VCN: Wirtualne Karty Płatnicze w Podróżach Służbowych

W dzisiejszym dynamicznym świecie biznesu, efektywne zarządzanie finansami jest kluczowe dla sukcesu każdej organizacji. W kontekście podróży służbowych, tradycyjne metody płatności i rozliczeń mogą być czasochłonne i skomplikowane. Na szczęście, nowoczesne technologie oferują rozwiązania, które usprawniają te procesy, czyniąc je bardziej przejrzystymi i bezpiecznymi. Jednym z takich innowacyjnych narzędzi są wirtualne karty płatnicze VCN (Virtual Card Number). Czym dokładnie jest VCN i jakie korzyści niesie dla firm i ich pracowników podróżujących służbowo? Zanurzmy się w świat wirtualnych kart płatniczych i odkryjmy, jak mogą one zrewolucjonizować sposób, w jaki Twoja organizacja zarządza wydatkami hotelowymi.

Czym są Wirtualne Karty Płatnicze VCN?

Wirtualna Karta Płatnicza (VCN) to 16-cyfrowy numer karty, generowany jednorazowo przez dostawcę usług płatności. Jest to elektroniczny odpowiednik tradycyjnej karty kredytowej, przeznaczony do konkretnej transakcji. VCN jest dedykowany do opłacania rezerwacji hotelowych oraz powiązanych z nimi opłat podatkowych. Kluczową cechą VCN jest jego jednorazowość i specyficzność – jest on autoryzowany na określoną kwotę (zazwyczaj koszt pokoju i podatki), konkretnego sprzedawcę (hotel) i określony zakres dat.

Proces generowania i wykorzystania VCN jest w pełni cyfrowy. Numer karty jest tworzony podczas procesu rezerwacji i przesyłany do hotelu elektronicznie, najczęściej za pomocą formularza autoryzacji karty kredytowej faksem lub e-mailem. Dla hotelu, numer VCN jest nieodróżnialny od numeru zwykłej karty kredytowej. Po zakończeniu transakcji, karta VCN staje się nieaktywna i nie można jej ponownie użyć. Ten system przypomina system bezpośredniego rozliczania, stosowany powszechnie przy rezerwacjach lotniczych i wynajmie samochodów.

Kiedy Wprowadzono VCN?

Program Wirtualnych Kart Płatniczych VCN jest wdrażany stopniowo w organizacjach od 2019 roku. Wprowadzenie VCN jest procesem etapowym, uwzględniającym specyficzne potrzeby i wymagania każdej organizacji. Przed wdrożeniem, działy odpowiedzialne za podróże są informowane z wyprzedzeniem o harmonogramie implementacji. Organizacje, które chcą przyspieszyć wdrożenie VCN, mogą skontaktować się z odpowiednim działem w celu ustalenia indywidualnego harmonogramu.

Wymagania dla Użytkowników VCN

Aby skutecznie korzystać z VCN, zarówno podróżujący pracownicy, jak i koordynatorzy podróży muszą przejść szkolenie z zakresu VCN. Dodatkowo, administratorzy księgowi muszą zostać przeszkoleni w zakresie nowego procesu uzgadniania transakcji VCN. Konieczne jest, aby organizacja jasno komunikowała wymagania dotyczące VCN, aby podróżujący mogli efektywnie korzystać z tego narzędzia. Ważne jest, aby podróżujący załączali kopię planu podróży do wniosku podróży (TEC) oraz aby został utworzony wspólny adres e-mail, na który podróżujący mogą przesyłać kopie rachunków hotelowych do działu księgowości.

Czy Program VCN Jest Obowiązkowy?

Wdrożenie VCN jest obowiązkowe dla organizacji. Pracownicy nie mogą być wykluczeni z możliwości korzystania z VCN, ponieważ program ten ma na celu zmniejszenie obciążenia finansowego podróżujących w sprawach służbowych. Chociaż program jest obowiązkowy dla organizacji, korzystanie z VCN jest opcjonalne dla samych podróżujących. Niemniej jednak, zachęca się do korzystania z VCN ze względu na liczne korzyści, jakie oferuje.

Opłaty za Korzystanie z VCN

Za każde użycie VCN, związane z rezerwacją hotelową, pobierana jest opłata transakcyjna. Jednakże, w wielu przypadkach, opłata ta jest pokrywana przez odpowiednie działy w imieniu organizacji, w związku z korzyściami wynikającymi z poprawy zgodności z programem. Należy jednak pamiętać, że w przypadku nieprzestrzegania wymagań programu VCN, organizacja może zostać obciążona opłatami za wdrożenie VCN.

