Faktura z AliExpress a koszty firmy: Jak rozliczyć?

Prowadzenie działalności gospodarczej w dzisiejszych czasach często wiąże się z zakupami online, w tym na zagranicznych platformach takich jak AliExpress. Przedsiębiorcy, dążąc do optymalizacji kosztów, chętnie korzystają z oferty chińskich sprzedawców. Jednak często napotykają problem braku tradycyjnych faktur VAT, co dotychczas komplikowało rozliczenia podatkowe. Czy brak faktury z AliExpress przekreśla możliwość zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów? Najnowsze interpretacje podatkowe przynoszą przełom w tej kwestii, otwierając nowe możliwości dla przedsiębiorców.

Problem braku faktur z AliExpress

Platformy takie jak AliExpress czy Temu zyskały ogromną popularność wśród przedsiębiorców poszukujących towarów do dalszej odsprzedaży lub na potrzeby własnej działalności. Chińscy sprzedawcy, argumentując to względami ekologicznymi, często nie wystawiają faktur VAT, oferując jedynie możliwość samodzielnego wydrukowania paragonu lub potwierdzenia zamówienia. Dotychczas brak faktury był postrzegany jako poważna przeszkoda w prawidłowym udokumentowaniu wydatku i zaliczeniu go do kosztów podatkowych. Wielu przedsiębiorców stawało przed dylematem, czy zakupy bez faktury mogą być uwzględnione w księgach rachunkowych i deklaracjach podatkowych.

Nowe podejście organów podatkowych

Na szczęście, fiskus zdaje się dostrzegać realia handlu internetowego i wychodzi naprzeciw potrzebom przedsiębiorców. Najnowsza interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej (KIS) z dnia 11 października 2024 r. (nr 0112-KDIL2-2.4011.594.2024.2.MM) stanowi kamień milowy w podejściu do dokumentowania zakupów z AliExpress i podobnych platform. Interpretacja ta dotyczyła przedsiębiorcy, który regularnie kupuje towary w Chinach za pośrednictwem platformy internetowej, a następnie sprzedaje je w Polsce. Mimo wielokrotnych próśb, sprzedawca nie wystawiał faktur VAT. Przedsiębiorca zwrócił się do KIS z pytaniem, czy w takiej sytuacji może prawidłowo udokumentować wydatki i zaliczyć je do kosztów uzyskania przychodów. Odpowiedź Dyrektora KIS była jednoznacznie pozytywna.

Jakie dokumenty zastępują fakturę?

Chociaż faktura VAT jest uznawana za podstawowy dokument księgowy, przepisy dopuszczają możliwość dokumentowania transakcji również innymi dowodami, pod warunkiem, że spełniają one określone wymogi. Interpretacja Dyrektora KIS wskazuje, że w przypadku zakupów z AliExpress, przedsiębiorca może rozliczyć wydatki, posługując się następującymi dokumentami:

• Potwierdzenie zamówienia – zawierające numer zamówienia, dane sprzedawcy (o ile są dostępne), datę zamówienia, szczegółowy opis zakupionych towarów, ich ilość i cenę jednostkową oraz łączną wartość zamówienia.
• Paragon (wydrukowany samodzielnie) – zawierający informacje o zakupionych produktach, ich cenach, ilości oraz potwierdzenie dokonania płatności.
• Potwierdzenie płatności z banku – dokument potwierdzający dokonanie przelewu, zawierający kwotę zapłaty zgodną z zamówieniem, datę transakcji oraz dane kontrahentów (o ile są dostępne).

Zgodnie z § 12 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, wymienione dokumenty mogą być uznane za dowody księgowe, ponieważ potwierdzają rzeczywisty przebieg operacji gospodarczej i umożliwiają prawidłowe zaksięgowanie kosztów. Kluczowe jest, aby dokumenty te jednoznacznie identyfikowały transakcję, strony transakcji (sprzedawcę i nabywcę), przedmiot transakcji (zakupione towary) oraz wartość transakcji.

Dokumenty akceptowane przez fiskusa – tabela porównawcza

Jak zaksięgować zakup z AliExpress bez faktury?

Księgowanie zakupów z AliExpress bez faktury wymaga nieco innego podejścia niż w przypadku tradycyjnych faktur VAT. Podstawą księgowania stają się alternatywne dokumenty wymienione wcześniej. Proces księgowania krok po kroku:

1. Zbierz komplet dokumentów: Potwierdzenie zamówienia, paragon (jeśli dostępny), potwierdzenie płatności z banku.
2. Sprawdź kompletność i poprawność dokumentów: Upewnij się, że dokumenty zawierają wszystkie niezbędne informacje, takie jak dane sprzedawcy (o ile dostępne), dane nabywcy (Twojej firmy), datę transakcji, opis towarów, ich ilość i cenę.
3. Ustal wartość zakupu w PLN: W przypadku płatności w walucie obcej, przelicz wartość zakupu na złote polskie według kursu średniego NBP z dnia poprzedzającego dzień poniesienia kosztu (dzień dokonania płatności).
4. Zaksięguj wydatek w księdze przychodów i rozchodów: Zaksięguj wydatek w odpowiedniej kolumnie księgi, np. „Zakup towarów handlowych” lub „Materiały i surowce”. Jako podstawę księgowania wskaż zebrane dokumenty (np. „Potwierdzenie zamówienia AliExpress nr… z dnia… i potwierdzenie płatności z dnia…”).
5. Zachowaj dokumentację: Przechowuj zebrane dokumenty w dokumentacji księgowej firmy na wypadek kontroli podatkowej.

