Obowiązek wydania dokumentacji klienta przez biuro rachunkowe

Współpraca z biurem rachunkowym to popularne rozwiązanie dla wielu przedsiębiorców, którzy powierzają specjalistom prowadzenie ksiąg podatkowych, rozliczenia i inne obowiązki związane z rachunkowością. Biuro rachunkowe w imieniu klienta księguje dokumenty, sporządza deklaracje podatkowe, a często również odpowiada za terminowe płatności. W związku z tym, biura rachunkowe gromadzą i przechowują obszerne ilości danych finansowych swoich klientów. Pojawia się zatem kluczowe pytanie: czy biuro rachunkowe ma obowiązek wydać klientowi elektroniczną bazę danych zapisów księgowych oraz czy jest zobowiązane do udostępniania dokumentacji klienta organom skarbowym? Odpowiedzi na te pytania są istotne zarówno dla przedsiębiorców, jak i dla samych biur rachunkowych, determinując zakres ich obowiązków i odpowiedzialności.

Obowiązek przekazania dokumentów klienta urzędowi skarbowemu – podstawa prawna

Kluczowe pytanie brzmi: czy biuro rachunkowe ma obowiązek przekazania dokumentów klienta urzędowi skarbowemu? Odpowiedź jest jednoznaczna: tak. Obowiązek ten wynika wprost z przepisów Ordynacji podatkowej, a konkretnie z art. 155 § 1 w związku z art. 286 § 1 pkt 4. Zgodnie z art. 155 Ordynacji podatkowej, organ podatkowy ma prawo wezwać stronę postępowania lub inne osoby do złożenia wyjaśnień, zeznań, przedłożenia dokumentów lub dokonania określonej czynności, jeśli jest to niezbędne do wyjaśnienia stanu faktycznego sprawy lub jej rozstrzygnięcia.

Artykuł 286 § 1 pkt 4 Ordynacji podatkowej precyzuje, że kontrolujący, w zakresie udzielonego upoważnienia, są uprawnieni do żądania udostępniania akt, ksiąg i wszelkiego rodzaju dokumentów związanych z przedmiotem kontroli. Mają również prawo do sporządzania z nich odpisów, kopii, wyciągów, notatek, wydruków oraz do udokumentowanego pobierania danych w postaci elektronicznej. Te przepisy jasno wskazują, że biuro rachunkowe, jako podmiot prowadzący księgi podatkowe klienta, jest zobowiązane do udostępnienia dokumentacji na żądanie organów skarbowych.

Kontrola skarbowa w siedzibie biura rachunkowego

Co więcej, przepisy Ordynacji podatkowej dopuszczają możliwość przeprowadzenia kontroli skarbowej bezpośrednio w siedzibie biura rachunkowego. Art. 285a Ordynacji podatkowej stanowi, że kontrola może być przeprowadzona w siedzibie podatnika, w miejscach związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą, a także w innym miejscu przechowywania dokumentacji. Biuro rachunkowe, przechowując dokumentację podatkową klienta, staje się zatem miejscem, w którym kontrola może być przeprowadzona. Organy skarbowe mają prawo pojawić się w siedzibie biura i zażądać wydania dokumentów podatkowych klienta, jeśli jest to uzasadnione prowadzonym postępowaniem.

Zakres obowiązku przekazania dokumentów

Ważne jest, aby podkreślić, że obowiązek przekazania dokumentów nie jest nieograniczony. Organ podatkowy, wzywając biuro rachunkowe do przekazania dokumentacji lub przeprowadzając kontrolę w jego siedzibie, nie ma prawa żądać całej dostępnej dokumentacji podatnika, zgromadzonej przez księgowego. Zakres żądania musi być proporcjonalny do celu kontroli lub postępowania podatkowego.

