany Twojemu dobrobytowi finansowemu.

Jeśli chcesz poznać inne artykuły podobne do Księgowość Wewnętrzna vs. Outsourcing: Co Wybrać?, możesz odwiedzić kategorię Księgowość.