Czy skan faktury jest dowodem księgowym?

W dzisiejszym dynamicznym świecie biznesu, cyfryzacja procesów księgowych staje się coraz bardziej powszechna. Szczególnie w obliczu wyzwań takich jak pandemia, elektroniczna wymiana dokumentów, w tym faktur, zyskuje na znaczeniu. Ale czy skan faktury, popularny format PDF przesyłany drogą elektroniczną, może być traktowany jako pełnoprawny dowód księgowy? Odpowiedź na to pytanie jest kluczowa dla prawidłowości rozliczeń i uniknięcia potencjalnych problemów z organami podatkowymi.

Skan faktury w księgowości – wygoda i bezpieczeństwo

Przesyłanie skanów faktur stało się popularnym rozwiązaniem, oferującym szereg korzyści zarówno dla sprzedawców, jak i nabywców. Przede wszystkim, eliminuje potrzebę fizycznego przekazywania dokumentów, co jest szczególnie ważne w kontekście zachowania bezpieczeństwa i minimalizacji ryzyka, na przykład w sytuacjach epidemicznych. Ponadto, elektroniczna forma faktur przyspiesza obieg dokumentów, ułatwia archiwizację i dostęp do danych, a także może przyczynić się do obniżenia kosztów operacyjnych. Wiele firm decyduje się na ten krok, kierując się wygodą i efektywnością.

Zgoda odbiorcy na faktury elektroniczne – wymóg formalny

Zanim jednak przedsiębiorca zdecyduje się na wysyłanie faktur w formie skanów, należy pamiętać o istotnym aspekcie formalnym – konieczności uzyskania zgody odbiorcy. Przepisy prawa wymagają, aby dostarczanie faktur elektronicznych, w tym skanów, było poprzedzone akceptacją ze strony klienta. Jak podkreśla Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 16 lipca 2019 r. (sygn. 0112-KDIL1-3.4012.279.2019.1.AP), zgoda odbiorcy jest niezbędna. Co ważne, przepisy nie precyzują formy tej zgody. Może to być zgoda wyrażona w formie pisemnej, mailowej, SMS-owej, a nawet ustnej. W praktyce często stosowana jest tzw. zgoda domniemana, czyli brak sprzeciwu ze strony odbiorcy wobec otrzymywania faktur w formie elektronicznej. Raz wyrażona zgoda obowiązuje do momentu jej wycofania.

Skan faktury jako dowód księgowy – warunki uznania

Kluczowe pytanie brzmi: czy skan faktury, otrzymany na przykład mailem, może być uznany za dowód księgowy? Odpowiedź jest twierdząca, pod warunkiem spełnienia określonych wymogów. Skan faktury, podobnie jak tradycyjna faktura papierowa, musi spełniać warunki dowodu księgowego określone w art. 21 ustawy o rachunkowości. Warunki te są następujące:

1. Określenie rodzaju dowodu i jego numer identyfikacyjny – Faktura, niezależnie od formy, musi być jednoznacznie zidentyfikowana jako faktura i posiadać unikalny numer.
2. Określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej – Faktura musi zawierać dane identyfikacyjne sprzedawcy i nabywcy, w tym ich nazwy i adresy.
3. Opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych – Faktura powinna zawierać szczegółowy opis sprzedanych towarów lub usług, ich ilość (jeśli dotyczy) oraz wartość.
4. Datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu – Faktura musi zawierać datę sprzedaży oraz datę wystawienia, jeśli są różne.
5. Podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów – Ten punkt często budzi wątpliwości w kontekście skanów faktur. Należy jednak pamiętać, że faktury nie muszą być podpisywane ani przez wystawcę, ani przez odbiorcę. Obowiązek podpisywania faktur został zniesiony w Polsce już w 2004 roku, w związku z przystąpieniem do Unii Europejskiej. Zatem brak podpisu na skanie faktury nie dyskwalifikuje go jako dowodu księgowego.
6. Stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania – Przed zaksięgowaniem faktury, skan faktury powinien zostać sprawdzony i zadekretowany. Dekretacja to opis sposobu zaksięgowania dokumentu, np. na jakie konta księgowe ma zostać przypisana dana operacja. Dekretację podpisuje osoba odpowiedzialna za księgowanie.

