ISO 19011: Wytyczne dotyczące audytowania systemów zarządzania

Norma ISO 19011:2018 – Wytyczne dotyczące audytowania systemów zarządzania, stanowi fundament dla skutecznych i wiarygodnych procesów audytowych. Jest to międzynarodowy standard, który pomaga organizacjom w planowaniu i przeprowadzaniu audytów systemów zarządzania, w tym systemów zarządzania jakością, środowiskowych i bezpieczeństwa informacji. Zrozumienie i stosowanie wytycznych ISO 19011 jest kluczowe dla zapewnienia, że audyty są systematyczne, niezależne i obiektywne, co przekłada się na realne korzyści dla organizacji.

Czym jest Audyt według ISO 19011?

Zgodnie z definicją zawartą w ISO 19011:2018, audyt to „systematyczny, niezależny i udokumentowany proces uzyskiwania dowodów obiektywnych oraz ich obiektywnej oceny w celu określenia stopnia spełnienia kryteriów audytu”. Mówiąc prościej, audyt to proces, który pomaga organizacjom sprawdzić, czy ich systemy zarządzania działają zgodnie z założeniami i czy spełniają określone wymagania. Przed uzyskaniem certyfikacji, organizacja musi przejść przez proces audytu, który może obejmować zarówno audyty wewnętrzne (strony pierwszej), jak i zewnętrzne (strony drugiej i trzeciej).

Cel Normy ISO 19011

Głównym celem ISO 19011 jest dostarczenie wytycznych, które pomogą organizacjom w efektywnym zarządzaniu programami audytów systemów zarządzania. Norma ta wspiera organizacje w tworzeniu programów audytów dla różnych systemów zarządzania, w tym:

• Systemów zarządzania jakością (np. ISO 9001)
• Systemów zarządzania środowiskowego (np. ISO 14001)
• Systemów zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy (np. ISO 45001)
• Systemów zarządzania bezpieczeństwem informacji (np. ISO 27001)

ISO 19011 kładzie nacisk na ciągłe doskonalenie programu audytów, zapewniając, że cele audytu są zgodne z celami biznesowymi organizacji, a potrzeby klientów i interesariuszy są traktowane priorytetowo. Norma ta składa się z trzech głównych sekcji:

• Zarządzanie programem audytu
• Zasady audytu
• Kompetencje i ocena audytorów

Siedem Zasad Audytu wg ISO 19011

ISO 19011:2018 definiuje siedem fundamentalnych zasad audytu, które stanowią podstawę wiarygodnych i efektywnych procesów audytowych. Te zasady pomagają zapewnić, że audyty wspierają systemy zarządzania ISO organizacji w sposób rzetelny i wartościowy.

1. Uczciwość (Integrity)

Zasada uczciwości jest fundamentem profesjonalizmu w audycie. Audytorzy i osoby odpowiedzialne za zarządzanie audytami muszą działać etycznie, uczciwie i odpowiedzialnie. Obejmuje to:

• Wykonanie pracy z honorem i odpowiedzialnością.
• Upewnienie się o posiadaniu kompetencji przed podjęciem działań audytowych. Nie należy deklarować kompetencji w audytowaniu konkretnych norm ISO, jeśli wymagania kompetencyjne nie zostały spełnione.
• Bycie bezstronnym i unikanie jakichkolwiek form uprzedzeń.
• Bycie świadomym i czujnym na wpływy zewnętrzne, które mogą zakłócić osąd podczas procesu audytu.
2. Rzetelne przedstawienie (Fair presentation)

Zasada rzetelnego przedstawienia wymaga, aby ustalenia, wnioski i raporty z audytu były prawdziwe i dokładne. Należy uczciwie odzwierciedlać wyniki audytu, a wszelkie spory między zespołem audytowym a audytowanym powinny być również raportowane.

3. Należyta staranność zawodowa (Due professional care)

Zasada należytej staranności zawodowej odnosi się do umiejętności zastosowania należytej staranności i prawidłowego osądu podczas procesu audytu, niezależnie od rodzaju normy systemu zarządzania, która jest audytowana. Każda forma osądu powinna być rozsądna i uzasadniona.

4. Poufność (Confidentiality)

Zapewnienie bezpieczeństwa i poufności wszystkich informacji uzyskanych podczas audytu jest kluczowe. Informacje te nie mogą być wykorzystywane w sposób nieuprawniony lub szkodliwy dla interesów audytowanego. Poufność jest również ważnym aspektem normy ISO 27001 dotyczącej systemów zarządzania bezpieczeństwem informacji.

5. Niezależność (Independence)

Zasada niezależności jest podstawą bezstronności i eliminacji uprzedzeń w procesie audytu. W audytach wewnętrznych, zapewnienie niezależności może być wyzwaniem, szczególnie w mniejszych organizacjach, gdzie audytorzy wewnętrzni mogą audytować obszary, za które sami są odpowiedzialni. Jednak dążenie do maksymalnej możliwej niezależności jest kluczowe dla wiarygodności audytu.

