Czy biuro rachunkowe wystawia faktury i jakie niesie to ryzyko?

Pytanie, czy biuro rachunkowe powinno zajmować się wystawianiem faktur w imieniu swoich klientów, staje się coraz bardziej aktualne w dynamicznie zmieniającym się świecie przepisów podatkowych i odpowiedzialności karnej. Jeszcze do niedawna, mogło się wydawać, że jest to rutynowa czynność administracyjna, szczególnie gdy klient dostarcza wszystkie niezbędne dane. Jednak, jak pokazuje praktyka i interpretacje prawne, wystawianie faktur przez biuro rachunkowe wiąże się z konkretnym ryzykiem, o którym warto wiedzieć.

Po konsultacjach z doradcami podatkowymi i prawnikami, wiele biur rachunkowych rezygnuje z usługi wystawiania faktur sprzedaży w imieniu klientów. Dlaczego? Powodem jest potencjalne ryzyko wynikające z przepisów Kodeksu Karnego, a konkretnie z artykułu 271a.

Ryzyko wynikające z artykułu 271a Kodeksu Karnego

Artykuł 271a Kodeksu Karnego jasno określa konsekwencje wystawiania faktur poświadczających nieprawdę. Co to oznacza w praktyce? Zgodnie z tym przepisem, odpowiedzialności karnej podlega ten, kto wystawia fakturę lub faktury, które zawierają kwotę należności ogółem o znacznej wartości, poświadczając nieprawdę co do okoliczności faktycznych, które mogą mieć znaczenie dla określenia wysokości należności publicznoprawnej lub jej zwrotu. Mówimy tutaj o tzw. fałszerstwie intelektualnym faktur.

Jakie kary grożą za takie przestępstwo? W zależności od wagi czynu, konsekwencje mogą być bardzo poważne:

• Podstawowa kara: pozbawienie wolności od 6 miesięcy do lat 8. Dotyczy to sytuacji, gdy wartość lub łączna wartość kwoty należności ogółem jest znaczna.
• Kara za poważniejsze przestępstwa: pozbawienie wolności na czas nie krótszy od lat 3. Ta surowsza kara grozi, jeśli wartość faktury lub faktur jest większa niż pięciokrotność kwoty określającej mienie wielkiej wartości, lub gdy z popełnienia przestępstwa sprawca uczynił sobie stałe źródło dochodu.
• Wypadek mniejszej wagi: w takim przypadku sprawca może zostać ukarany pozbawieniem wolności do lat 3.

Warto podkreślić, że pojęcie „wystawienia” faktury jest szerokie i obejmuje również jej sporządzenie. Zatem, biuro rachunkowe, które sporządza fakturę na zlecenie klienta, również może być uznane za „wystawiające” fakturę w rozumieniu art. 271a KK.

Kiedy biuro rachunkowe ponosi odpowiedzialność karną?

Nie w każdym przypadku, gdy faktura okaże się „pusta” lub nieprawdziwa, biuro rachunkowe automatycznie poniesie odpowiedzialność karną. Kluczowe jest udowodnienie, że biuro, wystawiając fakturę na zlecenie klienta, nie dochowało należytej staranności. To właśnie pojęcie należytej staranności jest tutaj kluczowe i budzi wiele wątpliwości.

Co oznacza „należyta staranność” w kontekście wystawiania faktur przez biuro rachunkowe? Czy wystarczy jedynie polegać na informacjach dostarczonych przez klienta? Wydaje się, że nie. Wymagania dotyczące należytej staranności mogą być znacznie wyższe i obejmować:

• Analizę umów: Sprawdzenie, czy wystawiane faktury są zgodne z zawartymi umowami między klientem a jego kontrahentami.
• Weryfikację wykonania usług/dostawy towarów: Ustalenie, czy usługa faktycznie została wykonana lub towar dostarczony, co potwierdza zasadność wystawienia faktury.
• Ocena zasobów kontrahenta: Weryfikacja, czy kontrahent klienta posiadał wystarczające zasoby (pracownicze, techniczne, logistyczne) do wykonania usługi lub dostawy towarów wskazanych na fakturze.

Jak widać, dochowanie należytej staranności w tak szerokim zakresie może być dla biura rachunkowego niezwykle trudne, a w wielu przypadkach wręcz niemożliwe. Biuro rachunkowe zazwyczaj nie prowadzi spraw gospodarczych swoich klientów, nie ma wglądu w ich umowy handlowe, procesy produkcyjne czy logistyczne. Poleganie wyłącznie na informacjach od klienta, bez dodatkowej weryfikacji, może być uznane za niedochowanie należytej staranności, a tym samym narazić biuro na ryzyko odpowiedzialności karnej.

Dlaczego biura rachunkowe rezygnują z wystawiania faktur?

Właściciele biur rachunkowych, świadomi wspomnianego ryzyka, coraz częściej decydują się na rezygnację z usługi wystawiania faktur w imieniu klientów. Decyzja ta jest podyktowana przede wszystkim chęcią minimalizacji ryzyka prawnego i ochrony przed potencjalnymi konsekwencjami karnymi. Ryzyko odpowiedzialności karnej, w porównaniu do potencjalnych korzyści finansowych z wystawiania faktur, jest zdecydowanie nieproporcjonalne.

Ponadto, jak już wspomniano, realne dochowanie należytej staranności w zakresie weryfikacji faktur jest dla biura rachunkowego bardzo trudne, a często wręcz niemożliwe. Wymagałoby to od biura rachunkowego wejścia w rolę kontrolera działalności gospodarczej klienta, co wykracza poza standardowy zakres usług księgowych i wymagałoby posiadania specjalistycznej wiedzy i zasobów.

