Kto podpisuje umowę z biegłym rewidentem? Kluczowe aspekty

Zgodnie z polskimi przepisami, badanie sprawozdań finansowych przez biegłego rewidenta jest obowiązkowe dla wielu jednostek. Proces ten ma na celu zapewnienie rzetelności i wiarygodności informacji finansowych prezentowanych przez przedsiębiorstwa. Kluczowym elementem tego procesu jest zawarcie umowy z firmą audytorską. Powstaje jednak pytanie: kto w imieniu jednostki jest uprawniony do podpisania tej umowy?

Kto dokonuje wyboru firmy audytorskiej?

Ustawa o rachunkowości (UoR) precyzyjnie określa, kto jest odpowiedzialny za wybór firmy audytorskiej. Zgodnie z art. 66 ust. 4 UoR, wyboru firmy audytorskiej dokonuje organ zatwierdzający sprawozdanie finansowe jednostki. Zasadniczo, organem zatwierdzającym jest najwyższy organ decyzyjny w danej jednostce, na przykład:

• Walne zgromadzenie akcjonariuszy w spółkach akcyjnych,
• Zgromadzenie wspólników w spółkach z ograniczoną odpowiedzialnością,
• Właściciel w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej.

Należy jednak pamiętać, że wyjątki od tej reguły mogą wynikać ze statutu jednostki, umowy spółki lub innych przepisów prawa wiążących daną jednostkę. Warto więc dokładnie przeanalizować dokumenty wewnętrzne i regulacje prawne, aby upewnić się, który organ jest uprawniony do wyboru audytora w konkretnym przypadku.

Kto podpisuje umowę z firmą audytorską?

Po dokonaniu wyboru firmy audytorskiej przez właściwy organ, kolejnym krokiem jest formalne zawarcie umowy. Umowę z firmą audytorską podpisuje osoba uprawniona do reprezentowania jednostki, działająca na polecenie organu zatwierdzającego. W praktyce najczęściej umowę podpisuje:

• Kierownik jednostki (np. prezes zarządu, dyrektor generalny),
• Osoba upoważniona przez kierownika jednostki lub organ zatwierdzający.

Ważne jest, aby osoba podpisująca umowę miała odpowiednie pełnomocnictwo do reprezentowania jednostki i zaciągania zobowiązań w jej imieniu. Podpisanie umowy przez osobę nieuprawnioną może skutkować nieważnością umowy.

Termin zawarcia umowy

Ustawa o rachunkowości nie określa precyzyjnego terminu zawarcia umowy z biegłym rewidentem. Jednakże, umowa powinna być zawarta w takim terminie, aby biegły rewident miał możliwość uczestniczenia w inwentaryzacji istotnych składników majątku jednostki. Inwentaryzacja, szczególnie spis z natury, może być przeprowadzana już na 3 miesiące przed końcem roku obrotowego. Dlatego zaleca się zawarcie umowy z odpowiednim wyprzedzeniem, najlepiej jeszcze przed rozpoczęciem roku obrotowego, za który sprawozdanie finansowe ma być poddane badaniu.

Dla jednostek, których rok obrotowy jest zgodny z rokiem kalendarzowym, i które prowadziły księgi rachunkowe w 2023 roku, termin na sporządzenie sprawozdania finansowego upływa 31 marca 2024 roku. W związku z tym, umowa z biegłym rewidentem na badanie sprawozdania za 2023 rok powinna być zawarta najpóźniej w pierwszym kwartale 2024 roku, aby audytor mógł skutecznie przeprowadzić badanie w terminie.

Wybór firmy audytorskiej – na co zwrócić uwagę?

Wybór firmy audytorskiej to istotna decyzja. Należy pamiętać, że firma audytorska musi być wpisana na listę firm audytorskich prowadzoną przez Polską Agencję Nadzoru Audytowego (PANA). Weryfikację uprawnień firmy audytorskiej można dokonać za pomocą wyszukiwarki dostępnej na stronie internetowej PANA (www.pana.gov.pl). Korzystanie z tej wyszukiwarki pozwala uniknąć ryzyka zawarcia umowy z podmiotem nieuprawnionym do przeprowadzania badań sprawozdań finansowych.