Zarówno kontrola podatkowa, jak i postępowanie podatkowe, mają na celu zbadanie konkretnych aspektów działalności podatnika i ewentualnych nieprawidłowości w prowadzeniu ksiąg rachunkowych. Organ skarbowy, wszczynając postępowanie, ma obowiązek precyzyjnie określić, jakiego okresu lub zdarzenia dotyczy postępowanie. Przykładowo, jeśli postępowanie dotyczy podatku dochodowego za 2023 rok, to żądanie wydania ksiąg podatkowych za lata wcześniejsze (np. 2020 czy 2021) będzie nieuprawnione. W takiej sytuacji biuro rachunkowe ma prawo odmówić przedstawienia dokumentów wykraczających poza zakres postępowania.

Sytuacja po rozwiązaniu umowy z klientem

Relacje biznesowe bywają zmienne i zdarza się, że współpraca między biurem rachunkowym a klientem ulega zakończeniu. Co w takim przypadku dzieje się z dokumentacją podatkową klienta? Biuro rachunkowe zasadniczo ma obowiązek przechowywać dokumentację księgową klienta tylko w czasie trwania umowy. Po jej rozwiązaniu dokumentacja powinna zostać zwrócona klientowi. Jest to bezwzględny wymóg prawny.

Jednakże, mogą wystąpić sytuacje, w których po rozwiązaniu umowy klient nie odbiera dokumentów lub odmawia ich odbioru. W tym czasie może zostać wszczęta kontrola skarbowa wobec byłego klienta, a organ skarbowy może wystosować wezwanie do biura rachunkowego o przesłanie dokumentacji. Czy w takiej sytuacji biuro rachunkowe może odmówić, argumentując rozwiązaniem umowy?

Odpowiedź na to pytanie daje wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 1 sierpnia 2019 roku (sygn. akt: II FSK 2746/17). NSA orzekł, że biuro rachunkowe nie może odmówić wydania dokumentacji księgowej byłego klienta, nawet jeśli umowa już nie obowiązuje, a dokumentacja nadal znajduje się w biurze. Biuro nie może również wymagać od urzędników skarbowych pełnomocnictwa od byłego klienta. Sąd uznał, że niezależnie od okoliczności, biuro rachunkowe ma obowiązek wydać dokumentację na żądanie organu podatkowego, w takim stanie, w jakim ją posiada. NSA podkreślił, że formalne miejsce przechowywania dokumentacji rachunkowej nie ma decydującego znaczenia.

Kontrola krzyżowa a obowiązek przekazania dokumentów

Obowiązek przekazania dokumentów klienta organowi podatkowemu może pojawić się także w kontekście postępowania podatkowego prowadzonego wobec kontrahenta klienta biura rachunkowego. Wynika to z art. 274c § 1 Ordynacji podatkowej, który wprowadza instytucję kontroli krzyżowej. W ramach kontroli krzyżowej, organ podatkowy może zażądać od kontrahentów podatnika (wykonujących działalność gospodarczą):

• Przedstawienia dokumentów w zakresie objętym postępowaniem lub kontrolą u podatnika, w celu sprawdzenia ich prawidłowości i rzetelności.
• Przekazania, za pomocą środków komunikacji elektronicznej lub na informatycznym nośniku danych, wyciągu z ksiąg podatkowych i dowodów księgowych w formie elektronicznej, jeśli kontrahent prowadzi księgi podatkowe przy użyciu programów komputerowych.

Celem kontroli krzyżowej jest weryfikacja, czy transakcje między przedsiębiorcami są prawidłowo udokumentowane i odzwierciedlone w księgach rachunkowych obu stron. Organ skarbowy, prowadząc kontrolę krzyżową, może zażądać od biura rachunkowego dokumentów klienta, ale tylko w zakresie transakcji dokonanych z kontrolowanym kontrahentem. Nie ma prawa żądać dokumentów dotyczących innych transakcji klienta.

Przykład: Jeśli kontrola krzyżowa u kontrahenta klienta biura rachunkowego dotyczy faktur sprzedażowych za dany okres, biuro rachunkowe ma obowiązek przekazać urzędowi skarbowemu wyłącznie faktury wystawione na kontrolowanego kontrahenta. Żądanie wydania wszystkich faktur sprzedażowych klienta za ten okres byłoby nieuzasadnione.

