Sprawozdania finansowe fundacji: kluczowe informacje

Prowadzenie fundacji w Polsce wiąże się z szeregiem obowiązków, w tym z koniecznością sporządzania i składania sprawozdań finansowych. Zrozumienie tych wymogów jest kluczowe dla prawidłowego funkcjonowania każdej organizacji non-profit. Niniejszy artykuł ma na celu kompleksowe omówienie zagadnień związanych ze sprawozdawczością finansową fundacji, zarówno tych standardowych, jak i rodzinnych, działających w polskim systemie prawnym.

Rok obrotowy fundacji: jak go ustalić?

Rok obrotowy fundacji to okres, za który sporządzane jest sprawozdanie finansowe. Zazwyczaj pokrywa się on z rokiem kalendarzowym, trwając od 1 stycznia do 31 grudnia. Fundacje mają jednak możliwość zmiany roku obrotowego. Przykładowo, jeśli fundacja zdecyduje się na zmianę roku obrotowego na okres od 1 września do 31 sierpnia, to w roku zmiany, po standardowym roku obrotowym kończącym się 31 grudnia 2014, kolejne sprawozdanie obejmie wydłużony okres od 1 stycznia 2015 do 31 sierpnia 2016. W kolejnych latach rok obrotowy będzie już standardowo trwał od 1 września do 31 sierpnia.

Warto pamiętać, że zmiana roku obrotowego pociąga za sobą konsekwencje w zakresie terminów rozliczeń podatkowych, w tym CIT-8, oraz terminów składania sprawozdań finansowych do odpowiednich organów. Po zmianie roku obrotowego, sprawozdanie finansowe sporządza się w ciągu 3 miesięcy po jego zakończeniu, a zatwierdza w ciągu 6 miesięcy. Podobnie, deklaracja CIT-8 składana jest do urzędu skarbowego do końca 3 miesiąca po zakończeniu roku obrotowego.

Termin składania sprawozdania finansowego fundacji

Fundacje w Polsce mają obowiązek składania sprawozdań z działalności do właściwego ministra nadzorującego, wskazanego w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS). Informacje finansowe przedstawiane są w zakresie wynikającym z wzoru formularza sprawozdania, określonego w Rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości. Obowiązek sprawozdawczy istnieje nawet w przypadku braku działalności w danym okresie.

Sprawozdania za okresy przed 1 stycznia 2023 roku również składane są na aktualnym wzorze formularza z 20 grudnia 2022 roku. Sprawozdanie musi być opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym osób uprawnionych do reprezentacji fundacji, zgodnie ze statutem. Niedopełnienie wymogów formalnych sprawozdania jest równoznaczne z jego niezłożeniem.

Sprawozdanie z działalności fundacji sporządza się w formie elektronicznej, na formularzu dostępnym w Biuletynie Informacji Publicznej Ministerstwa Sprawiedliwości. Następnie jest udostępniane do publicznej wiadomości.

Zgodnie z ustawą o fundacjach, sprawozdanie z działalności obejmuje okres roku kalendarzowego. Przepisy nie precyzują dokładnego terminu składania sprawozdania, jednak można przyjąć, że terminem granicznym jest koniec roku kalendarzowego następującego po roku sprawozdawczym. Na przykład, sprawozdanie za rok 2023 powinno zostać złożone do końca roku 2024.

Pierwsze sprawozdanie fundacja składa do końca roku następującego po roku rejestracji w KRS. Nawet jeśli fundacja została zarejestrowana pod koniec roku, sprawozdanie obejmuje cały rok rejestracji.

Jak złożyć sprawozdanie z działalności fundacji?

Sprawozdanie z działalności fundacji należy złożyć do właściwego organu nadzoru, zgodnie z wpisem w KRS. Informacja o organie nadzorującym znajduje się w KRS, a wyszukiwarka dostępna jest online. W przypadku Ministerstwa Obrony Narodowej jako organu nadzoru, sprawozdanie można złożyć:

• Za pośrednictwem Elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej (ePUAP).
• Przesyłając opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym sprawozdanie na adres e-mail.
• Pocztą tradycyjną, kurierem lub osobiście na adres Departamentu Edukacji, Kultury i Dziedzictwa MON.