Rezygnacja z wystawiania faktur jest więc racjonalną decyzją biznesową, podyktowaną ostrożnością i odpowiedzialnością. Biura rachunkowe, informując klientów o przyczynach odmowy wystawiania faktur, powołują się właśnie na ryzyko wynikające z art. 271a Kodeksu Karnego i brak realnych możliwości dochowania należytej staranności.

Alternatywne rozwiązania dla klientów biur rachunkowych

Co zatem powinni zrobić klienci biur rachunkowych, którzy dotychczas korzystali z usługi wystawiania faktur? Istnieje kilka alternatywnych rozwiązań:

• Samodzielne wystawianie faktur: Najbardziej oczywistym rozwiązaniem jest, aby klienci sami wystawiali faktury we własnym zakresie. Współczesne programy do fakturowania są intuicyjne i łatwe w obsłudze, a ich koszt jestRelativamente niski. Samodzielne wystawianie faktur daje klientowi pełną kontrolę nad procesem i minimalizuje ryzyko dla biura rachunkowego.
• Zewnętrzne programy do fakturowania: Klienci mogą skorzystać z zewnętrznych programów do fakturowania, które często są zintegrowane z programami księgowymi. Dzięki temu dane z faktur automatycznie trafiają do systemu księgowego, co ułatwia i przyspiesza proces księgowania.
• Usługi wyspecjalizowanych firm: Na rynku istnieją firmy specjalizujące się w obsłudze faktur, które oferują kompleksowe usługi w tym zakresie. Mogą one stanowić alternatywę dla biur rachunkowych, jednak warto dokładnie zweryfikować ich kompetencje i zakres odpowiedzialności.

Podsumowanie i wnioski

Wystawianie faktur przez biuro rachunkowe, choć na pierwszy rzut oka wydaje się być prostą czynnością, niesie ze sobą realne ryzyko karne. Artykuł 271a Kodeksu Karnego jasno określa konsekwencje wystawiania faktur poświadczających nieprawdę, a interpretacje prawne wskazują, że biuro rachunkowe może zostać uznane za „wystawiające” fakturę i ponosić odpowiedzialność, jeśli nie dochowa należytej staranności.

Dochowanie należytej staranności w tym kontekście jest trudne i wymagałoby od biura rachunkowego szerokiej weryfikacji działalności gospodarczej klienta, co wykracza poza standardowy zakres usług księgowych. Dlatego też, coraz więcej biur rachunkowych, kierując się ostrożnością i odpowiedzialnością, rezygnuje z usługi wystawiania faktur w imieniu klientów.

Klienci, którzy dotychczas korzystali z tej usługi, powinni rozważyć alternatywne rozwiązania, takie jak samodzielne wystawianie faktur lub skorzystanie z zewnętrznych programów do fakturowania. W dłuższej perspektywie, rezygnacja z wystawiania faktur przez biuro rachunkowe może przynieść korzyści zarówno biurom, jak i ich klientom, minimalizując ryzyko prawne i zwiększając bezpieczeństwo prowadzenia działalności gospodarczej.

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

1. Czy każde wystawienie faktury przez biuro rachunkowe jest ryzykowne?

Nie, samo wystawienie faktury nie jest automatycznie ryzykowne. Ryzyko pojawia się, gdy faktura poświadcza nieprawdę, a biuro rachunkowe nie dochowało należytej staranności przy jej wystawianiu.

2. Co to znaczy „faktura poświadczająca nieprawdę”?

To faktura, która zawiera nieprawdziwe informacje dotyczące okoliczności faktycznych, które mają znaczenie dla określenia należności publicznoprawnej, np. faktura za usługę, która nie została wykonana (tzw. „pusta faktura”).

3. Jakie kroki może podjąć biuro rachunkowe, aby zminimalizować ryzyko, jeśli decyduje się na wystawianie faktur?

Biuro rachunkowe powinno przede wszystkim dokładnie weryfikować informacje otrzymywane od klienta, dążyć do uzyskania dodatkowych dokumentów potwierdzających transakcję (umowy, protokoły odbioru), oraz dokumentować proces weryfikacji.

4. Czy klient ponosi jakąkolwiek odpowiedzialność, jeśli biuro rachunkowe wystawi nieprawdziwą fakturę na jego zlecenie?

Tak, klient również może ponosić odpowiedzialność, w zależności od okoliczności sprawy. Jeśli klient świadomie wprowadził biuro rachunkowe w błąd lub działał w porozumieniu z biurem w celu wystawienia nieprawdziwej faktury, może być współodpowiedzialny za przestępstwo.

5. Czy rezygnacja z wystawiania faktur przez biuro rachunkowe jest konieczna?

Nie jest to obligatoryjne, ale coraz więcej biur rachunkowych decyduje się na ten krok ze względu na wysokie ryzyko i trudności w dochowaniu należytej staranności. Decyzja zależy od indywidualnej oceny ryzyka i strategii biura rachunkowego.

6. Jakie są alternatywy dla klientów, gdy biuro rachunkowe nie wystawia faktur?

Alternatywami są samodzielne wystawianie faktur przez klienta, korzystanie z zewnętrznych programów do fakturowania lub zlecenie wystawiania faktur wyspecjalizowanym firmom.

Jeśli chcesz poznać inne artykuły podobne do Czy biuro rachunkowe wystawia faktury i jakie niesie to ryzyko?, możesz odwiedzić kategorię Księgowość.