Podsumowując, skan prawidłowo wystawionej faktury, zawierający wszystkie wymienione elementy, jest pełnoprawnym dowodem księgowym, który może być ujęty w księgach rachunkowych.

Kontrola i weryfikacja skanu faktury

Zanim skan faktury zostanie wprowadzony do ksiąg rachunkowych, powinien przejść proces kontroli. Kontrola ta obejmuje trzy aspekty: merytoryczny, formalno-prawny i rachunkowy. Kontrola merytoryczna polega na sprawdzeniu zgodności faktury z zamówieniem, umową lub rzeczywistym przebiegiem transakcji. Kontrola formalno-prawna koncentruje się na weryfikacji poprawności danych formalnych, takich jak nazwy firm, adresy, numery NIP, daty, oraz zgodności z przepisami prawa. Kontrola rachunkowa obejmuje sprawdzenie poprawności obliczeń, stawek VAT, sum i innych wartości liczbowych.

Wyniki kontroli mogą być odnotowane bezpośrednio na wydrukowanym skanie faktury, poprzez naniesienie odpowiednich adnotacji przez osoby dokonujące kontroli. Jednak, jak dopuszcza ustawa o rachunkowości, jeśli system informatyczny (program finansowo-księgowy) pozwala na identyfikację osób akceptujących dokument, można zrezygnować z ręcznego umieszczania adnotacji na skanie faktury. W takim przypadku, zapis w systemie informatycznym potwierdza przeprowadzenie kontroli.

Skan faktury a podatek VAT i koszt podatkowy

Kolejne istotne pytania, które często pojawiają się w kontekście skanów faktur, dotyczą możliwości odliczenia podatku VAT oraz uznania wydatku za koszt podatkowy na podstawie takiego dokumentu. Odpowiedź jest pozytywna – skan faktury, spełniający wymogi dowodu księgowego, uprawnia do odliczenia podatku VAT oraz zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów. Przepisy podatkowe nie różnicują faktur ze względu na formę (papierowa czy elektroniczna). Kluczowe jest, aby faktura była prawidłowo wystawiona i odzwierciedlała rzeczywistą transakcję gospodarczą.

Podsumowanie

Skan faktury jest akceptowalnym dowodem księgowym, pod warunkiem spełnienia wymogów formalnych określonych w ustawie o rachunkowości. Przedsiębiorcy mogą z powodzeniem wykorzystywać skany faktur w swoich procesach księgowych, pamiętając o uzyskaniu zgody odbiorcy na formę elektroniczną i przeprowadzaniu rzetelnej kontroli dokumentów. Elektroniczna wymiana faktur to krok w stronę nowoczesnej i efektywnej księgowości, przynoszący korzyści zarówno w zakresie bezpieczeństwa, jak i oszczędności czasu i kosztów.

FAQ – Najczęściej zadawane pytania

Czy mogę zaksięgować fakturę na podstawie samego skanu PDF?

Tak, skan faktury w formacie PDF może być podstawą do zaksięgowania, pod warunkiem, że spełnia on wymogi dowodu księgowego określone w ustawie o rachunkowości (art. 21).

Czy skan faktury musi być podpisany?

Nie, faktury, w tym ich skany, nie muszą być podpisywane ani przez wystawcę, ani przez odbiorcę. Obowiązek podpisywania faktur został zniesiony w Polsce w 2004 roku.

Czy potrzebuję zgody klienta, aby wysyłać faktury w formie skanów?

Tak, przesyłanie faktur w formie elektronicznej, w tym skanów, wymaga uprzedniej zgody odbiorcy.

Jaką formę może mieć zgoda na faktury elektroniczne?

Przepisy nie określają formy zgody. Może to być zgoda pisemna, mailowa, SMS-owa, ustna lub domniemana (brak sprzeciwu).

Czy skan faktury uprawnia do odliczenia VAT?

Tak, skan prawidłowo wystawionej faktury, spełniający wymogi dowodu księgowego, uprawnia do odliczenia podatku VAT.

Jeśli chcesz poznać inne artykuły podobne do Czy skan faktury jest dowodem księgowym?, możesz odwiedzić kategorię Księgowość.