Należy pamiętać o prawidłowym podpisaniu dokumentów elektronicznych. Pismo przewodnie i załączniki powinny być podpisane oddzielnie kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.

Co grozi za niedopełnienie obowiązku sprawozdawczego?

W przypadku niedopełnienia obowiązku sprawozdawczego, fundacja powinna niezwłocznie złożyć zaległe sprawozdanie wraz z pismem wyjaśniającym przyczyny opóźnienia. Wskazany jest również kontakt z urzędnikiem odpowiedzialnym za nadzór nad fundacjami w danym ministerstwie. Konsekwencją braku sprawozdania może być nawet zawieszenie zarządu fundacji przez sąd i wyznaczenie zarządu przymusowego.

Inne obowiązki fundacji: KRS, CRBR i Rejestr Sprawców Przestępstw na Tle Seksualnym

Fundacje mają również inne obowiązki poza sprawozdawczością finansową. Należą do nich:

• Obowiązki wobec Krajowego Rejestru Sądowego (KRS): Aktualizacja danych fundacji w KRS w terminie 7 dni od zdarzenia uzasadniającego wpis.
• Obowiązki wobec Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR): Zgłoszenie informacji o beneficjentach rzeczywistych fundacji do CRBR.
• Obowiązki związane z Rejestrem Sprawców Przestępstw na Tle Seksualnym (RSPTS): Sprawdzanie osób zatrudnianych lub dopuszczanych do działalności związanej z dziećmi w RSPTS przed nawiązaniem współpracy. Niedopełnienie tego obowiązku grozi karą grzywny, ograniczenia wolności lub aresztu.

Wyłączenie z obowiązku sprawozdawczego dla organizacji pożytku publicznego

Fundacje posiadające status organizacji pożytku publicznego są zwolnione z obowiązku składania sprawozdania z działalności do ministra nadzorującego, pod warunkiem, że zamieszczą sprawozdanie merytoryczne i finansowe w Biuletynie Informacji Publicznej Narodowego Instytutu Wolności - Centrum Rozwoju Społeczeństwa Obywatelskiego, zgodnie z ustawą o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie.

Sprawozdania finansowe fundacji rodzinnych

Fundacje rodzinne, jako osoby prawne, również podlegają ustawie o rachunkowości i mają obowiązek sporządzania sprawozdań finansowych. Rok obrotowy fundacji rodzinnej zazwyczaj pokrywa się z rokiem kalendarzowym.

Do najważniejszych obowiązków rachunkowych fundacji rodzinnej za rok 2023 (przy założeniu roku obrotowego kończącego się 31 grudnia) należą m.in.:

• Inwentaryzacja aktywów i pasywów na dzień bilansowy (31 grudnia).
• Zestawienie sald inwentaryzowanej grupy składników aktywów.
• Porównanie wyników inwentaryzacji ze stanem księgowym i rozliczenie różnic.
• Zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej za rok obrotowy.
• Zestawienie sald wszystkich kont ksiąg pomocniczych.
• Zamknięcie ksiąg rachunkowych na dzień kończący rok obrotowy.
• Sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego.
• Podpisanie rocznego sprawozdania finansowego.
• Badanie rocznego sprawozdania finansowego (w niektórych przypadkach).
• Zatwierdzenie rocznego sprawozdania finansowego przez organ zatwierdzający.
• Ostateczne zamknięcie ksiąg rachunkowych.
• Złożenie rocznego sprawozdania finansowego wraz z wymaganymi dokumentami we właściwym rejestrze sądowym (Sąd Okręgowy w Piotrkowie Trybunalskim).

Terminy graniczne dla obowiązków rachunkowych fundacji rodzinnej za 2023 rok (rok obrotowy 31 grudnia):

Sprawozdanie finansowe fundacji rodzinnej składa się w formie papierowej do Sądu Okręgowego w Piotrkowie Trybunalskim wraz z wnioskiem RFR-Z30, załącznikiem RFR-ZN, sprawozdaniem z badania (jeśli wymagane) oraz odpisem uchwały o zatwierdzeniu sprawozdania i podziale zysku/pokryciu straty. Zgromadzenie beneficjentów fundacji rodzinnej zatwierdza sprawozdanie finansowe i udziela absolutorium członkom organów fundacji do 30 czerwca. Uchwała o podziale zysku również powinna zostać podjęta w terminie umożliwiającym złożenie jej do sądu w terminie 15 dni od zatwierdzenia sprawozdania.

