Jak księgować zwrot towaru do dostawcy?

W dynamicznym świecie biznesu, sytuacje, w których zakupione towary nie spełniają oczekiwań, zdarzają sięRelativamente często. Procedura reklamacji i zwrotu towaru do dostawcy jest istotnym elementem prawidłowej rachunkowości każdej jednostki gospodarczej. W niniejszym artykule szczegółowo omówimy, jak prawidłowo zaksięgować zwrot towaru do dostawcy, bazując na aktualnych przepisach i praktykach księgowych.

Reklamacje towarów w księgach rachunkowych - wprowadzenie

Jednostki prowadzące działalność gospodarczą regularnie dokonują zakupów towarów handlowych. Niestety, nie zawsze zakupiony towar jest wolny od wad. Wady mogą zostać ujawnione zarówno przed przyjęciem towaru do magazynu, jak i już po jego przyjęciu i opłaceniu faktury. W obu przypadkach nabywca ma prawo do reklamacji zakupionego towaru.

Rodzaje reklamacji

Reklamacje możemy podzielić na różne kategorie, uwzględniając różne kryteria. Najczęściej spotykane podziały to:

• Reklamacje rzeczowe: dotyczą niezgodności ilościowej towaru z zamówieniem lub wad jakościowych towaru. Przykładem może być dostawa mniejszej ilości towaru niż zamówiono, czy też towar uszkodzony.
• Reklamacje wartościowe: związane są z nieprawidłowościami w cenie, marży lub błędami rachunkowymi na fakturze. Może to być na przykład zawyżona cena na fakturze w stosunku do ustaleń.

Z punktu widzenia podejścia dostawcy do reklamacji, wyróżniamy:

• Reklamacje uznane: dostawca uznaje reklamację za zasadną i akceptuje jej warunki.
• Reklamacje nieuznane: dostawca odrzuca reklamację w całości lub części. W takich sytuacjach spory często rozwiązuje się na drodze sądowej.

Kolejnym istotnym podziałem jest podział ze względu na czas powstania reklamacji:

• Reklamacje przed zapłatą: wady towaru ujawniono przed uregulowaniem płatności za fakturę.
• Reklamacje po zapłacie: wady towaru ujawniono już po dokonaniu płatności za fakturę.

Księgowanie zwrotu towaru przez nabywcę

Sposób księgowania zwrotu towaru zależy od momentu wykrycia wady oraz sposobu ewidencji towarów w jednostce. Poniżej przedstawiamy szczegółowe instrukcje księgowania w różnych scenariuszach.

Zwrot towaru po przyjęciu do magazynu

Jeżeli wady towaru ujawniono już po przyjęciu do magazynu i/lub odpisaniu w koszty, momentem kluczowym jest data złożenia reklamacji i postawienia wadliwych towarów do dyspozycji dostawcy. Na ten dzień kupujący powinien wyksięgować wadliwe towary z ksiąg rachunkowych.

Zapisy księgowe w przypadku ewidencji magazynowej towarów:

• Wn konto 30 "Rozliczenie zakupu"
• Ma konto 33 "Towary"

Podstawą zapisu jest dowód Wz (Wydanie z magazynu).

Zapisy księgowe w przypadku odpisywania towarów w koszty w momencie zakupu:

• Wn konto 30 "Rozliczenie zakupu"
• Ma konto 73-1 "Wartość sprzedanych towarów w cenach zakupu (nabycia)"

Dodatkowo, istotne jest objęcie zareklamowanych towarów ewidencją pozabilansową. Wartość tych towarów ujmuje się na koncie 39 "Zapasy obce" zapisem jednostronnym po stronie Wn.

W przypadku, gdy jednostka prowadzi ewidencję towarów w stałych cenach ewidencyjnych, wyksięgowując zareklamowane towary, należy również wyksięgować odchylenia od cen ewidencyjnych towarów (konto 34-2) w części proporcjonalnej do wartości zwracanych towarów.

Księgowanie faktury korygującej

Po uznaniu reklamacji przez dostawcę, nabywca otrzymuje fakturę korygującą. Księgowanie faktury korygującej u nabywcy przebiega następująco:

• Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu" - wartość towaru w cenie zakupu (zmniejszenie)
• Ma konto 22-2 "VAT naliczony i jego rozliczenie" - VAT naliczony (zmniejszenie)
• Wn konto 21 "Rozrachunki z dostawcami" - wartość brutto (zmniejszenie)

Zwrot należności od dostawcy

Jeżeli nabywca wcześniej uregulował płatność za wadliwy towar, zwrot należności od dostawcy księguje się na podstawie wyciągu bankowego (WB):

• Wn konto 13-0 "Rachunek bieżący"
• Ma konto 21 "Rozrachunki z dostawcami"

Wyksięgowanie z ewidencji pozabilansowej

Po zakończeniu procedury reklamacyjnej, towary wyksięgowuje się z ewidencji pozabilansowej zapisem jednostronnym po stronie Ma konta 39 "Zapasy obce".