Ważne jest również, że kontrola krzyżowa może dotyczyć tylko kontrahentów będących przedsiębiorcami. Jeśli klient biura rachunkowego współpracuje z osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej, biuro rachunkowe może odmówić przekazania dokumentów w ramach kontroli krzyżowej dotyczącej tej osoby.

Konsekwencje niewywiązania się z obowiązku

Niewywiązanie się przez biuro rachunkowe z obowiązku przekazania dokumentacji klienta organom skarbowym wiąże się z ryzykiem nałożenia kary pieniężnej. Art. 262 § 3 pkt 3 Ordynacji podatkowej przewiduje, że osoby, którym podatnik zlecił prowadzenie lub przechowywanie ksiąg podatkowych (w tym biura rachunkowe), mogą zostać ukarane, jeśli bezzasadnie odmówią okazania lub nie przedstawią w wyznaczonym terminie ksiąg rachunkowych lub dokumentów będących podstawą zapisów w tych księgach.

Wysokość kary pieniężnej jest corocznie aktualizowana. Na rok 2024, zgodnie z Obwieszczeniem Ministra Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej z dnia 14 sierpnia 2023 roku, kwota kary wynosi 3700 zł. Odmowa przekazania dokumentacji bez uzasadnionej podstawy może zatem skutkować nałożeniem na biuro rachunkowe dotkliwej kary finansowej.

Podsumowanie

Podsumowując, biuro rachunkowe ma obowiązek przekazania dokumentacji podatkowej klienta organom skarbowym w określonych sytuacjach. Obowiązek ten wynika z przepisów Ordynacji podatkowej i dotyczy zarówno dokumentów aktualnych klientów, jak i byłych klientów, których dokumentacja nadal znajduje się w biurze. Zakres obowiązku jest ograniczony przedmiotem kontroli lub postępowania podatkowego. W przypadku kontroli krzyżowej, obowiązek dotyczy tylko dokumentów związanych z transakcjami z kontrolowanym kontrahentem. Niewywiązanie się z obowiązku przekazania dokumentacji bez uzasadnionej przyczyny grozi biuru rachunkowemu karą pieniężną. Zrozumienie tych przepisów jest kluczowe dla prawidłowego funkcjonowania biur rachunkowych i zapewnienia zgodności z prawem w relacjach z organami skarbowymi.

FAQ – Najczęściej zadawane pytania

Czy biuro rachunkowe musi wydać urzędowi skarbowemu wszystkie dokumenty klienta?

Nie, biuro rachunkowe ma obowiązek wydać tylko te dokumenty, które są związane z przedmiotem kontroli lub postępowania podatkowego. Zakres żądania organu skarbowego musi być uzasadniony i proporcjonalny.

Co jeśli umowa z klientem została rozwiązana, a dokumenty nadal są w biurze?

Biuro rachunkowe nadal ma obowiązek wydać dokumenty byłego klienta na żądanie organu skarbowego, nawet jeśli umowa już nie obowiązuje.

Czy kontrola krzyżowa oznacza, że biuro musi wydać wszystkie dokumenty klienta?

Nie, w przypadku kontroli krzyżowej biuro rachunkowe ma obowiązek wydać tylko dokumenty dotyczące transakcji klienta z kontrolowanym kontrahentem.

Jaka kara grozi za odmowę wydania dokumentów?

Za bezzasadną odmowę wydania dokumentów grozi kara pieniężna w wysokości 3700 zł (stan na 2024 rok).

Czy biuro rachunkowe ma obowiązek wydać klientowi elektroniczną bazę danych zapisów księgowych na jego żądanie?

Artykuł skupia się na obowiązku przekazywania dokumentów organom skarbowym. Kwestia obowiązku wydania bazy danych klientowi na jego żądanie nie jest bezpośrednio regulowana w przedstawionym tekście i może zależeć od umowy między biurem a klientem oraz przepisów dotyczących ochrony danych osobowych i praw autorskich do oprogramowania.

Jeśli chcesz poznać inne artykuły podobne do Obowiązek wydania dokumentacji klienta przez biuro rachunkowe, możesz odwiedzić kategorię Księgowość.