Dlaczego danych nie ma w bilansie?

Wielokrotnie słyszy się pytanie: „Czy dane są aktywem biznesowym?”. Skoro dane w ostatnich latach stały się źródłem przewagi konkurencyjnej dla wielu firm, dlaczego ten niematerialny zasób nie znajduje się w bilansie firmy – zestawieniu aktywów, pasywów i kapitału przedsiębiorstwa na dany moment? Technicznie rzecz biorąc, wartość niematerialna to aktywo niefizyczne o wieloletnim okresie użytkowania. Przykładami niematerialnych aktywów biznesowych są patenty, prawa autorskie, listy klientów, znaki towarowe, nazwy marek, logo i dane. Chociaż dane w ostatnich latach zapewniły przewagę konkurencyjną wielu firmom, istnieje pięć kluczowych powodów, dla których trudno jest danym znaleźć miejsce w bilansie.

Trudności w kosztowaniu danych

Każde aktywo wymienione w bilansie firmy powinno mieć możliwą do zidentyfikowania wartość godziwą (FMV). Chociaż wiele firm mówi o danych jako o aktywach, które można spieniężyć, trudno im jest określić wartość pieniężną zarówno kosztów zarządzania danymi w cyklu życia danych (od powstania do konsumpcji), jak i korzyści, jakie dane przynoszą organizacji. Wycena sprzętu lub budynku przez dwóch niezależnych rzeczoznawców dałaby w zasadzie podobną kwotę. Jednak obliczenie kosztów i korzyści związanych z danymi jest trudne ze względu na złożone czynniki związane z cyklem życia danych.

Wyobraźmy sobie sytuację, w której próbujemy wycenić bazę danych klientów. Jak uwzględnić koszt zbierania tych danych, ich przechowywania, aktualizacji, zapewnienia bezpieczeństwa i zgodności z przepisami? A jak zmierzyć przyszłe korzyści, jakie przyniosą te dane, na przykład w postaci zwiększonej sprzedaży lub lepszego targetowania marketingowego? Te pytania ilustrują złożoność wyceny danych. W przeciwieństwie do maszyn czy nieruchomości, wartość danych jest dynamiczna i zależy od wielu czynników, takich jak jakość danych, ich aktualność, kontekst użycia i umiejętność ich analizowania.

Problem amortyzacji danych

Kiedy aktywa trwałe starzeją się, tracą na wartości, czyli ulegają amortyzacji. Jednak w przypadku starzenia się aktywów danych mogą one stracić lub zyskać na wartości. Na przykład, gdy starzeją się dane podstawowe (które reprezentują jednostki biznesowe, takie jak dane klientów i produktów), zyskują one na znaczeniu i wartości, ponieważ te obiekty danych są zwykle współdzielone w przedsiębiorstwie. Ale kiedy starzeją się dane transakcyjne (które reprezentują zdarzenia biznesowe, takie jak faktury i dostawy), tracą one na znaczeniu i wartości. Ponadto, jeśli dane są nieprawidłowe, a ich okres przydatności do użycia wynosi zaledwie kilka dni lub tygodni, wówczas danych nie można prawidłowo amortyzować. Wymaga to specyficznych metod i przepisów amortyzacji, których obecnie brakuje.

Tradycyjne metody amortyzacji, stosowane dla aktywów materialnych, opierają się na założeniu stopniowego zużywania się aktywów w czasie. W przypadku danych sytuacja jest bardziej skomplikowana. Dane mogą stawać się przestarzałe, nieaktualne lub mniej przydatne, ale mogą też zyskiwać na wartości poprzez analizę trendów historycznych, łączenie z nowymi danymi lub wykorzystanie w nowych kontekstach. Amortyzacja danych musiałaby uwzględniać te dynamiczne zmiany wartości, co stanowi wyzwanie dla standardowych praktyk księgowych.

Kontekstowe użycie danych

Aktywa wymienione w bilansie firmy są zazwyczaj wykorzystywane w podobny sposób przez cały czas. Na przykład sprzęt byłby używany przez dwie różne firmy w prawie taki sam sposób. Tego samego nie można powiedzieć o danych, ponieważ dane są w dużej mierze kontekstowe. Na przykład, jeśli firma naftowo-gazowa z 1 milionem historycznych zamówień zakupu zostanie przejęta przez inną firmę naftowo-gazową, wartość tych rekordów danych dla przejmującego jest bardzo marginalna, który wprowadzi własne procedury zaopatrzenia, polityki i dane (o dostawcach i towarach).

