Księgowanie strat towarów handlowych

Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się z ryzykiem wystąpienia nieprzewidzianych zdarzeń, które mogą skutkować stratami w posiadanych towarach handlowych. Zniszczenie towarów w wyniku pożaru, kradzież, czy przeterminowanie to tylko niektóre z sytuacji, które mogą negatywnie wpłynąć na przedsiębiorstwo. Prawidłowe księgowanie takich strat jest kluczowe dla zachowania transparentności finansowej i właściwego rozliczenia podatkowego. W tym artykule omówimy krok po kroku, jak ewidencjonować straty towarów handlowych w księdze podatkowej, jakie dokumenty są niezbędne i które straty można uznać za koszty uzyskania przychodów.

Czym są towary handlowe? Definicja i ewidencja

Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów, towary handlowe to przede wszystkim wyroby przeznaczone do dalszej odsprzedaży w stanie nieprzetworzonym. Mogą to być produkty zakupione w celu sprzedaży detalicznej lub hurtowej. Kluczowe jest, że są one nabywane z zamiarem ich dalszej sprzedaży.

Zakup towarów handlowych ewidencjonuje się w księdze podatkowej w kolumnie 10, zatytułowanej "Zakup towarów handlowych i materiałów wg cen zakupu". Wpis dokonywany jest na podstawie faktury zakupu, w dacie poniesienia wydatku, czyli zazwyczaj w momencie otrzymania towaru. Rozporządzenie precyzuje, że wpis powinien nastąpić niezwłocznie po otrzymaniu towarów, najpóźniej przed przekazaniem ich do magazynu, przerobu lub sprzedaży. Wyjątek dotyczy sytuacji, gdy księga podatkowa prowadzona jest przez biuro rachunkowe lub na zasadach przewidzianych dla biur rachunkowych – wtedy termin wpisu jest przesunięty, ale nie może przekroczyć 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, którego zapis dotyczy.

W przypadku, gdy faktura zakupu nie dotarła do firmy przed dostawą towarów lub dokonaniem obrotu, podatnik ma obowiązek sporządzić szczegółowy opis towaru. Opis ten, zawierający wartość towarów, służy jako tymczasowy dowód zakupu i jest przechowywany do momentu otrzymania faktury. Ewentualne różnice między wartością z opisu a wartością na fakturze koryguje się w księdze w dniu otrzymania faktury.

Oprócz ceny zakupu towarów, w księdze podatkowej ewidencjonuje się również koszty uboczne zakupu, takie jak koszty transportu, załadunku, wyładunku czy ubezpieczenia w drodze. Koszty te ujmowane są w kolumnie 11, "Koszty uboczne zakupu".

Straty w towarach handlowych – przyczyny i rodzaje

Straty w towarach handlowych to zmniejszenie wartości posiadanych towarów, które wynika z różnych przyczyn. Najczęściej spotykane przyczyny strat to:

• Zdarzenia losowe: Pożar, powódź, burza, zalanie – nieprzewidziane i niezależne od przedsiębiorcy zdarzenia, które mogą zniszczyć towary.
• Przeterminowanie: Utrata wartości towarów z powodu upływu daty ważności, szczególnie dotyczy to produktów spożywczych i farmaceutycznych.
• Kradzież: Utrata towarów na skutek kradzieży, włamania lub innych działań przestępczych.
• Uszkodzenia mechaniczne: Zniszczenie towarów w wyniku transportu, magazynowania lub manipulacji, np. stłuczenie, pęknięcie.
• Zaniedbania i błędy: Straty wynikające z nieprawidłowego magazynowania, konserwacji, czy transportu towarów, będące wynikiem niedbalstwa przedsiębiorcy lub jego pracowników.

Rozróżnia się straty:

• Straty zwyczajne: Straty wynikające z normalnego ryzyka działalności gospodarczej, niezawinione przez przedsiębiorcę i nie będące wynikiem zaniedbania. Przykładem może być niewielki ubytek naturalny towarów sypkich.
• Straty nadzwyczajne: Straty spowodowane nieprzewidzianymi, losowymi zdarzeniami, na które przedsiębiorca nie miał wpływu i których nie mógł uniknąć, pomimo zachowania należytej staranności. Przykładem jest strata spowodowana pożarem.

