Czego Unikać w Raporcie z Audytu: 10 Zakazanych Zwrotów

Pisanie raportów z audytu to sztuka. Dobrze napisany raport może być impulsem do pozytywnych zmian, podczas gdy źle sformułowany może prowadzić do nieporozumień, braku działań naprawczych, a nawet zaszkodzić reputacji audytora. Małe rzeczy mają znaczenie, a subtelna zmiana w sformułowaniu rekomendacji może całkowicie odmienić sposób, w jaki nasze sugestie zostaną przyjęte.

Zastanawiając się nad tym, jakie sformułowania mogą być problematyczne w raportach z audytu, stworzyłem listę zakazanych zwrotów. Konsultując się z innymi audytorami i ekspertami, w tym z Sally Cutler, znaną konsultantką ds. pisania raportów z audytu, udało mi się zebrać obszerną listę. Oto moja „Top 10” lista rzeczy, których nigdy nie należy mówić w raporcie z audytu:

1. Unikaj sformułowania: „Zarząd powinien rozważyć…”

Raporty z audytu powinny oferować konkretne rekomendacje dotyczące działań, które należy podjąć. Kiedy nasza rekomendacja sprowadza się jedynie do „rozważenia” czegoś, nawet najpilniejsze wezwanie do działania staje się niejasne i mgliste. Żaden audytor nie chce otrzymać odpowiedzi od zarządu, która brzmi: „Dobrze, rozważymy to”. Zamiast tego, raport powinien zawierać jasne i precyzyjne zalecenia. Zamiast pisać „Zarząd powinien rozważyć wdrożenie lepszych kontroli wewnętrznych”, napisz „Zarząd powinien wdrożyć kontrole wewnętrzne w obszarze X, obejmujące [konkretne działania], aby zmniejszyć ryzyko Y”. Rekomendacje powinny być mierzalne, osiągalne, realistyczne i określone w czasie (SMART). Im bardziej konkretna rekomendacja, tym większa szansa na jej wdrożenie i pozytywny wpływ audytu.

2. Nie używaj ogólników i uników.

Często pojawia się pokusa, aby złagodzić ton raportu i używać fraz takich jak „wydaje się, że”, „nasze wrażenie jest takie, że”, lub „wygląda na to, że”. Może wydawać się bezpieczniej unikać konkretów, ale nadmierne nagromadzenie takich zwrotów, szczególnie w jednym zdaniu, stwarza ryzyko, że prezentowane fakty nie są należycie udokumentowane. Czytelnicy raportu muszą wiedzieć, że mogą polegać na przedstawionych faktach, a nadużywanie ogólników może sprawić, że nawet solidne rekomendacje zabrzmią bardziej jak przypuszczenia niż rzetelne ustalenia. Używanie takich fraz osłabia siłę przekazu i podważa wiarygodność audytora. Zamiast „Wydaje się, że kontrole wewnętrzne są niewystarczające”, napisz „Kontrole wewnętrzne w obszarze X są niewystarczające, ponieważ [konkretne dowody/przykłady]”. Precyzja i konkretność są kluczowe dla skutecznego raportu.

3. Stosuj wzmacniacze oszczędnie.

Słowa takie jak „wyraźnie”, „specjalne”, „dobrze” lub „bardzo” mogą wydawać się przeciwieństwem ogólników, ponieważ dodają nacisku. W rzeczywistości jednak te wzmacniacze są tak niespecyficzne, że mogą stanowić inną formę „ogólnikowości”. Wzmacniacze rodzą pytania, takie jak „znaczące w porównaniu z czym?” i „wyraźnie według jakich kryteriów?”. Jeśli swobodnie używasz wzmacniaczy, dwóch czytelników tego samego raportu może mieć zupełnie różne wrażenia. Liczby, takie jak 23 procent lub 3 miliardy dolarów, mówią same za siebie, ale co właściwie oznacza „bardzo duży”? Konkrety liczbowe i mierzalne dane są zawsze bardziej przekonujące niż subiektywne oceny wzmocnione przymiotnikami. Zamiast „Bardzo wysokie ryzyko operacyjne”, napisz „Ryzyko operacyjne w obszarze X jest wysokie, co potwierdza [dane liczbowe/wskaźniki]”. Unikaj subiektywnych ocen i opieraj się na faktach i liczbach.