Wartość danych jest silnie uzależniona od kontekstu ich wykorzystania i celów biznesowych. Te same dane o klientach mogą być bezcenne dla jednej firmy, na przykład firmy marketingowej, a mało wartościowe dla innej, na przykład firmy produkcyjnej, która skupia się na efektywności operacyjnej. Ponadto, wartość danych może zmieniać się w zależności od strategii firmy, zmian rynkowych i rozwoju technologii. Ta kontekstowa natura danych utrudnia ich obiektywną wycenę i standaryzację w bilansie.

Wymóg przechwytywania aktywów

Zgodnie z zasadami rachunkowości MSSF i GAAP, każde aktywo wymienione w bilansie firmy powinno być aktywem nabytym lub przechwyconym. Na przykład, nawet jeśli wartość niematerialna, taka jak logo Apple, ma ogromną wartość rozpoznawalności marki, nie pojawia się ona w bilansie Apple, ponieważ logo zostało opracowane wewnętrznie przez Apple i nie zostało nabyte.

Większość danych, które firmy gromadzą i wykorzystują, jest generowana wewnętrznie w wyniku ich działalności operacyjnej. Dotyczy to danych transakcyjnych, danych o klientach, danych o produktach, danych operacyjnych i wielu innych. Zgodnie z obowiązującymi zasadami rachunkowości, aktywa wygenerowane wewnętrznie, w tym dane, zazwyczaj nie są wykazywane w bilansie, nawet jeśli mają znaczną wartość dla firmy. Wyjątkiem są sytuacje, gdy dane są nabywane od zewnętrznych dostawców lub w ramach transakcji przejęcia innej firmy.

Ryzyko związane z zgodnością danych

Dane mogą bardzo szybko przekształcić się z aktywa w ogromne pasywo, jeśli mają słabe zabezpieczenia i zgodność z prywatnością. Chociaż aktywa trwałe, takie jak maszyny lub budynki, również mogą stać się pasywami dla firmy, tempo zmiany konwersji aktywów na pasywa w przypadku aktywów niematerialnych, takich jak dane, jest znacznie wyższe w porównaniu z aktywami trwałymi. Cambridge Analytica, firma, która prosperowała na danych, ogłosiła upadłość i zakończyła działalność w maju 2018 roku w ciągu 2 miesięcy od wybuchu afery z wyciekiem danych z Facebooka.

Ryzyko związane z danymi obejmuje nie tylko kwestie bezpieczeństwa i prywatności, ale także ryzyko regulacyjne, ryzyko reputacyjne i ryzyko operacyjne. Naruszenie przepisów o ochronie danych osobowych, wyciek danych klientów, błędy w danych lub ich nieaktualność mogą prowadzić do poważnych konsekwencji finansowych, prawnych i wizerunkowych dla firmy. To ryzyko związane z danymi sprawia, że firmy podchodzą ostrożnie do ujawniania danych jako aktywów w bilansie.

Podsumowanie i przyszłość danych w bilansie

Zasadniczo aktywa niematerialne, takie jak dane, wprowadzają subiektywność do wyceny aktywów; a przedsiębiorstwa nie znoszą nieprzewidywalności i niejasności. Jednak dane mogą potencjalnie znaleźć miejsce w bilansie, jeśli będziemy w stanie przypisać wartość pieniężną aktywom danych. W rzeczywistości AT&T umieściło listy klientów (element danych podstawowych), aktywa niematerialne, w swoim bilansie w 2011 roku za 2,7 miliarda dolarów. W tym kontekście domena monetyzacji danych znacznie dojrzała w ciągu ostatnich kilku lat. Kluczem jest przypisanie wartości pieniężnej aktywom danych, co jest pierwszym krokiem w drodze danych do znalezienia miejsca w bilansie.

Chociaż na razie dane nie są powszechnie uznawane za aktywa bilansowe, rosnące znaczenie danych w gospodarce cyfrowej i rozwój metod wyceny danych mogą w przyszłości zmienić tę sytuację. W miarę jak firmy stają się bardziej świadome wartości swoich danych i potrafią je skuteczniej monetyzować, presja na uwzględnianie danych w bilansie będzie rosła. Konieczne jest jednak opracowanie standardów i regulacji dotyczących wyceny, amortyzacji i ujawniania danych w sprawozdaniach finansowych, aby dane mogły na stałe zagościć w bilansach przedsiębiorstw.

Jeśli chcesz poznać inne artykuły podobne do Dlaczego danych nie ma w bilansie?, możesz odwiedzić kategorię Księgowość.