Fundusz Pracy i ZUS jako koszty w PKPiR

Prowadzenie własnej działalności gospodarczej wiąże się z szeregiem obowiązków, w tym z opłacaniem składek na Fundusz Pracy i ubezpieczenia społeczne ZUS. Właściwe księgowanie tych składek ma kluczowe znaczenie dla prawidłowego ustalenia dochodu do opodatkowania. W tym artykule wyjaśnimy, kiedy składki na Fundusz Pracy i ZUS właściciela firmy mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów w Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów (PKPiR).

Kiedy Fundusz Pracy jest kosztem?

Fundusz Pracy jest funduszem celowym, którego środki przeznaczone są na finansowanie programów aktywizacji zawodowej, zasiłków dla bezrobotnych i innych świadczeń związanych z rynkiem pracy. Obowiązek opłacania składek na Fundusz Pracy spoczywa na pracodawcach oraz niektórych przedsiębiorcach.

Dla przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą i zatrudniających pracowników, składki na Fundusz Pracy stanowią koszt uzyskania przychodu. Kosztem tym stają się w miesiącu, za który składki są należne, pod warunkiem ich zapłaty. Zatem, aby składki na Fundusz Pracy mogły zostać zaksięgowane jako koszt, muszą zostać faktycznie zapłacone.

Wysokość składki na Fundusz Pracy jest ustalana procentowo od podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Od 1 stycznia 2024 roku składka na Fundusz Pracy wynosi 115,01 zł miesięcznie dla przedsiębiorców opłacających składki ZUS od podstawy wymiaru wynoszącej 4694,40 zł.

Składki ZUS właściciela firmy – kiedy są kosztem w PKPiR?

Przedsiębiorcy prowadzący działalność gospodarczą, którzy opłacają składki na własne ubezpieczenia społeczne, często zastanawiają się, w jakim momencie mogą ująć te składki w kosztach podatkowych. Zgodnie z przepisami, składki na własne ubezpieczenia społeczne przedsiębiorcy (emerytalne, rentowe, chorobowe i wypadkowe) mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, ale dopiero w momencie ich zapłaty.

Kluczowym elementem jest tutaj data zapłaty. Nie wystarczy samo naliczenie składek, ani data ich wymagalności. Dopiero faktyczne dokonanie płatności składek ZUS uprawnia przedsiębiorcę do ujęcia ich w kosztach w PKPiR.

Podstawą do zaksięgowania składek ZUS w kosztach jest deklaracja ZUS DRA, do której należy dołączyć dowód zapłaty. Może to być potwierdzenie przelewu bankowego, wyciąg bankowy lub inny dokument potwierdzający dokonanie płatności.

Wysokość składek ZUS w 2024 roku – przykład

Dla przedsiębiorców niekorzystających z preferencyjnych stawek ZUS, podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne w 2024 roku wynosi 60% prognozowanego przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia. Od 1 stycznia 2024 roku prognozowane przeciętne wynagrodzenie wynosi 7824 zł, co oznacza, że podstawa wymiaru składek wynosi 4694,40 zł.

Od tej podstawy obliczane są składki na poszczególne ubezpieczenia społeczne:

• Ubezpieczenie emerytalne
• Ubezpieczenia rentowe
• Ubezpieczenie chorobowe (dobrowolne)
• Ubezpieczenie wypadkowe

Łączna kwota składek na ubezpieczenia społeczne (wraz ze składką na ubezpieczenie chorobowe i wypadkowe według stawki 1,67%) od podstawy 4694,40 zł wynosi 1485,31 zł. Do tego należy doliczyć składkę na Fundusz Pracy w wysokości 115,01 zł. Razem daje to kwotę 1600,32 zł składek ZUS do zapłaty miesięcznie (bez składki zdrowotnej, która nie jest kosztem podatkowym i jest rozliczana w inny sposób).

Warto pamiętać, że powyższe kwoty dotyczą składek za styczeń 2024 roku i kolejne miesiące. Składki w tej wysokości należy opłacać począwszy od rozliczenia za styczeń 2024 r.

Jak zaksięgować składki ZUS w PKPiR?

Składki ZUS właściciela firmy księguje się w kolumnie 13 PKPiR „Pozostałe wydatki”. Zapis w księdze powinien być dokonany w dacie zapłaty składek na podstawie deklaracji ZUS DRA i dowodu zapłaty.

Przykład księgowania:

Terminy płatności składek ZUS

Przedsiębiorcy opłacają składki ZUS w terminie do 20. dnia miesiąca następnego za miesiąc poprzedni. Przykładowo, składki za styczeń 2024 roku należy zapłacić do 20 lutego 2024 roku.

Podsumowanie

Składki na Fundusz Pracy, w przypadku przedsiębiorców zatrudniających pracowników, oraz składki na własne ubezpieczenia społeczne przedsiębiorcy mogą stanowić koszt uzyskania przychodu w PKPiR. Kluczowe jest jednak, aby pamiętać o dacie zaliczenia ich do kosztów – jest to data zapłaty. Prawidłowe księgowanie tych składek ma istotny wpływ na wysokość dochodu do opodatkowania, dlatego warto zwrócić na to szczególną uwagę.

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Kiedy składka na Fundusz Pracy jest kosztem dla przedsiębiorcy?

Składka na Fundusz Pracy jest kosztem dla przedsiębiorcy, który zatrudnia pracowników, w miesiącu, za który składki są należne, pod warunkiem ich zapłaty.

Czy składki ZUS właściciela firmy zawsze są kosztem?

Składki ZUS właściciela firmy na ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe) są kosztem uzyskania przychodu, ale dopiero w momencie ich zapłaty. Składka zdrowotna nie jest kosztem podatkowym.

Jak udokumentować zapłatę składek ZUS w PKPiR?

Zapłatę składek ZUS należy udokumentować deklaracją ZUS DRA oraz dowodem zapłaty (np. potwierdzeniem przelewu bankowego).

W jakiej kolumnie PKPiR księgować składki ZUS?

Składki ZUS właściciela firmy księguje się w kolumnie 13 PKPiR „Pozostałe wydatki”.

Czy mogę zaksięgować składki ZUS przed ich zapłatą?

Nie, składki ZUS mogą być zaksięgowane w kosztach dopiero w dacie ich faktycznej zapłaty.

Jeśli chcesz poznać inne artykuły podobne do Fundusz Pracy i ZUS jako koszty w PKPiR, możesz odwiedzić kategorię Księgowość.