4. Problem rzadko jest uniwersalny.

Dobrze jest być konkretnym, ale istnieje niebezpieczeństwo w używaniu słów takich jak „wszystko”, „nic”, „nigdy” lub „zawsze”. „Ty zawsze” i „ty nigdy” mogą być prowokacyjne i odwracać uwagę czytelników od istoty problemu, skłaniając ich do szukania wyjątków od reguły, zamiast skupienia się na rzeczywistym problemie. Bezpieczniej jest powiedzieć, że przetestowano 10 transakcji i żadna nie została zatwierdzona – mniej bezpiecznie jest powiedzieć, że transakcje nigdy nie są zatwierdzane. Używanie kategorycznych stwierdzeń może być nie tylko nieprecyzyjne, ale także zrażać odbiorców raportu. Zamiast „Zawsze ignorujecie procedury”, napisz „W [liczba] przypadkach z [liczba] przetestowanych, procedury nie były przestrzegane”. Precyzuj zakres problemu i unikaj uogólnień.

5. Unikaj obwiniania.

Celem raportów z audytu jest wprowadzenie pozytywnych zmian, a nie przypisywanie winy. Bardziej prawdopodobne jest, że uzyskamy akceptację, gdy nasze raporty będą neutralne, a nie konfrontacyjne. Celem jest dotarcie do przyczyny źródłowej problemu, a nie wskazywanie winnego. W porządku jest, gdy raport identyfikuje stronę odpowiedzialną za podjęcie działań w związku z rekomendacją – ale nie jest w porządku mówić: „To wina Freda”. Neutralny ton i skupienie się na faktach, a nie na osobach, buduje zaufanie i ułatwia współpracę. Zamiast „Winą działu X jest brak kontroli nad procesem Y”, napisz „Proces Y wymaga wzmocnienia kontroli wewnętrznych, za co odpowiedzialny jest dział X”. Skoncentruj się na procesach i kontrolach, a nie na personalnych oskarżeniach.

6. Nie mów „zarząd nie zdołał”.

Stwierdzenia takie jak „zarząd nie zdołał wdrożyć odpowiednich kontroli” niezmiennie zirytują tych, od których oczekujemy wdrożenia działań naprawczych. Samo stwierdzenie stanu faktycznego, bez przypisywania winy za pomocą słów takich jak „nie zdołał”, jest znacznie bardziej prawdopodobne, że zaowocuje potrzebnymi działaniami naprawczymi i pomoże zachować nasze relacje z zarządem na przyszłe audyty. Unikaj negatywnych ocen i oskarżeń. Zamiast „Zarząd nie zdołał wdrożyć odpowiednich kontroli”, napisz „Kontrole wewnętrzne w obszarze X są niewystarczające”. Opisz problem bez oskarżania zarządu o porażkę.

7. „Audytowany” to staroświeckie określenie.

Jeszcze kilka lat temu osoby poddawane audytowi najczęściej określano mianem „audytowanych”. Dziś wielu ekspertów uważa, że to sformułowanie ma negatywne konotacje i że „audytowany” sugeruje kogoś, komu audytor coś robi. Audyt wewnętrzny stał się procesem współpracy, a terminy takie jak „klient audytu” i „odbiorca audytu” wskazują, że współpracujemy z zarządem, a nie działamy przeciwko niemu. Używanie współczesnego i neutralnego języka buduje pozytywne relacje. Zamiast „audytowany”, używaj „klient audytu”, „dział audytowany” lub po prostu „dział X”. Pokaż, że audyt to współpraca, a nie konfrontacja.