6. Podejście oparte na dowodach (Evidence-based approach)

Decyzje i wnioski audytowe powinny opierać się na dowodach obiektywnych. Podejście oparte na dowodach wymaga oceny wystarczalności próbek audytowych i dowodów uzyskanych podczas audytu. Jeśli dowody są wystarczające, wnioski audytu będą wiarygodne i dadzą audytowanemu pewność.

7. Podejście oparte na ryzyku (Risk-based approach)

Program audytu i podejście audytowe powinny uwzględniać ryzyka i możliwości związane z audytowanym systemem zarządzania. Audyt powinien koncentrować się na kwestiach istotnych dla organizacji i celów audytu. Na przykład, ustalenia i wnioski z audytu systemu zarządzania jakością powinny koncentrować się na ryzykach, które mogą zagrażać jakości procesów, a nie na nieistotnych szczegółach.

Najnowsza Wersja ISO 19011

Obecnie obowiązującą wersją normy jest ISO 19011:2018, opublikowana w lipcu 2018 roku. Aktualizacja ta uwzględnia rosnące zapotrzebowanie na wytyczne dotyczące audytów połączonych systemów zarządzania i kładzie większy nacisk na podejście oparte na ryzyku.

Czy ISO 19011 jest Certyfikowalna?

ISO 19011:2018 nie jest normą certyfikowalną. Jest to zbiór wytycznych, a nie wymagań, które organizacja musi spełnić, aby otrzymać certyfikat. Organizacje powinny stosować wytyczne ISO 19011 w celu dostosowania swoich programów audytów do specyficznych potrzeb i wymagań.

Różnica między ISO 9001 a ISO 19011

Zarówno ISO 9001:2015 (Systemy zarządzania jakością – Wymagania) jak i ISO 19011:2018 (Wytyczne dotyczące audytowania systemów zarządzania) mają na celu wspieranie organizacji w doskonaleniu ich systemów zarządzania. Jednak ich cele i zastosowanie są różne.

ISO 9001:2015 określa wymagania dla systemu zarządzania jakością, które organizacja musi spełnić, aby zapewnić jakość swoich produktów i usług. Jest to norma certyfikowalna.

ISO 19011:2018 natomiast dostarcza wytycznych dotyczących przeprowadzania audytów systemów zarządzania, w tym audytów systemów zarządzania jakością zgodnych z ISO 9001. Pomaga organizacjom w planowaniu, wdrażaniu i doskonaleniu programów audytów, ale sama w sobie nie jest certyfikowalna.

Rodzaje Audytów ISO

ISO 19011:2018 określa ramy dla procesu audytu, niezależnie od wielkości zespołu audytowego i rodzaju audytu. Zgodnie z normą, wyróżniamy dwa główne rodzaje audytów:

Audyty Wewnętrzne (Strony Pierwszej)

Audyty wewnętrzne, znane również jako audyty strony pierwszej lub samooceny, są przeprowadzane przez samą organizację w celu oceny skuteczności jej systemów zarządzania. Audyty te pomagają organizacjom identyfikować obszary do doskonalenia i monitorować zgodność z wymaganiami norm ISO. Po audycie wewnętrznym sporządzany jest raport, który zawiera ustalenia i wnioski z audytu.

Audyty Zewnętrzne

Audyty zewnętrzne dzielą się na audyty strony drugiej i audyty strony trzeciej. Są one przeprowadzane przez strony zewnętrzne wobec organizacji.

Audyty Strony Drugiej

Audyty strony drugiej są przeprowadzane przez klientów, kontrahentów lub inne zainteresowane strony, które mają relacje biznesowe z organizacją. Często są to audyty dostawców, mające na celu ocenę ich zdolności do spełnienia wymagań jakościowych.

Audyty Strony Trzeciej

Audyty strony trzeciej są przeprowadzane przez niezależne organizacje certyfikujące, takie jak jednostki certyfikujące lub agencje rządowe. Tylko audyt strony trzeciej umożliwia organizacji uzyskanie certyfikatu zgodności z normą ISO. Audytorzy strony trzeciej zazwyczaj posiadają kompetencje zgodne z ISO 19011.

Podsumowanie

Norma ISO 19011:2018 jest niezbędnym narzędziem dla organizacji dążących do doskonalenia swoich systemów zarządzania. Dostarcza ona wytycznych, które pomagają w systematycznym planowaniu i przeprowadzaniu audytów, zapewniając, że są one skuteczne, wiarygodne i przyczyniają się do ciągłego doskonalenia. Stosowanie zasad ISO 19011 pomaga organizacjom w osiąganiu ich celów biznesowych, zaspokajaniu potrzeb klientów i innych interesariuszy oraz w utrzymaniu zgodności z wymaganiami norm ISO.

Jeśli chcesz poznać inne artykuły podobne do ISO 19011: Wytyczne dotyczące audytowania systemów zarządzania, możesz odwiedzić kategorię Audyt.