Przy wyborze firmy audytorskiej warto również wziąć pod uwagę:

• Doświadczenie i specjalizację firmy audytorskiej, szczególnie w branży, w której działa jednostka.
• Reputację i referencje firmy audytorskiej.
• Zakres usług oferowanych przez firmę audytorską.
• Cenę usługi, przy czym cena nie powinna być jedynym kryterium wyboru.

Umowa na badanie – minimalny okres i rozwiązanie

Jeśli jednostka po raz pierwszy zawiera umowę o obowiązkowe badanie sprawozdania finansowego, umowa musi być zawarta na co najmniej 2 lata, z możliwością przedłużenia na kolejne co najmniej 2-letnie okresy. Przepisy ograniczają możliwość rozwiązania umowy przed upływem 2 lat. Jednakże, umowa może zostać rozwiązana przed terminem w przypadku wystąpienia uzasadnionych przyczyn, zgodnie z art. 66 ust. 7 UoR. Do uzasadnionych przyczyn można zaliczyć na przykład:

• Utrata zaufania do firmy audytorskiej,
• Nienależyte wykonywanie umowy przez firmę audytorską,
• Zmiany w strukturze właścicielskiej jednostki, które uzasadniają zmianę audytora.

Zaliczka na badanie i jej księgowanie

Często podpisanie umowy z firmą audytorską wiąże się z koniecznością zapłaty zaliczki na poczet przyszłej usługi. W kontekście księgowym pojawia się pytanie, w którym okresie należy ująć koszt badania sprawozdania finansowego, w tym zaliczkę.

Zasadniczo, koszt badania sprawozdania finansowego powinien być ujęty w księgach rachunkowych w roku obrotowym, którego sprawozdanie finansowe dotyczy. Jednakże, jeśli badanie wstępne i związane z nim faktury są wystawiane w roku poprzedzającym rok obrotowy, którego sprawozdanie jest badane, istnieją różne podejścia księgowe. Konserwatywne podejście zakłada, że koszt powinien być ujęty w roku wykonania usługi, czyli zazwyczaj w roku następnym. W takim przypadku, w roku obrotowym, którego sprawozdanie dotyczy, należy utworzyć rezerwę na koszty badania.

Podsumowując, podpisanie umowy z biegłym rewidentem to ważny etap procesu audytu sprawozdania finansowego. Kluczowe jest ustalenie właściwego organu odpowiedzialnego za wybór audytora i osoby uprawnionej do podpisania umowy, a także dotrzymanie odpowiednich terminów. Prawidłowe zawarcie umowy i współpraca z firmą audytorską zapewniają rzetelność i wiarygodność sprawozdania finansowego, co jest istotne dla interesariuszy jednostki.

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Kto w spółce z o.o. podpisuje umowę z biegłym rewidentem?

W spółce z ograniczoną odpowiedzialnością umowę z biegłym rewidentem podpisuje zazwyczaj członek zarządu, działający na polecenie zgromadzenia wspólników (organu zatwierdzającego sprawozdanie finansowe).

Czy kierownik jednostki może samodzielnie wybrać i podpisać umowę z audytorem?

Kierownik jednostki nie może samodzielnie dokonać wyboru firmy audytorskiej. Wyboru dokonuje organ zatwierdzający sprawozdanie finansowe. Natomiast kierownik jednostki, działając na polecenie tego organu, jest uprawniony do podpisania umowy.

Na jaki okres zawierana jest umowa z biegłym rewidentem?

Pierwsza umowa o obowiązkowe badanie sprawozdania finansowego zawierana jest na co najmniej 2 lata, z możliwością przedłużenia.

Gdzie mogę sprawdzić, czy firma audytorska ma uprawnienia?

Uprawnienia firmy audytorskiej można zweryfikować w wyszukiwarce na stronie Polskiej Agencji Nadzoru Audytowego (PANA): www.pana.gov.pl.

Jeśli chcesz poznać inne artykuły podobne do Kto podpisuje umowę z biegłym rewidentem? Kluczowe aspekty, możesz odwiedzić kategorię Audyt.