8. Unikaj niepotrzebnego żargonu technicznego.

Każda profesja potrzebuje pewnej dawki żargonu technicznego, ale im bardziej możemy unikać „audytowego języka”, tym większa pewność, że przekaz będzie jasny. Jeśli na jednej stronie raportu z audytu użyjesz więcej niż jednej frazy, takiej jak „kontrole transakcyjne”, „stratifikowana metodologia doboru próby” lub „asynchroniczny tryb transferu”, nie zdziw się, jeśli niektórzy czytelnicy przestaną czytać raport przed jego zakończeniem. Język raportu powinien być zrozumiały dla szerokiego grona odbiorców, w tym dla osób nie posiadających specjalistycznej wiedzy z zakresu audytu. Zamiast „stratifikowana metodologia doboru próby”, spróbuj wyjaśnić metodę w prostszych słowach, np. „próba została dobrana w sposób warstwowy, aby zapewnić reprezentatywność różnych rodzajów transakcji”. Prosty i zrozumiały język zwiększa skuteczność raportu.

9. Unikaj przypisywania sobie całej zasługi.

W raportach z audytu kuszące jest używanie zwrotów takich jak „audyt wewnętrzny stwierdził” lub „my stwierdziliśmy”. Zarząd często będzie oburzony, że przypisujesz sobie zasługę za zidentyfikowanie czegoś, co nie było wcale tak dobrze ukryte. Wygląda to tak, jakbyś ich „wrzucił pod autobus, a potem jeszcze po nich przejechał”. Podziel się zasługami i podkreśl współpracę z działem audytowanym. Zamiast „Audyt wewnętrzny stwierdził nieprawidłowości w procesie X”, napisz „W trakcie audytu, we współpracy z działem X, zidentyfikowano obszary do poprawy w procesie Y”. Pokaż, że audyt to wspólne dążenie do poprawy, a nie polowanie na błędy.

10. Jeśli brzmi imponująco, prawdopodobnie wymaga poprawki.

Staraj się, aby czytelnicy zapamiętali Twoje rekomendacje i podjęli działania – a nie byli pod wrażeniem pompatycznych słów lub napuszonych fraz. Unikanie żargonu to dopiero początek: spróbuj zastąpić „za pomocą” słowem „przez”, „obecnie” słowem „teraz”, a „w celu” słowem „aby”, na przykład. Warto zastosować test piątoklasisty: jeśli inteligentny uczeń szkoły podstawowej nie mógłby zrozumieć Twojego raportu, może on być niepotrzebnie skomplikowany. Weźmy na przykład to zdanie z prawdziwego raportu z audytu wewnętrznego, które w zasadzie mówi, że małe rzeczy mogą się sumować: „Podczas wspomnianego badania rachunków przeprowadzonego przez audytorów wewnętrznych, zespół ocenił skumulowany wpływ poszczególnych pozycji nieistotnych i czyniąc to, opierał się na założeniu, że właściwe jest rozważenie, czy takie wpływy miały tendencję do wzajemnego kompensowania się, czy też odwrotnie, do powodowania połączonego efektu skumulowanego w tym samym kierunku, a zatem do kumulowania się w kwotę istotną”. Prostota, jasność i zwięzłość to klucz do skutecznego raportu. Pisanie prostym, bezpośrednim językiem zwiększa szanse na to, że raport zostanie przeczytany, zrozumiany i że zostaną podjęte odpowiednie działania.

Pamiętaj, że dobry raport z audytu to taki, który jest zrozumiały, przekonujący i prowadzi do pozytywnych zmian. Unikanie wymienionych błędów to krok w stronę tworzenia raportów, które będą skuteczne i budujące pozytywne relacje z klientami audytu.

Jeśli chcesz poznać inne artykuły podobne do Czego Unikać w Raporcie z Audytu: 10 Zakazanych Zwrotów, możesz odwiedzić kategorię Audyt.