System dla Administratorów Księgowych i Koordynatorów Podróży VCN

Do zarządzania transakcjami VCN służy Smart New Account Payable (SNAP), internetowe narzędzie raportowe. SNAP umożliwia administratorom księgowym i koordynatorom podróży dostęp do wszystkich wdrożeń i transakcji VCN. Dodatkowo, SNAP pozwala na pobieranie rachunków hotelowych powiązanych z transakcjami VCN. Narzędzie gromadzi dane podróżujących, co ułatwia proces uzgadniania. Administratorzy księgowi przechodzą szkolenie z obsługi systemu SNAP.

Jak Uzgadniane są Transakcje VCN?

W ramach programu VCN, dla organizacji zakładane jest nowe konto rozliczeniowe. Wszystkie transakcje VCN są obciążane tym kontem, a wyciąg generowany jest dla transakcji hotelowych dokonanych za pomocą VCN. Podobnie jak w przypadku procesu uzgadniania dla Central Travel Account (CTA) lub kart MTG, użytkownicy mają dostęp do raportu uzgadniania konta VCN, który zawiera szczegóły transakcji VCN. Raport ten zawiera imię i nazwisko podróżującego dla każdej transakcji hotelowej oraz dane kodów księgowych/rozliczeniowych, jeśli są one wprowadzone w profilu podróżującego. Dostępne są również instrukcje i samouczki wideo dotyczące korzystania z portalu TPS, gdzie można znaleźć szczegółowe informacje o transakcjach VCN.

Aplikacja Mobilna dla Podróżujących – ConfermaPay

Dla podróżujących dostępna jest aplikacja mobilna ConfermaPay, ułatwiająca proces płatności VCN. ConfermaPay umożliwia zarządzanie VCN dla rezerwacji hotelowych bezpośrednio z telefonu. Aplikacja wyświetla unikalny 16-cyfrowy numer karty kredytowej 24 godziny przed zameldowaniem i 24 godziny po wymeldowaniu, na wypadek gdyby podróżujący musiał podać ten numer karty w recepcji. Dodatkowo, ConfermaPay pozwala na ponowne wysłanie formularza autoryzacji karty kredytowej, a także na przesyłanie rachunków hotelowych po wymeldowaniu, które następnie trafiają do narzędzia raportowego SNAP.

Kiedy Podróżujący Powinni Korzystać z VCN?

VCN jest idealnym rozwiązaniem w następujących sytuacjach:

• Gdy podróżujący znajduje hotel w stawce państwowej lub gdy znajduje hotel w wyższej stawce, która została wcześniej zatwierdzona.
• Gdy podróżujący nie chce ubiegać się o zaliczkę na podróż.
• Gdy podróżujący nie chce obciążać swojej osobistej karty kredytowej wydatkami służbowymi.

VCN a Stawki Konferencyjne i Pokoje Blokowe

Stawki konferencyjne i pokoje blokowe są zazwyczaj ustalane przez stronę trzecią, współpracującą z hotelem organizującym wydarzenie. Te stawki konferencyjne nie są ładowane do systemu Concur i wymagają od uczestników płatności i rejestracji za pośrednictwem specjalnej strony internetowej. W takich przypadkach można skorzystać z ręcznej funkcji wdrożenia w narzędziu SNAP, aby utworzyć wirtualną kartę płatniczą i użyć jej do rezerwacji bezpośrednio w hotelu w ramach pokoi blokowych.

Kiedy Nie Należy Korzystać z VCN?

Nie należy korzystać z VCN w sytuacjach:

• Gdy podróżujący dokonuje rezerwacji hotelu w wyższej stawce bez wcześniejszej zgody.
• Gdy podróżujący planuje pokryć różnicę z własnej kieszeni.
• Gdy podróżujący uczestniczy w konferencji z pokojami blokowymi, które wymagają rezerwacji bezpośrednio w hotelu.
• Gdy podróżujący dokonuje rezerwacji hotelu poza dwoma zatwierdzonymi kanałami rezerwacji.

Jak Dokonać Rezerwacji Hotelu za Pomocą VCN?