Koszty uzyskania przychodów a straty w towarach

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych (ustawa o pdof) definiuje koszty uzyskania przychodów jako koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Katalog kosztów nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów nie wymienia strat w towarach handlowych. Oznacza to, że w pewnych okolicznościach straty w towarach mogą stanowić koszty uzyskania przychodów.

Kluczowe jest, aby strata była niezawiniona przez przedsiębiorcę lub jego pracowników i nie wynikała z zaniedbania, braku nadzoru, czy naruszenia przepisów. Straty powstałe w wyniku nieracjonalnego działania, braku należytej staranności lub zaniedbań nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

Do kosztów uzyskania przychodów można zaliczyć straty:

• Zwyczajne, niezawinione: Wynikające z normalnego ryzyka działalności, np. ubytki naturalne w granicach norm.
• Nadzwyczajne: Spowodowane zdarzeniami losowymi, których nie można było przewidzieć i uniknąć, pomimo zachowania należytej staranności.
• Straty pandemiczne (specyficzny przypadek): W pewnych okolicznościach, straty w towarach poniesione w wyniku pandemii koronawirusa, mogły być uznane za koszty uzyskania przychodów, jeśli spełniały kryteria strat niezawinionych i nadzwyczajnych, wynikających z obiektywnych ograniczeń działalności.

Protokół strat – niezbędny dokument

Podstawowym dokumentem potwierdzającym wystąpienie straty w towarach handlowych jest protokół strat. Jest to kluczowy dowód w procesie księgowania straty i zaliczania jej do kosztów uzyskania przychodów. Prawidłowo sporządzony protokół jest niezbędny do udokumentowania straty przed organami podatkowymi.

Rozporządzenie w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów określa minimalne elementy, jakie powinien zawierać protokół strat. Są to:

• Określenie wystawcy protokołu: Nazwa firmy, adres, dane identyfikacyjne przedsiębiorcy.
• Rodzaj utraconych towarów: Szczegółowy opis towarów, nazwa, rodzaj, marka, cechy charakterystyczne.
• Ilość i wartość strat: Ilość utraconych towarów (np. sztuki, kilogramy, litry) oraz ich wartość księgowa (cena zakupu).
• Przyczyna powstania straty: Dokładne opisanie okoliczności, które doprowadziły do powstania straty (np. pożar, zalanie, kradzież, przeterminowanie). W przypadku kradzieży warto wskazać numer zgłoszenia na policję.
• Data sporządzenia protokołu i likwidacji towarów: Daty tych czynności.
• Podpisy osób uprawnionych: Podpis przedsiębiorcy (lub osoby upoważnionej) oraz, w zależności od wewnętrznych procedur firmy, podpisy innych osób, np. komisji inwentaryzacyjnej.

W przypadku kradzieży, oprócz protokołu strat, konieczne jest uzyskanie z organów ścigania (policji lub prokuratury) dokumentu potwierdzającego zakończenie postępowania w sprawie kradzieży. Dokument ten uprawdopodabnia fakt kradzieży i jest dodatkowym dowodem dla organów podatkowych.

Jak ewidencjonować straty w księdze podatkowej?

Sposób ewidencji strat w księdze podatkowej zależy od tego, czy strata jest uznawana za koszt uzyskania przychodów, czy nie.

Strata niezaliczana do kosztów uzyskania przychodów

Jeżeli strata powstała z winy przedsiębiorcy, w wyniku zaniedbań lub nieracjonalnego działania i nie spełnia kryteriów kosztów uzyskania przychodów, wówczas nie ujmuje się jej jako kosztu podatkowego. Jednakże, należy dokonać korekty kosztów zakupu towarów. W takim przypadku wartość straty zmniejsza się kwotę kosztów ujętą wcześniej w kolumnie 10 "Zakup towarów handlowych i materiałów wg cen zakupu". Korekty dokonuje się w dacie poniesienia straty, wpisując wartość straty ze znakiem minus (-) lub na czerwono w kolumnie 10. Jeżeli strata dotyczyła towarów, których zakup wiązał się z kosztami ubocznymi ujętymi w kolumnie 11, to ich wartość również należy wyksięgować z tej kolumny, również ze znakiem minus.