Księgowanie przyjęcia reklamowanych towarów i ich likwidacji u sprzedawcy

Po stronie sprzedawcy, przyjęcie wadliwego towaru z powrotem do magazynu dokumentuje się dowodem Pz (Przyjęcie do magazynu). Operacja ta może być zaksięgowana:

• Wn konto 33 "Towary" (w analityce: Towary z reklamacji)
• Ma konto 73-1 "Wartość sprzedanych towarów w cenach zakupu (nabycia)"

Księgowanie faktury korygującej u sprzedawcy:

Na podstawie wystawionej faktury korygującej, sprzedawca dokonuje korekty przychodu ze sprzedaży i VAT należnego:

• Wn konto 73-0 "Sprzedaż towarów" - zmniejszenie przychodu ze sprzedaży
• Wn konto 22-1 "Rozrachunki z tytułu VAT należnego" - zmniejszenie VAT należnego
• Ma konto 20 "Rozrachunki z odbiorcami" - zmniejszenie należności od nabywcy

Zwrot pieniędzy nabywcy przez sprzedawcę:

W przypadku wcześniejszej zapłaty przez kupującego, zwrot pieniędzy księguje się na podstawie WB:

• Wn konto 20 "Rozrachunki z odbiorcami"
• Ma konto 13-0 "Rachunek bieżący"

Likwidacja wadliwych towarów:

Jeżeli towar jest na tyle wadliwy, że nie nadaje się do dalszej sprzedaży i traci wartość użytkową, koszty likwidacji zalicza się do pozostałych kosztów operacyjnych:

• Wn konto 76-1 "Pozostałe koszty operacyjne"
• Ma konto 33 "Towary" (w analityce: Towary z reklamacji)

Wymiana towaru na wolny od wad

W przypadku wymiany towaru wadliwego na towar wolny od wad, księgowanie u nabywcy obejmuje zarówno zwrot wadliwego towaru, jak i przyjęcie towaru wolnego od wad.

Księgowanie zwrotu towaru wadliwego (analogicznie jak przy zwykłym zwrocie):

• Wn konto 30 "Rozliczenie zakupu"
• Ma konto 33 "Towary" lub konto 73-1 "Wartość sprzedanych towarów w cenach zakupu (nabycia)" (w zależności od sposobu ewidencji)

Księgowanie przyjęcia towaru wolnego od wad:

Ewidencja magazynowa:

• Wn konto 33 "Towary"
• Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu"

Podstawą zapisu jest dowód Pz.

Odpisywanie towarów w koszty w momencie zakupu:

• Wn konto 73-1 "Wartość sprzedanych towarów w cenach zakupu (nabycia)"
• Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu"

U sprzedawcy, wymiana towaru na wolny od wad zazwyczaj nie powoduje korekty przychodów ze sprzedaży. Księgowanie ogranicza się do przyjęcia towarów wadliwych do magazynu i wydania nowych, wolnych od wad. Operację można zaksięgować:

• Wn konto 33 "Towary" (w analityce: Towary z reklamacji)
• Ma konto 33 "Towary"

W przypadku, gdy wydanie nowego towaru następuje w terminie późniejszym niż przyjęcie reklamowanego, można wykorzystać konto 24 "Pozostałe rozrachunki" (w analityce: Rozliczenia z tytułu reklamacji).

Przykłady księgowe

Poniżej prezentujemy przykłady księgowe, ilustrujące omówione wcześniej operacje.

Przykład 1: Obniżenie ceny reklamowanego towaru

Jednostka zakupiła 50 szt. towaru po 60 zł/szt. Wartość faktury: 3.690 zł brutto (VAT 690 zł). Ewidencja towarów w cenach zakupu. 10 szt. towaru okazało się wadliwych. Dostawca uznał reklamację i obniżył cenę o 20% (do 48 zł/szt.). Wystawiono fakturę korygującą na kwotę 147,60 zł brutto (VAT 27,60 zł).

Przykład 2: Wymiana towaru wadliwego na wolny od wad

Jednostka sprzedała towar za 6.150 zł (VAT 1.150 zł). Wartość w cenie nabycia: 4.000 zł. Nabywca zgłosił reklamację i zażądał wymiany. Sprzedawca uznał reklamację i wymienił towar.

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

1. Czy zawsze muszę księgować zwrot towaru do dostawcy?

   Tak, w przypadku reklamacji i zwrotu towaru, konieczne jest dokonanie odpowiednich zapisów w księgach rachunkowych, aby prawidłowo odzwierciedlić operacje gospodarcze i stan majątkowy jednostki.

2. Jak udokumentować zwrot towaru do dostawcy?

   Zwrot towaru dokumentuje się dowodem Wz (Wydanie z magazynu) po stronie nabywcy, a przyjęcie towaru dowodem Pz (Przyjęcie do magazynu) po stronie sprzedawcy. Dodatkowo, istotna jest faktura korygująca.

3. Co zrobić, gdy dostawca nie uzna reklamacji?

   W przypadku nieuznania reklamacji przez dostawcę, nabywca ma prawo dochodzić swoich roszczeń na drodze sądowej. Kwestie księgowe związane z postępowaniem sądowym wykraczają poza zakres tego artykułu.

4. Jak księgować VAT w przypadku zwrotu towaru?

   Korekta VAT naliczonego u nabywcy i VAT należnego u sprzedawcy dokonywana jest na podstawie faktury korygującej. Zmniejszenie VAT księguje się odpowiednio na kontach 22-2 (VAT naliczony) u nabywcy i 22-1 (VAT należny) u sprzedawcy.

5. Gdzie znajdę wzory dowodów Pz i Wz?

   Wzory dowodów Pz i Wz można znaleźć w serwisach internetowych oferujących druki księgowe, np. www.druki.gofin.pl.

Podsumowanie

Prawidłowe księgowanie zwrotu towaru do dostawcy jest kluczowe dla zachowania rzetelności i wiarygodności ksiąg rachunkowych. Znajomość procedur i kont księgowych, a także odpowiednie dokumentowanie operacji, pozwala uniknąć błędów i potencjalnych problemów podczas kontroli. Mamy nadzieję, że ten artykuł dostarczył Państwu wyczerpujących informacji na temat księgowania zwrotu towarów i ułatwi Państwu prawidłowe ewidencjonowanie tych operacji w praktyce.

Jeśli chcesz poznać inne artykuły podobne do Jak księgować zwrot towaru do dostawcy?, możesz odwiedzić kategorię Księgowość.