Podróżujący mogą dokonać rezerwacji hotelu za pomocą systemu Concur lub dzwoniąc do agenta biura podróży. W systemie Concur, podczas rezerwacji, należy wybrać „Płatność Wirtualna” z rozwijanego menu form płatności. W przypadku rezerwacji telefonicznej, należy poinformować agenta o chęci skorzystania z płatności wirtualnej.

VCN dla Gości

Rezerwacje dla gości za pomocą VCN można dokonać wyłącznie telefonicznie, kontaktując się z biurem podróży. Obecnie, system Concur nie obsługuje rezerwacji dla gości za pomocą VCN.

Zameldowanie w Hotelu a VCN

Podczas zameldowania w hotelu, podróżujący powinien upewnić się, że formularz autoryzacji karty kredytowej został już wysłany do hotelu. W razie potrzeby, podróżujący może podać cztery ostatnie cyfry karty wirtualnej, aby hotel mógł zlokalizować autoryzację. Jeśli hotel nie ma formularza autoryzacji, podróżujący może ponownie wysłać go za pomocą aplikacji ConfermaPay. Należy pamiętać, że podróżujący nadal musi przedstawić osobistą kartę kredytową na pokrycie kosztów dodatkowych (incidentals).

Co Zrobić, Gdy Hotel Nie Ma Rejestru VCN?

W przypadku braku rejestru VCN w hotelu, podróżujący ma trzy opcje:

1. Uruchomić aplikację ConfermaPay i ponownie wysłać formularz autoryzacji karty kredytowej do hotelu.
2. Skontaktować się z koordynatorem podróży w organizacji w celu uzyskania pomocy.
3. Zapłacić za hotel osobistą kartą kredytową i złożyć wniosek o zwrot kosztów w standardowym procesie.

Wymeldowanie z Hotelu i VCN

Podczas wymeldowania, podróżujący powinien unikać ekspresowego wymeldowania lub pozostawiania rachunku pod drzwiami. Należy wymeldować się osobiście w recepcji i zweryfikować cztery ostatnie cyfry karty użytej do zapłaty za pokój i podatki. Ta karta powinna być inna niż karta podana na koszty dodatkowe podczas zameldowania. Jeśli hotel omyłkowo obciążył niewłaściwą kartę, podróżujący powinien poprosić o korektę, obciążając pokój i podatek kartą VCN, a koszty dodatkowe kartą osobistą. Kluczowe jest, aby poprosić o dwa rachunki: jeden za pokój i podatki opłacone VCN, a drugi za koszty osobiste obciążone kartą osobistą.

Anulowanie Rezerwacji Hotelu VCN

Anulowania rezerwacji hotelu VCN można dokonać w systemie Concur lub telefonicznie, kontaktując się z biurem podróży. Ważne jest, aby zanotować numer anulowania na przyszłość. Należy pamiętać, że VCN nie zmienia wymogu przestrzegania polityki anulowania hotelu.

Zmiana Rezerwacji Hotelu VCN

Zmiany w istniejącej rezerwacji hotelu VCN można dokonać w systemie Concur lub telefonicznie, kontaktując się z biurem podróży.

Kontakt w Sprawie VCN

W przypadku pytań dotyczących VCN, należy skontaktować się z odpowiednim działem w organizacji lub z działem wsparcia programu VCN.

Podsumowanie Korzyści z VCN

Wirtualne Karty Płatnicze VCN to nowoczesne i efektywne narzędzie, które przynosi szereg korzyści dla organizacji i podróżujących pracowników:

• Uproszczenie procesu płatności za hotele.
• Zwiększenie bezpieczeństwa transakcji dzięki jednorazowemu numerowi karty.
• Lepsza kontrola wydatków dzięki limitom kwotowym i czasowym.
• Ułatwienie rozliczeń i uzgadniania transakcji.
• Zmniejszenie obciążenia finansowego dla podróżujących pracowników.
• Integracja z systemami zarządzania podróżami, takimi jak Concur.
• Dostęp do aplikacji mobilnej ConfermaPay dla wygody podróżujących.

Wdrożenie VCN to krok w stronę cyfryzacji i usprawnienia procesów finansowych w organizacji, co przekłada się na oszczędność czasu i zasobów, a także na większą satysfakcję pracowników podróżujących służbowo.

Jeśli chcesz poznać inne artykuły podobne do VCN: Wirtualne Karty Płatnicze w Podróżach Służbowych, możesz odwiedzić kategorię Księgowość.