Obowiązki deklaracyjne CIT i PIT fundacji rodzinnych

Fundacje rodzinne, jako podatnicy CIT, składają deklaracje CIT-8FR (dla standardowych przychodów) i CIT/F (dla przychodów spoza dozwolonej działalności). Deklaracja CIT-8FR dzieli się na część dotyczącą dochodu opodatkowanego (świadczenia dla beneficjentów, 15% CIT) i część informacyjną o dochodzie zwolnionym z podatku.

Wypłaty dla beneficjentów z grupy zerowej nie są deklarowane podatkowo ani w PIT, ani w CIT. W przypadku beneficjentów płacących 10% lub 15% PIT, fundacja wykazuje podatek zryczałtowany na formularzu PIT-8AR.

Audyt w fundacji rodzinnej

Audyt fundacji rodzinnej przeprowadzany jest co 4 lata, licząc od daty powołania fundacji w akcie założycielskim. Wyjątkiem są fundacje rodzinne, których sprawozdania finansowe podlegają badaniu zgodnie z ustawą o rachunkowości. W takim przypadku audyt jest coroczny, przeprowadzany przed zatwierdzeniem sprawozdania finansowego.

Audyt przeprowadza firma audytorska lub zespół audytorów wyznaczony przez zgromadzenie beneficjentów. W skład zespołu mogą wchodzić: biegły rewident, doradca podatkowy, adwokat lub radca prawny. Audytor musi być niezależny od fundacji.

Wynikiem audytu jest raport przekazywany zarządowi, radzie nadzorczej (jeśli istnieje) i zgromadzeniu beneficjentów.

Obowiązek aktualizacji spisu mienia i listy beneficjentów

Fundacja rodzinna ma obowiązek aktualizowania spisu mienia i listy beneficjentów. Spis mienia aktualizuje się przy każdej zmianie składu mienia, a listę beneficjentów po każdym akcie ustanawiającym nowego beneficjenta. Aktualne spisy są istotne w kontekście kontroli organów skarbowych.

Czy fundacje składają sprawozdanie finansowe? Podsumowanie

Fundacje, z wyjątkiem organizacji pożytku publicznego publikujących sprawozdania w BIP NIW-CRSO, mają obowiązek składania sprawozdań merytorycznych z działalności każdego roku. Sprawozdanie składa się elektronicznie do właściwego ministra nadzorującego, do końca roku kalendarzowego za rok ubiegły. Należy pamiętać o prawidłowym sporządzeniu i podpisaniu sprawozdania, aby dopełnić obowiązek sprawozdawczy. Fundacje rodzinne podlegają szczególnym regulacjom w zakresie sprawozdawczości finansowej, w tym określonym terminom i obowiązkom audytowym.

FAQ - Najczęściej zadawane pytania

Jaki jest termin złożenia sprawozdania finansowego fundacji?

Zasadniczo do końca roku kalendarzowego następującego po roku sprawozdawczym.

Gdzie należy złożyć sprawozdanie?

Do właściwego organu nadzoru, wskazanego w KRS, elektronicznie przez ePUAP, e-mailem lub pocztą tradycyjną.

Czy fundacja rodzinna musi składać sprawozdanie finansowe?

Tak, fundacja rodzinna, jako osoba prawna, podlega ustawie o rachunkowości i ma obowiązek sporządzania i składania sprawozdań finansowych.

Jak często przeprowadzany jest audyt w fundacji rodzinnej?

Co 4 lata, chyba że sprawozdanie finansowe fundacji podlega corocznemu badaniu zgodnie z ustawą o rachunkowości, wtedy audyt jest coroczny.

Co się stanie, jeśli nie złożę sprawozdania na czas?

Należy niezwłocznie złożyć zaległe sprawozdanie i pismo wyjaśniające. Konsekwencją może być zawieszenie zarządu fundacji.

Jeśli chcesz poznać inne artykuły podobne do Sprawozdania finansowe fundacji: kluczowe informacje, możesz odwiedzić kategorię Księgowość.