Strata zaliczana do kosztów uzyskania przychodów

W sytuacji, gdy strata jest niezawiniona przez przedsiębiorcę i spełnia kryteria kosztów uzyskania przychodów (np. strata nadzwyczajna, strata zwyczajna w granicach norm), wówczas jej wartość ujmuje się w kolumnie 13 "Pozostałe wydatki". Zgodnie z objaśnieniami do księgi podatkowej, kolumna 13 przeznaczona jest do wpisywania pozostałych kosztów, które nie są wymienione w kolumnach 10-12 i które nie są wyłączone z kosztów uzyskania przychodów na mocy art. 23 ustawy o pdof.

Warto pamiętać, że korekta kosztów zakupu w kolumnie 10 jest zawsze konieczna, niezależnie od tego, czy strata jest kosztem uzyskania przychodów, czy nie. Kolumna 13 służy do dodatkowego ujęcia straty jako kosztu w przypadku, gdy spełnia ona odpowiednie warunki.

Odszkodowanie i koszty utylizacji

Jeżeli zniszczone towary były ubezpieczone i przedsiębiorca otrzyma odszkodowanie od ubezpieczyciela, kwota odszkodowania stanowi przychód i należy ją ująć w księdze podatkowej w kolumnie 8 "Pozostałe przychody".

W przypadku konieczności utylizacji zniszczonych towarów, przedsiębiorca może ponieść dodatkowe koszty. Jeżeli strata towarów była niezawiniona i została zaliczona do kosztów uzyskania przychodów, to również koszty utylizacji mogą stanowić koszt uzyskania przychodów, pod warunkiem ich właściwego udokumentowania (np. faktura za utylizację, protokół strat). Koszty utylizacji ujmuje się w księdze podatkowej w kolumnie 13 "Pozostałe wydatki".

Przykład księgowania straty

Założenia:

Podatnik prowadzi sklep odzieżowy. W czerwcu 2023 r. na skutek zalania magazynu podczas gwałtownej burzy, część towarów (odzieży) uległa zniszczeniu i nie nadaje się do sprzedaży. Wartość zniszczonych towarów, wcześniej ujęta w kolumnie 10 księgi podatkowej, wynosiła 1200 zł. Podatnik sporządził protokół strat, w którym udokumentował zdarzenie i oszacował wartość strat. Stratę uznano za niezawinioną i zaliczono do kosztów uzyskania przychodów.

Zapisy w księdze podatkowej:

W księdze podatkowej za czerwiec 2023 r., na podstawie protokołu strat, podatnik dokonał następujących zapisów:

• w kolumnie 2 "Data zdarzenia gospodarczego": 30 czerwca 2023 r.
• w kolumnie 10 "Zakup towarów handlowych i materiałów wg cen zakupu": (-) 1200 zł
• w kolumnie 13 "Pozostałe wydatki": 1200 zł

Podsumowanie

Prawidłowe księgowanie strat towarów handlowych jest istotne dla rzetelności ksiąg rachunkowych i prawidłowego rozliczenia podatkowego. Kluczowe jest właściwe udokumentowanie straty protokołem strat, rozróżnienie strat zaliczanych i niezaliczanych do kosztów uzyskania przychodów oraz odpowiednie zapisy w księdze podatkowej. Znajomość zasad ewidencji strat pozwala uniknąć błędów i optymalizować rozliczenia podatkowe przedsiębiorstwa.

Podstawa prawna:

• Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. poz. 2544)
• Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2022 r. poz. 2647 z późn. zm.)

Jeśli chcesz poznać inne artykuły podobne do Księgowanie strat towarów handlowych, możesz odwiedzić kategorię Księgowość.