Ważne jest, aby pamiętać, że brak faktury VAT z AliExpress nie zwalnia z obowiązku ewidencjonowania transakcji i prawidłowego rozliczania podatków. Alternatywne dokumenty, choć akceptowane przez fiskusa, powinny być kompletne i wiarygodne, aby w razie kontroli podatkowej nie budziły wątpliwości organów podatkowych.

Zakup z AliExpress a VAT i cło

Zakupy z AliExpress, szczególnie te o większej wartości, mogą wiązać się z koniecznością zapłaty podatku VAT i cła. W przypadku importu towarów z Chin, obowiązek zapłaty VAT i cła spoczywa na importerze, czyli na przedsiębiorcy dokonującym zakupu. Zasady dotyczące VAT i cła przy imporcie z Chin są złożone i zależą od wartości przesyłki oraz rodzaju towarów. Warto pamiętać o kilku kluczowych aspektach:

• Cło: Cło jest naliczane na towary importowane spoza Unii Europejskiej, w tym z Chin. Stawki celne są zróżnicowane w zależności od rodzaju towaru i kraju pochodzenia. W przypadku mniejszych przesyłek o wartości do 150 euro, cło zazwyczaj nie jest naliczane.
• VAT importowy: Podatek VAT importowy jest naliczany od wartości celnej towaru powiększonej o cło (jeśli występuje). Stawka VAT importowego jest taka sama jak stawka VAT na dany towar w Polsce (najczęściej 23%). VAT importowy jest płatny przy odprawie celnej.

Księgowanie VAT i cła z tytułu importu towarów z Chin wymaga odrębnego udokumentowania. Podstawą księgowania są dokumenty celne, takie jak dokument SAD (Single Administrative Document) lub PZC (Powiadomienie o Zakończeniu Procedury Celnej). Na podstawie tych dokumentów księguje się VAT naliczony i należny z tytułu importu. Cło natomiast stanowi koszt uzyskania przychodów i jest księgowane w odpowiedniej kolumnie księgi przychodów i rozchodów.

Podsumowanie: Korzyści dla przedsiębiorców

Najnowsza interpretacja podatkowa dotycząca dokumentowania zakupów z AliExpress to bardzo dobra wiadomość dla przedsiębiorców. Uznanie alternatywnych dokumentów, takich jak potwierdzenie zamówienia, paragon i potwierdzenie płatności, za wystarczające do zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodów, upraszcza rozliczenia i eliminuje dotychczasowe bariery. Przedsiębiorcy nie muszą już martwić się brakiem faktury VAT od chińskiego sprzedawcy, o ile posiadają komplet innych dokumentów potwierdzających transakcję. To otwiera nowe możliwości dla rozwoju biznesu online i ułatwia współpracę z zagranicznymi platformami handlowymi.

FAQ – Najczęściej zadawane pytania

Czy zawsze muszę mieć fakturę z AliExpress, aby rozliczyć zakup w kosztach firmy?

Nie, najnowsza interpretacja podatkowa dopuszcza możliwość rozliczenia zakupu na podstawie alternatywnych dokumentów, takich jak potwierdzenie zamówienia, paragon i potwierdzenie płatności z banku.

Jakie dokumenty z AliExpress są akceptowane przez fiskusa zamiast faktury?

Akceptowane dokumenty to potwierdzenie zamówienia, paragon (wydrukowany samodzielnie) i potwierdzenie płatności z banku.

Czy muszę tłumaczyć dokumenty z AliExpress na język polski?

Zaleca się przetłumaczenie dokumentów, zwłaszcza potwierdzenia zamówienia, na język polski, aby ułatwić ich interpretację w razie kontroli podatkowej. Faktura zakupu przetłumaczona na język angielski jest również rekomendowana, a w szczególnych przypadkach, tłumaczenie na język polski może być konieczne, zwłaszcza gdy artykuły są zapisane za pomocą symboli.

Co zrobić, jeśli nie mam żadnego dokumentu z AliExpress poza potwierdzeniem płatności z banku?

W takim przypadku warto spróbować odzyskać potwierdzenie zamówienia lub paragon z platformy AliExpress. Potwierdzenie płatności z banku samo w sobie może być niewystarczające, ale w połączeniu z innymi dowodami, może zostać uznane przez fiskusa.

Czy muszę płacić VAT i cło przy każdym zakupie z AliExpress?

Nie zawsze. Cło zazwyczaj nie jest naliczane dla przesyłek o wartości do 150 euro. VAT importowy jest naliczany od wartości celnej towaru powiększonej o cło (jeśli występuje), niezależnie od wartości przesyłki, chyba że zastosowanie mają zwolnienia.

Jak zaksięgować VAT i cło z importu towarów z AliExpress?

VAT i cło z importu księguje się na podstawie dokumentów celnych, takich jak dokument SAD lub PZC. VAT importowy jest księgowany jako VAT naliczony i należny, a cło stanowi koszt uzyskania przychodów.

Jeśli chcesz poznać inne artykuły podobne do Faktura z AliExpress a koszty firmy: Jak rozliczyć?, możesz odwiedzić kategorię Księgowość.